Приклад ддс та бддс в екселі. Упорядкування бюджету підприємства в Excel з урахуванням знижок. Складання бюджетів підприємства в Excel з урахуванням лояльності

Що таке бюджет руху коштів (БДДЗ)? Як скласти бюджет доходів та видатків підприємства? Як не допустити перевищення видатків бюджету над його доходами?

Якщо ваш бізнес має доходи, тобто і витрати. Отже, вам потрібно професійно вести бюджет.

Чим більше грошей, тим важче ними керувати. З метою грамотного розподілу коштів та управління платоспроможністю компанії підприємці користуються бюджетом доходів та видатків і бюджетом руху коштів .

З вами Денис Кудерін, експерт з економічних та фінансових питань. У цій статті я розповім, що являють собою згадані вище поняття і як керувати бюджетом, щоб зробити бізнес ефективнішим.

Сідаємо зручніше і читаємо до кінця – у фіналі на вас чекає огляд надійних компаній, які допоможуть налагодити бюджетування на об'єктіплюс поради, як не допустити перевищення витрат підприємства над доходами.

1. Що таке БДР та БДДС і чим вони відрізняються

Навіть сімейним бюджетом управляти не так просто. Хто пробував, той знає, що грошей на повсякденні витрати завжди йде більшечим ви розраховували. Доводиться коригувати витрати, додавати до бюджету нові статті, про які ви на момент його складання забули.

Уявіть, як складніше вести бюджет великого підприємства. У будь-якого об'єкта комерції сотні видаткових статейта витрат, які необхідно робити.

Бюджет – це абстракція, це конкретне поняття, підкріплене спеціальними документами. Кожне підприємство, що навіть складається з 2 співробітників, веде бюджет доходів та видатків (БДР) і по можливості – бюджет руху грошових коштів (БДДС). Це основа.

Перш ніж перейти до практичного змісту цих понять, визначимося з термінологією.

БДР- Метод документальної фіксації операцій, що формують доходи та витрати підприємства. Як правило, такий документ має вигляд нескладної таблиці, в якій враховано всі господарські маніпуляції, що призводять до надходження коштів або їх витрат. При цьому враховуються не лише грошові, а й будь-які інші доходи та витрати.

БДДС– спосіб відобразити рух грошових потоків для підприємства. У цьому документі фігурують виключно ті, що мають грошовий вираз.

Первинні документи, якими користуються при оформленні операцій БДР, це акти завершених робіт та наданих послуг, акти прийому-передачі матеріальних активів, будь-які інші документи, що підтверджують доходи та витрати компанії. Документ схожий на бухгалтерський звіт «Про прибутки та збитки».

Чим відрізняються БДР та БДДС?

Ці бюджети відрізняються цілями, котрим вони формуються. БДР розробляється з метою планування прибутку, яку компанія здатна одержати за бюджетний період. Сюди входять усі дані про собівартостіпродукції та виручці.

БДДС призначений для розподілу грошових потоків. Він відбиває всю діяльність організації, яка виконувалася у грошовій формі. За допомогою БДДС відстежуються всі операції підприємства за різними рахунками.

У таблиці показані операції, що відображаються в бюджетних документах, що розглядаються нами:

Обидва бюджети разом дають чітке розуміння поточного фінансового становища підприємства міста і її перспектив. Як правило, починається зі складання БДР, оскільки цей документ має більш «розширений» формат.

У БДР включають три групи фінансових показників – доходи, витрати та прибуток. Останній обчислюється за допомогою віднімання другого з першого.

БДДС – це план руху готівки у касі підприємства міста і на розрахункових рахунках. Документ відображає всі заплановані надходження та списання коштів у результаті госпоперацій. БДДС оберігає бізнес від головної помилки – залишитись без грошей на ведення основної діяльності.

У цьому короткому відео вам пояснять різницю між БДР та БДДС на прикладі покупки холодильника.

2. Яка діяльність лежить в основі складання БДДС – 3 основні види діяльності

Під час складання звіту БДДС керуються трьома видами діяльностіпідприємства – операційної(поточної), інвестиційноїі безпосередньо фінансової.

Розглянемо їх докладно.

Вид 1. Операційна діяльність

Це основний вид діяльності компанії - та робота, яка створює надходження та витрати грошей. Це виробництво продукції, продажу товару, надання послуг, виконання робіт, здавання обладнання в оренду та інші операції, пов'язані з рухом коштів.

Вид 2. Інвестиційна діяльність

Пов'язана з придбанням чи продажем необоротних активів. Інвестування, як і операційна діяльність, має на меті отримання прибутку або досягнення корисного для компанії ефекту. Однак у такій діяльності основні оборотні кошти не задіяні, а використовуються. вільнігроші.

приклад

Підприємство «Безпечні технології» інвестує частину своїх активів у розвиток альтернативних джерел енергії – генераторів на основі сонячних батарей та вітру. Гроші вкладаються в лабораторні дослідження та наукові розробки. Ці фінансові операції обов'язково відбиваються у звіті БДДС.

Вид 3. Фінансова діяльність

Приводить до змін у складі та розмірі основного капіталу компанії. Наприклад, це залучення і повернення кредитів, необхідних підприємству у розвиток нових напрямів виробництва.

Бюджет ДДС запобігає нестачі та надлишку оборотних коштів

Поділ діяльності компанії на види дозволяє оцінити дію всіх трьох напрямів на фінансовий статус компанії та розмір капіталу, що знаходиться в її розпорядженні.

Грамотно складений бюджет руху грошей забезпечує постійне наявність коштів, необхідні виконання основний роботи підприємства.

БДДС дозволяє також ефективно використовувати надлишок грошей підприємства, оскільки головний принцип бізнесу в тому, щоб вільні кошти не лежали без діла на банківських рахунках, а приносили ще більші прибутки.

3. Як формується БДР – 5 основних етапів

БДР – універсальний інструмент управління бізнес-процесами. Він дає змогу оптимально використовувати ресурси компанії, оцінювати економічний стан підприємства, планувати подальшу роботу.

Сьогодні більшість компаній користуються автоматизованими системами ведення та управління бюджетом. Спеціальні програми знижують кількість помилок, скорочують час на розрахунки та полегшують працю співробітників фінансових відділів підприємства та центрів фінансової відповідальності (ЦФО).

Перед тим, як скласти БДР, потрібно сформувати та систематизувати локальні бюджети компанії – виробничий, управлінський, бюджет продажів, бюджет витрат тощо. БДР виступає документом, що узагальнює всі ці дані.

Основна мета БДР – облік та прогноз фінансового стану організації. Це підсумкова частина бюджету підприємства, вершина айсберга, основу якого – показники всіх бюджетів компанії з усіх напрямків.

Розглянемо поетапно, як формується БДР.

Етап 1. Розрахунок витрат

Без видатків немає доходів. Керуючись цією простою істиною, фінансові відділи будь-якої компанії, першочергову увагу приділяють саме витратам.

Що входить у витратну частину:

• виробничі витрати;
• комерційні витрати;
• управлінські;
• зарплата та податки;
• інші витрати.

Деталізація витратних статей залежить від цілей та можливостей компанії. Зрозуміло, що докладніше враховуються витрати, то ясніше економічна ситуація, у якій перебуває конкретний об'єкт.

Етап 2. Розрахунок доходів

Доходи – це всі надходження до активів компанії.

Сюди відносяться:

• виторг від продажів;
• доход від послуг;
• доходи від оренди;
• позареалізаційні доходи- Відсотки за позиками, компенсації та інші надходження, не пов'язані безпосередньо з реалізацією основної продукції.

У кожного підприємства свої джерела доходів, тож деталі залежать від профілю та специфіки компанії.

Етап 3. Визначення прибутку

Прибуток- Позитивна різниця між доходами і витратами. Якщо різниця буде негативною, то це вже не прибуток, а збиток. Це означає, що підприємство працює в мінус, і потрібні кардинальні зміни у виробничих та всіх інших процесах.

Етап 4. Планування прибутку

Оскільки прибуток – головне джерело фінансування підприємства, вся його діяльність спрямована на збереження та збільшення оборотного капіталу . Гроші, вкладені у виробництво, мають повертатися якомога швидше- Це завдання і вирішує професійне планування прибутку.

Інша мета планування – отримати максимум вигоди при мінімальних витратах, але не рахунок втрати якості, а рахунок раціональної організації праці та зниження супутніх витрат.

У цьому задовольняються основні потреби предприятия:

• виплата зарплати та стимулювання співробітників;
• накопичення коштів на модернізацію та розширення виробництва;
• виплата за зобов'язаннями, а також інвесторам та власникам компанії;
• збільшення рентабельності підприємства;
• підвищення конкурентоспроможності.

Знову ж таки, на точність прогнозу безпосередньо впливає максимально докладна деталізація витрат та доходів компанії.

Етап 5. Складання звіту

Скласти грамотний та об'єктивний звіт можуть лише професіонали. Якщо ви – керівник компанії та сумніваєтеся у компетентності своїх співробітників ЦФО, то найкращий варіант – делегувати бюджетування кваліфікованої компанії-аутсорсеру.

Сторонні фахівці не лише складуть докладну БДР, але й за необхідності нададуть. Можливо, на це піде більше часу, але й результат буде об'єктивнішим.

4. Як складається БДДС – 5 основних етапів

Загалом складання БДДС схоже формування БДР, але є певні нюанси.

Як я вже казав, тут враховуються лише грошовінадходження та витрати, що відображаються у фінансових документах.

Етап 1. Встановлення залишку коштів

Для початку необхідно встановити обов'язковий мінімальний залишок коштів. Величина цього показника залежить від специфіки діяльності фірми та ймовірності настання непередбачених ситуацій. Фінансовою мовою це називається « кінцеве сальдо ».

Етап 2. Визначення доходної частини

Складання доходної частини бюджету ґрунтується на бюджеті продажу та надходжень від інвестицій, дивідендів та відсотків.

Є два варіанти збору інформації:

1. Знизу вгоруколи плани матеріальних надходжень походять від різних відділів і після цього зводяться в єдиний звіт;
2. Зверху внизколи документи затверджуються центральною фінансовою службою компанії і після цього доводяться до керівників відділів.

Етап 3. Упорядкування витратної частини

Видаткову частину становлять з урахуванням прямих витрат – витрат за оплату праці, сировину, накладних, виробничих, загальногосподарських витрат. Сюди ж входять витрати на інвестиції та інші фінансові операції повернення позик, відсотків та дивідендів інвесторам.

Етап 4. Розрахунок чистого грошового потоку

Чистий грошовий потік (іноді використовують англомовний термін Cash Flow) розраховується за формулою та показує різницю між позитивним та негативним балансом на конкретний проміжок часу. Цей показник характеризує поточний фінансовий статус підприємства та визначає його перспективи.

Коли видаткова частина бюджету перевищує доходну, виникає ситуація, яку називають касовий розрив ». Підсумкове сальдо стає негативним. У таких випадках вживають заходів щодо усунення мінуса – урізують витрати або (у крайньому випадку) використовують позиковіі резервнікошти на подальше ведення бізнесу.

Підприємства, які не можуть усунути негативне сальдо протягом тривалого періоду, рухаються до банкрутства. Саме у таких компаніях з'являються затримки зарплат, боргові зобов'язання не виконуються, кредитори насідають, а прибутки не покривають поточні витрати.

Етап 5. Коригування та затвердження

Заключна стадія – коригування бюджету відповідно до поточних економічних реалій та його затвердження керівниками підприємства. Затверджений бюджет – це офіційний документ, яким керується весь персонал компанії, але насамперед – керівники ЦФО.

5. Де отримати допомогу при складанні БДР та БДДС – огляд ТОП-3 компаній з надання послуг

Формування БДР та БДДС – відповідальна робота, якою повинні займатися досвідчені та кваліфіковані співробітники.

Якщо таких немає на вашому підприємстві чи вашим фахівцям не вистачає знань, є сенс запросити сторонні організації. Вони виконають цю роботу професійно, компетентно та повноцінно, використовуючи сучасне програмне забезпечення.

Експерти нашого журналу вивчили ринок та обрали трійку найбільш надійнихта привабливих у плані вартості послуг компаній.

"ІТАН" - це актуальні системи бюджетування комерційних об'єктів на основі 1С. Основний напрямок діяльності – постановка, впровадження та автоматизація фінансового планування на підприємстві замовника, організація управлінського обліку, консолідація фінансової інформації для великих холдингів та компаній із розгалуженою мережею філій.

Компанія створена у 1999 році. Серед досягнень – розробка універсальних та інтегральних рішень на основі платформи 1С. З кожним роком унікальні продукти компанії удосконалюються, стають простішими та зручнішими в управлінні. Місія «ІТАН» – сприяти підвищенню продуктивності фінансового управління підприємств.

Продаж та впровадження у практику програмних продуктів 1С. Напрями діяльності – бюджетування, бухгалтерський, складський та виробничий обліки, продажі, документообіг.

У компанії працює 56 висококваліфікованих та досвідчених фахівців. Передбачено фінансову відповідальність співробітників за результат. За останній рік у компанії з'явилося 250 нових клієнтів. Ще одна перевага – столична якість за регіональних цін. У GOODWILL безліч готових проектіву сфері автоматизації фінансового, складського, управлінського обліку.

3) Перший БІТ

Компанію «Перший БІТ» заснували у 1997 році кілька молодих та амбітних фахівців з економіки та прикладної математики. Головний напрямок діяльності організації – розвиток бізнесу на основі актуальних ІТ-технологій. Зараз у компанії 80 офісів у Росії, країнах ближнього та далекого зарубіжжя.

«Перший БІТ» виконає автоматизацію підприємства з усіх необхідних напрямків, включаючи бюджетування та управлінський облік. 2500 тисяч клієнтів вже обрали програмні продукти та послуги компанії.

6. Як не допустити перевищення видатків бюджету над його доходами – 3 корисні поради

Вести бюджет професійно – значить постійно відстежувати фінансовий результатдіяльності. Одна з цілей бюджетування – не допустити перевищення видатків над доходами.

Як цього досягти? Застосовуйте на практиці експертні поради.

Порада 1. Дисциплінуйте персонал у сфері використання коштів

Фінансова дисципліна – основа раціонального розподілу матеріальних активів підприємства.

Бюджет доходів та витрат підприємства (зразок)

Для планування розвитку підприємства складається бюджет доходів та витрат, що дозволяє власнику чи інвестору визначити необхідність вкладень чи витрачання коштів для рентабельності підприємства. Затверджений бюджет бажано аналізувати та коригувати протягом періоду, щоб реалізувати заплановані показники.

Складання бюджету

Мета бюджету – запланувати з високим ступенем достовірності доходи та витрати, сформувати прибуток. Планування збитку можливе тільки в тому випадку, якщо йдеться про нове виробництво, яке буде рентабельним через кілька років, або має бути реорганізація старого, тобто значні вкладення для отримання прибутку через кілька років.

Бюджет ділиться на дохідну і видаткову частини з розподілом на статті, причому розподіл може проходити за будь-яким принципом, наприклад, з структури організації (бюджети відділів, підрозділів) чи з видів діяльності підприємства. За будь-якої структури може бути різний ступінь деталізації. Так, усередині відділу може бути розподіл за договорами, проектами або видами продукції, що випускається.

Тому до розробки необхідно насамперед визначити структуру бюджету, угруповання статей, як будуть деталізовані дані. Кожна організація самостійно розробляє бюджет доходів та видатків підприємства. Зразка чи затверджених законодавством вимог не існує. Можна використовувати формат звіту про фінансові результати, адаптувавши його для свого підприємства, наприклад, у зразку статті розшифровані витрати.

Показники можуть формуватися на підставі даних аналогічного попереднього періоду та коригуватися з урахуванням змін. Витрати можуть визначатися виходячи з нормативів і тарифів - тарифів на комунальні послуги, норм витрати сировини, матеріалів тощо. При цьому закласти до бюджету витрати на оплату праці персоналу можна досить точно, знаючи чисельність штату та оплату праці працівників. Однак на великому підприємстві, де оплата праці становить значну частину видатків, необхідно не просто підсумовувати оклади, зазначені у трудовому договорі, але розраховувати резерв відпусток, враховувати інші виплати та доплати.

Для складання бюджету потрібно буде розробити:

• бюджетну політику організації;
• перелік статей бюджету, присвоїти внутрішні коди;
• затвердити порядок та строки подання даних;
• призначити осіб, відповідальних за складання бюджету.

У цьому правильне планування дозволить заздалегідь врахувати необхідні суми у статтях витрати. Наприклад, при плануванні наступного року витрат за навчання персоналу до статті бюджету можна закласти поточну вартість необхідних семінарів, тренінгів, збільшену на 10%. При цьому особи, відповідальні за складання бюджету, перевіряють дані, надані для включення до відповідної статті витрат, - які види навчання плануються, як це стосується діяльності підрозділу та відповідає кількості та кваліфікації працівників.

Прибуткова та видаткова частини бюджету

Прибуткова частина формується з прогнозу продажів основної продукції, розрахунок будується з відпускних цін, враховується збільшення чи закриття виробництва.

Крім того, враховуються доходи від іншої діяльності, наприклад здачі в оренду або надання позик.

Для формування видаткової частини бюджету можна виділити:

• витрати, що належать до основної діяльності, у тому числі й оплату праці;
• адміністративні та управлінські витрати;
• Інші витрати.

Водночас видаткову частину можна структурувати інакше:

• матеріальні витрати;
• заробітня плата;
• транспортні витрати;
• Витрати утримання майна.

Залежно від виду діяльності та структури підприємства можна систематизувати статті бюджету, залежно від цілей та подальших завдань – деталізувати бюджет.

При цьому треба мати можливість будь-яку статтю бюджету розшифрувати для аналізу та перевірки.

Зразок бюджету доходів та видатків підприємства

Грошовий потік, кеш-фло, кеш-флоу (від англ. Cash Flow) або потік готівки - одне з найважливіших понять сучасного фінансового аналізу, фінансового планування та управління фінансами підприємства.

Грошовий потік є різницю між грошовими надходженнями та виплатами організації за певний період часу. Найчастіше за цей часовий проміжок приймається фінансовий рік.

Для оцінки зміни, динаміки фінансового стану підприємства складається план руху коштів підприємства, що враховує всі надходження коштів та всі платежі. використовується для бюджетування діяльності підприємства, під час складання бізнес-плану, розробки бюджету руху коштів.

Якщо чисельне значення грошового потоку більше за нуль - це показник припливу коштів. Якщо чисельне значення грошового потоку менше нуля, має місце відтік коштів.

Позитивний грошовий потік формують кошти, що надійшли підприємству за період. Це може бути прибуток від продажу товарів, надходження коштів у виконання виконання робіт чи надання послуг. Негативний грошовий потік формують кошти, витрачаються підприємством у період. Наприклад, інвестиції, повернення кредиту, витрати на сировину, електроенергію, матеріали, оплату праці працівників, податки та інші.

Грамотне управління грошовими потоками надзвичайно важливе, т.к. здатне знизити потреби у капіталі, прискоривши його обороти, і навіть виявити фінансові резерви всередині підприємства міста і цим знизити обсяги зовнішніх позик. Головна мета аналізу та управління грошовими потоками - зростання обсягу позитивного грошового потоку та зниження обсягу негативного.

Чому аналіз грошових потоків важливий?

Якщо в компанії не приділяється належної уваги аналізу та управління грошовими потоками, то їй дуже складно передбачати можливі касові розриви. Це призводить до того, що наприкінці місяця у неї може не виявитися грошей, щоб сплатити поточні рахунки за постачання товару, оренду офісу, заробітну плату працівників та навіть на сплату податків.

Регулярне виникнення касових розривів призводить підприємство до проблем як із постачальниками товарів та послуг, і з клієнтами. Постачальники, незадоволені проблемами з оплатою, скасовують знижки, зупиняють відвантаження товарів. Виникає товарний дефіцит, клієнти не можуть отримати затребуваний товар, і з цієї причини не поспішають сплатити рахунки за вже здійснені відвантаження та надані послуги. Зростає дебіторська заборгованість, що ще більше посилює фінансові проблеми з постачальниками. Виникає "замкнене коло." Така ситуація різко позначається на обороті підприємства, знижує його прибутковість та рентабельність.

Таким чином, неплатоспроможність підприємства виникає у той момент, коли грошовий потік стає негативним. Важливо, що така ситуація може виникнути навіть у разі, коли формально підприємство залишається прибутковим. Саме з цим пов'язані проблеми прибуткових, але неліквідних компаній, що стоять на межі банкрутства.

Розрахунок грошових потоків в Excel

Якими ж засобами автоматизації краще скористатися для аналізу та управління грошовими потоками підприємства? Це питання кожен власник підприємства відповідає собі сам.

Існує вибір між дорогими спеціалізованими програмами для обліку руху грошових коштів та створенням програми для обліку та аналізу грошових потоків під свої вимоги за допомогою Excel. Функціонально великої різниці між цими варіантами немає.

У спеціалізованих програм, можливо, більш красивий інтерфейс, велика кількість кнопочок і велика кількість різних функцій, деякі з яких не використовуються ніколи. Проте, спеціалізовані програми з обліку грошових потоків мають кілька великих мінусів. По-перше, термін розробки. Найчастіше це кілька місяців. Потім використання - ще кілька місяців. А якщо потреби обліку змінюються, що буває досить часто – чимала сума за додавання нових звітів та обробок програмістами.

У рішень з обліку грошових потоків, розроблених Excel, перелічені недоліки відсутні. Зате безперечними плюсами є гнучкість рішень, можливість оперативної зміни під умови обліку, можливість внесення невеликих змін самим користувачем, універсальність табличного редактора Excel. Немає такого завдання з обліку, яке неможливо реалізувати засобами Excel!

Без планування та контролю оплат не може існувати жодне підприємство: щодня керівнику компанії необхідно приймати рішення, як розподілити кошти, розставляти пріоритети з оплат. Допомогти йому в цьому може Бюджет руху коштів(БДДС) - документ, у якому зібрані всі заявки на оплату та інформація про наявні в компанії вільні кошти. У статті наведено форми понеділкового планування БДДС, розглянуто механізми прогнозування надходження виручки від продажу в оптовому та роздрібному напрямках, надано рекомендації щодо створення форм бюджетів, що розсилаються розпорядникам статей витрат.

Контроль бюджету

Істотна складова системи контролю- контроль казначейського виконання бюджету, тобто контроль надходження та витрачання коштів, запланованих у БДДС. Оперативний контроль бюджету руху коштів, як правило, здійснює бюджетний контролер. Керуючись затвердженими лімітами коштів, він визначає статті бюджету на фінансування надпланових витрат. Фінансовий контролер оцінює кожну заявку, що надходить на здійснення розрахунків, і з'ясовує, чи не перевищує вона ліміт за відповідною статтею бюджету.

Перевищення лімітіву бюджетному періоді можливе лише за спеціальним розпорядженням уповноваженої посадової особи (фінансового чи генерального директора). Коли йдеться про перерозподіл видатків між різними бюджетними статтями, ці повноваження закріплюють за фінансовими контролерами.

План руху коштів на місяць

p align="justify"> Планування грошових потоків на поточний місяць потрібно починати із загального плану бюджету руху грошових коштів, приклад якого представлений в табл. 1.

Загалом БДДС складається з наступних блоків:

1. План залишків коштів початку місяця.
2. План надходження коштів від основної діяльності (виторг від продажу, бонуси від постачальників, доходи від суборенди приміщень та ін.).
3. План операційних витрат, що складається із двох частин:

• план оплати постачальникам за товар;
• план оплат за іншими витратами операційної діяльності.

1. План потоку щодо фінансової діяльності: сальдо між кредитами до отримання та гасіння мінус відсотки за кредитами до сплати.
2. План потоку з інвестиційної діяльності: різниця між доходами від продажу основних засобів та платежами з придбання та ремонту основних засобів.

В результаті ми отримуємо плановий чистий потік за період, що розглядається, і виводимо прогноз залишку коштів на кінець періоду.

Якщо в результаті планування на кінець періоду прогнозуються негативні грошові залишки, бюджет коригується за рахунок скорочення плану оплат. Тому для розуміння ситуації краще одразу додати до БДДС інформацію про поточну заборгованість перед постачальниками, планові витрати на майбутній місяць та прогнозну заборгованість на кінець місяця з урахуванням закладених до бюджету сум оплат.

У прикладі чистий потік за місяцем прогнозується негативним (–47,7 тис. крб.), але з допомогою початкових залишків в 65 тис. крб. ми може виконати заявлений бюджет на цей місяць. При цьому ми збільшуємо дебіторську заборгованість від наших покупців зі 185 тис. руб. до 290 тис. руб. та зменшуємо кредиторську заборгованість перед постачальниками товару з 450 тис. руб. до 300 тис. руб. Загалом за місяцем картина оптимістична.

Однак варто звернути увагу, що цього місяця планується перекредитування в 500 тис. руб.: у нас закінчується термін кредиту в Банку №1, ми розраховуємо отримати кредит на таку ж суму в Банку №2. зможемо трохи пізніше, ніж спливає термін гасіння в Банку №1, то протягом місяця нам потрібно накопичити на рахунках 500 тис. руб. (Приблизно половина нашої місячної виручки). Тобто майже півмісяця ми не зможемо витрачати великі суми на операційні витрати: всі платежі по них розпочнуться лише після отримання кредиту у Банку №2.

Звичайно, є обов'язкові платежі, які не можна відкласти на другу половину місяця (оплата оренди, комунальних платежів, виплата заробітної плати згідно з графіком). Отже, нам потрібен підневний або понеділковий план руху коштів, якого надалі ми маємо чітко дотримуватися, щоб не зіпсувати собі кредитну історію у Банку №1.

Складемо понеділковий план руху коштів на наступний місяць, де сплануємо надходження виручки та обов'язкові до оплати витрати, після чого виведемо суми, які ми можемо виділяти на інші платежі.

План надходження виручки на тижні

План надходження виручки від роздрібного та оптового напряму формується за різними принципами. Надходження від оптових клієнтів легко спрогнозувати через відстрочку платежу. Для цього скористаємося штатним звітом « Валовий прибуток», що знаходиться в блоці «Продажі» закладки «Звіти» на панелі інструментів Excel (рис. 1).

Налаштуємо звіт «Валовий прибуток» під наші вимоги:

1. Заходимо в налаштування звіту, натискаємо галочку « Розширене налаштування».
2. На закладці « Загальні»:

• задаємо період продажу, за який очікуємо надходження коштів від клієнтів (зазвичай він дорівнює максимальній відстрочці, що надається нашим покупцям);
• у блоці « Параметри» натискаємо галочки «Виводити загальні підсумки» та «Виводити детальні записи»;
• у блоці « Показники» залишаємо тільки «Вартість продажу, руб.» та «з ПДВ», на інших показниках прибираємо галочки (рис. 2).

1. На закладці « Угруповання» видаляємо усі угруповання, які передбачені звітом за умовчанням (рис. 3).

1. На закладці « Відбори» встановлюємо відбір: нас цікавлять продажі лише оптового підрозділу (рис. 4).

1. На закладці « Додаткові поля» виводимо поля «Покупець» і «За датами», для всіх полів у стовпці «Розміщення» задаємо тип «В окремих колонках», у стовпці «Положення» - «Замість угруповання» (рис. 5).

1. Натискаємо на кнопку « Сформувати» та отримуємо звіт, який подано у табл. 2.

Скопіюємо отриманий звіт в Excel та доповнимо необхідними нам даними: додамо відстрочку оплати та розрахуємо термін оплати як суму двох стовпців: Дата продажу + Відстрочка платежу (табл. 3).

Тепер згрупуємо дати оплати за тижнями за допомогою зведеної таблиці:

1. Виділяємо табл. 3 разом з шапкою та на вкладці « Вставканатискаємо на іконку « Зведена таблиця(рис. 6 (а)).
2. У діалоговому вікні, що відкрилося, вказуємо, куди хочемо помістити зведену таблицю: на новий лист або на існуючий (треба вказати комірку, в яку потрібно вставити зведену таблицю). Для створення нової зведеної таблиці краще спочатку розмістити її на новому аркуші, привести до зручного для нас виду, а потім перенести на той аркуш, де працюватимемо з нею надалі (рис. 6(б)).

У вікні « Список полів зведеної таблиці» задамо її вигляд (рис. 7):

• у блок «Назви рядків» перетягне мишкою поле «Дата оплати»;
• у блок «Значення» перетягнемо поле «Вартість продажу, руб.».

1. Отримуємо звіт, поданий у табл. 4.

1. Видно, що до таблиці потрапили дати оплати за попередній місяць. Заберемо їх за допомогою фільтра зведеної таблиці. Встаємо на будь-яку комірку з датою та викликаємо контекстне меню правою кнопкою, в ньому вибираємо «Фільтр» > «Фільтр за датою», задаємо фільтр «Після» > «01.07.2016» (рис. 8).

1. Тепер таблиця містить лише продажі з терміном оплати у липні. Знову викликаємо контекстне меню та вибираємо « Групувати». У діалоговому вікні задаємо діапазон: з 04.07.2016 по 31.07.2016 з кроком «Дні», кількість днів - 7 (рис. 9).

1. Ми отримали прогноз надходження коштів від оптових продажів у тижні(Табл. 5).

Тепер зробимо прогноз надходження коштів у роздрібному напрямку. Тут є два важливі моменти, які потрібно врахувати під час планування грошового потоку:

1. роздрібні продажі мають яскраво виражену сезонність по днях тижня: покупці частіше відвідують магазини у вихідні (на них і доводиться пік продажів);
2. скористатися виручкою від роздрібних продажів для оплат за розрахунковим рахунком ми можемо лише після її інкасації до банку, що здійснюється у робочі дні із затримкою в один-два дні. Тобто виторг від продажів у понеділок надходить на розрахунковий рахунок у вівторок-середовище (залежно від умов інкасації), виручка за п'ятницю-неділю буде зарахована на розрахунковий рахунок у понеділок чи вівторок. Таким чином, виручкою за 29–31 липня ми зможемо скористатися лише у серпні. Натомість 1 липня до нас надійде інкасація виторгу за 30 червня.

Складемо план продажів у роздрібних магазинах, на основі якого сформуємо план інкасації на розрахунковий рахунок. Розбити місячний план по днях тижня можна у пропорції минулого місяця або аналогічного місяця минулого року, що бажано, тому що в цьому випадку ми зможемо врахувати і місячну сезонність продажів.

При використанні даних за минулий рік потрібно робити зіставлення не за датами, а днями тижня. Так, 01.07.2016 припадає на п'ятницю, 2015 р. перша п'ятниця липня була 3 липня. Отже, для виведення пропорцій сезонності нам потрібно взяти продаж із 3 липня по 02.08.2015. Тобто, щоб отримати дату минулого року, аналогічну дню тижня цього року, потрібно відібрати 364 дні (рівно 52 тижні).

У таблиці 6 представлено розбивку плану продажів по днях та план інкасації по днях тижня та з угрупуванням по тижнях. У результаті бачимо таке: оскільки останні дні липня припадають на вихідні, план надходження коштів відрізняється від плану продажу на 75 тис. руб. Інші надходження у нашому бюджеті - це дохід від суборенди, яка має бути оплачена до 10-го числа кожного місяця згідно з договором оренди. Тому ставимо ці надходження на другий тиждень.

Таблиця 6. План надходження виручки від роздрібних продажів на розрахунковий рахунок, руб.

Графік платежів

Ми сформували план надходження коштів у тижні. Тепер рознесемо до БДДС обов'язкові платежі(У табл. 7 виділені кольором):

• виплата заробітної плати: залишки зарплати за минулий місяць потрібно виплатити до 10-го числа, премія сплачується до 15-го числа, аванс за поточний місяць - до 25-го числа. Ставимо 50% зарплати до виплати на другий тиждень, 100% премії – на четвертий та 50% зарплати – на останній тиждень місяця;
• оплата оренди: згідно з договорами крайній термін оплати оренди за поточний місяць - 10 число. Ставимо до оплати на другий тиждень;
• комунальні платежіпотрібно здійснити до 25 числа, ставимо їх до оплати 25 числа, тобто на останній тиждень;
• охороназа укладеним із ЧОП договором оплачується до 20-го числа, ставимо на оплату на четвертий тиждень;
• податки із заробітної платипотрібно сплатити до 15-го числа, отже, гроші на них нам знадобляться на третьому тижні;
• податок на доходи фізичних осібсплачується одночасно із виплатою заробітної плати, тому розносимо його по тижнях у тій пропорції, що й виплату зарплати, премій;
• з інших податківтермін оплати з 25 по 31 число (останній тиждень липня);
• погашення кредитів та оплата відсотків- до 22-го числа ( залучення кредитів- Після 25-го числа).

Усі інші платежі наступного місяця відразу відносимо на останній тиждень (коли зможемо поповнити оборотні активи за рахунок нового кредиту, отримання якого намічено на 25 липня).

У результаті бачимо, що на оплату товару на перших трьох тижнях ми можемо витратити лише 120 тис. руб., решту суми заборгованості зможемо закрити перед постачальниками на двох останніх тижнях липня.

Якщо нам важлива думка постачальників, потрібно заздалегідь повідомити їх про ситуацію, що склалася. Можна надати їм чіткий графік платежів цього місяця, щоб вони також могли спланувати свої фінансові можливості за наступний місяць.

Створення форм бюджетів для контролера статей бюджету

Тепер розглянемо різні способи одержання місячного плану БДДС. Якщо компанія невелика і контрагентів мало, то економіст може самостійно спланувати майбутні оплати на місяць. Достатньо зібрати поточну заборгованість перед постачальниками та підрядниками на рахунках 60, 76 та проаналізувати щомісячні нарахування по всіх контрагентах.

У нашому прикладі всього два постачальники товарів і дев'ять підрядників і постачальників послуг (див. табл. 7), більша їх частина щомісяця виставляє ті самі рахунки (оренда, охорона, комунальні платежі та послуги таксі). Зрозуміло, що спрогнозувати оплати з них досить легко. Складність може виникнути лише у плануванні податків. Отже, треба звернутися по допомогу до головного бухгалтера, оскільки він відповідає за своєчасні сплати податків.

На великих підприємствах правильно спланувати бюджет за всіма статтями видатків одному економісту важко, тому у таких компаніях зазвичай всі статті видатків закріплюються за відповідальними співробітниками, так званими розпорядниками статей бюджету. Саме вони займаються плануванням оплат, а потім подають до фінансової служби заявки на оплату за рахунками. Щоб вам було простіше зібрати загальний бюджет на основі бюджетів, поданих розпорядниками, краще розробити єдиний формат бюджету, що вони повинні заповнювати.

У таблиці 8 представлена ​​форма бюджету розпорядника блоку витрат на утримання будівлі, з якої легко перенести дані у загальну форму БДДС. Якщо статей у БДДС багато, краще ввести код статті. Тоді за допомогою функції СУМІСЛИМН()Ви зможете автоматично переносити дані з бюджетів контролера до загального бюджету.

Потрібно враховувати кілька моментів щодо розробки форм:

• контролер не повинен змінювати кількість та послідовність стовпців (інакше формули, налаштовані на його бюджет, працюватимуть некоректно). Якщо він хоче внести додаткові пояснення щодо статті, нехай робить це праворуч від затвердженої форми;
• контролер може додавати до звіту рядки, якщо у нього збільшилася кількість контрагентів за якоюсь статтею витрат. При цьому додавання нових рядків не повинно призводити до необхідності змінювати результуючі рядки;
• всі осередки з розрахунковими формулами повинні бути захищені від редагування (щоб уникнути випадкового затирання або зміни формули на неправильну);
• підсумкові значення щодо бюджету розпорядника необхідно звіряти з даними, які потрапили до зведеного БДДС, щоб унеможливити спотворення інформації.

Розглянемо як реалізувати ці вимоги, використовуючи можливості Excel.

1. Захист осередків.

Для захисту осередків від редагування натисніть кнопку « Захистити лист» на вкладці « Рецензування». Зверніть увагу, що за промовчанням Excel захистить усі осередки листа від змін, а нам потрібно, щоб розпорядники не зіпсували результуючі рядки. Тому слід зняти захист із осередків, у яких розпорядникам дозволено вносити зміни. Зняти захист із комірки можна в меню « Формат осередку» на вкладці « Захист(рис. 10).

Контролеру дозволено змінювати кількість рядків (додавати та видаляти), тому при установці захисту листа не забудьте відзначити галочками «вставку рядків» та «видалення рядків» (рис. 11). Обов'язково введіть пароль на зняття захисту. Інакше співробітники, які знають, як працювати із захистом аркуша, легко обійдуть це обмеження.

1. Облік у формулі СУММ() нових рядків, які може додати контролер.

Головне правило при розробці бюджету довільної довжини: завжди використовувати функцію СУМ(). Застосування цього правила не завжди гарантує, що в результуючі рядки потраплять усі дані. На малюнку 12 наведено приклад, коли контролер бюджету додав новий рядок в кінець блоку «Оренда приміщень» (цілком логічно з його точки зору), але в підсумкову формулу вона не потрапила.

Вихід із цієї ситуації: між усіма блоками витрат вставляємо рядок і включаємо його у формулу підсумовування (для розпізнавання обов'язково виділяємо рядок будь-яким кольором). Для користувача цей рядок стане свого роду роздільником між групами витрат, і він завжди додаватиме нові рядки саме перед ним (рис. 13).

Наступний етап управління фінансами – збір заявок на оплату та ведення щоденного платіжного календаря.

Замість ув'язнення

Грамотна розробка бюджетів для контролера статей витрат дозволить частково автоматизувати збирання планового БДДС на місяць, що прискорить процес його підготовки та скоротить вплив людського фактора під час консолідації даних із різних джерел.

Якщо плановий бюджет на місяць зведений із профіцитом, це не означає, що в середині місяця не буде дефіциту бюджету (ситуація найімовірніша в місяць погашення великої суми кредиту). Тому вкрай важливо складати не лише місячний, а й понеділковий прогноз руху коштів, щоб заздалегідь знати про можливі провали в бюджеті та грамотно спланувати платежі, щоб уникнути таких проблем.

Керівник невеликого бізнесу може вести бюджет самостійно. ПЕРЕВІРЕНО! Якщо займатися веденням бюджету регулярно, не рідше одного чи двох разів на тиждень, то починаєш "відчувати" своє підприємство і, як наслідок, вміло балансувати між обачністю та діловим азартом.

Отже, бюджет. Бюджет зазвичай потрібний у трьох випадках:
1. Вам потрібний класичний БДДС.
2. Берете кредит у банку, необхідний план доходів і витрат і прогноз руху коштів.
3. У вас реальний бізнес і ви хочете заробляти більше, витрачати менше, при цьому завжди бачити повну фінансову картину.

Це різні бюджети. Щоб не нудити очікуванням студентів та позичальників, даємо посилання перших двох бюджетів. Завантажуйте. А самі підемо далі. Реальний бізнес набагато цікавіший.

Класичний бюджет руху коштів

Завантажити класичний бюджет руху коштів. Зразок.

Прогноз руху коштів

План доходів та витрат

Завантажити план доходів та витрат, прогноз руху коштів. Зразок.

Бюджет руху коштів для реального бізнесу

Намагатимемося підійти до такого важливого питання, як вивчення процесу бюджетування по-старому. Так статут Смольного інституту наполегливо вимагав, щоб діти завжди мали вигляд бадьорий, веселий, задоволений і вільні дії душі. Зразок Бюджету руху грошових коштів для реального бізнесу (далі за текстом "Бюджет") На відміну від Бюджету доходів та витрат цей інструмент робить акцент не на запланований прибуток, а на можливість практично контролювати грошовий потік.

Бюджет руху грошових коштів для реального бізнесу. Зразок.

Цей бюджет підійде для невеликого виробничого підприємства, підприємства, яке займається оптовою торгівлею чи будівельно-монтажними роботами. Це той випадок, коли доходи та витрати краще вести на замовлення або проекти.

Бюджет виконано у електронних таблицях Excel. Він простий в експлуатації, не потребує спеціальних знань з інформаційних технологій. Всі розрахунки зроблено на основі формули СУМЕСЛІМН та функції "Перевірка даних". До складу файлу входять два основні аркуші: Лист "Бюджет руху ДС" та Аркуш "Реєстр платежів".

Аркуш "Бюджет руху ДС" включає в себе комірки з формулами (забарвлені) з даними про фактичнихнадходженнях і витратах та порожні осередки (білого кольору) для запланованихданих.

Починати роботу з Бюджетом руху коштів слід із Листа "Бюджет руху ДС". У колонку "Проект" необхідно занести дані про замовлення або проекти. Можна коригувати статті витрат розділів "Постійні витрати", "Фінансова діяльність", "Інвестиційна діяльність", додавати копіювання рядка розділу "Проект".

Потім необхідно заповнити колонки з запланованими даними, при цьому оплати за ТМЦ, послуги тощо. за проектами треба проставити зі знаком "мінус".

Тепер у рядку "Початок Банку" добре видно касові розриви (негативні значення).

Переходимо до Аркуша "Реєстр платежів". До реєстру платежів можна вносити заплановані до оплати документи у дві черги.

Для того, щоб фактичні дані щодо надходжень коректно відображалися на Листі "Бюджет руху ДС", необхідно не тільки вибрати «Проект»,

але й у колонці «Вигляд витрат» вибрати «Оплата від замовника». Суму приходу треба поставити зі знаком «мінус».

Аналогічно, при оплаті за товар, матеріали, послуги, які можна прямо віднести на проект, необхідно не лише вибрати «Проект», а й у колонці «Вигляд витрат» вибрати «Оплата постачальнику».

Найменування статей загальногосподарських витрат можна змінювати, але для цього слід перейти на Аркуш "Бюджет руху ДС".

Працювати можна з декількома розрахунковими рахунками, касою, підзвітними сумами, при цьому найменування банків можна змінити в рядках 5-15, а в колонці "Сальдо" проставити початкові залишки, що входять.

Починати роботу з рознесення фактичних оплат краще порівнявши Поточного сальдо таблиці з вхідним залишком виписки банку. Аналогічно, закінчувати роботу порівнянням з вихідним залишком виписки банку. Це гарна звичка, вона дає змогу контролювати себе.

Отже, бюджет готовий. Через тиждень роботи, процес внесення фактичних даних та коригування запланованих займатиме зовсім небагато часу. А Ви зможете повністю зосередитись на розвитку своєї справи, залученні нових клієнтів, підвищенні обсягу продажу та іншими важливими та корисними справами.

Такий Бюджет добре поєднується зі зручним Табелем обліку робочого часу в розбивці за проектами та категоріями співробітниківта його легко пристосувати для цілей Роздільного обліку ДОЗ.

Бюджет може бути першим кроком у освоєнні навичок розробки фінансової стратегії. Вникнувши в специфіку бізнесу, розклавши по поличках всі витрати, можна без особливих зусиль перейти до більш серйозних аналітичних процедур. Так, за допомогою сервісу "Фінанси в кулаку" можна розписати точні дії, які допоможуть вирішити проблеми бізнесу, скоротити витрати, збільшити прибуток та ваш дохід.

Теорія. Готові таблиці. Форми документів Схеми. Шаблони. Пояснення.