Документация хозяйственных операций и инвентаризация. Порядок проведения и оформления инвентаризации имущества. С чего начать инвентаризацию

Проведение инвентаризации ОС на предприятии - это процесс проверки фактического наличия активов, результатом которого является корректировка бухгалтерских документов на сумму выявленных расхождений.

В зависимости от масштаба инвентаризация бывает следующих видов:

1. Сплошная инвентаризация. Объектами проверки являются:

• все имущество компании;
• финансовые обязательства.

2. Выборочная инвентаризация. Проверка распространяется на отдельную часть имущества.

Инвентаризация - это обязательный процесс для всех предприятий. Регламент проведения этого процесса прописан в ряде законодательных документов (Закон РФ No129-Ф3, Положение по бухучету от 29.07.98, Методические указания от 13.06.95), дополнения и уточнения описываются в учетной политике организации и специальных приказах руководителя.

Проводить инвентаризацию ОС нужно в следующих ситуациях:

• продажа имущества, сдача в аренду активов;
• реструктуризация/ликвидация компании;
• составление отчетности за год;
• стихийное бедствие, что спровоцировало порчу имущества;
• подозрение на умышленную кражу основных средств;
• переход права материальной ответственности.

В процессе инвентаризации сверяют все основные средства, что находятся на территории предприятия или принадлежат ему по документам.

Проверке подлежит:

• собственное имущество;
• арендованные основные средства;
• активы, что находятся на территории компании по договору ответственного хранения.

В ходе проведения проверки возможны следующие ситуации:

1. Выявлены основные средства, что не отображены в бухгалтерском учете компании - активы нужно оценить, определить степень износа и принять на учет.
2. Основные средства, что учтены в бухгалтерских документах, отсутствуют или их текущее состояние не позволяет выполнять возложенные на них функции - нужно составить соответствующий акт и списать их с баланса компании за счет прочих затрат или за счет возмещения убытка виновным лицом.
3. Объекты инвентаризации физически существуют, но на момент проверки находятся вне территории компании - нужно проверить документы, что подтверждают законность отсутствия.

В ходе инвентаризации проверяют не только факт присутствия, но и:

• фактическое состояние объекта, степень его износа и способность выполнять функции;
• считают количество, измеряют объем и вес.

Сроки проведения инвентаризации

Инвентаризация основных средств проводится минимум один раз в год, исключением являются библиотеки, где разрешено проводить проверку один раз на пять лет.

Ежемесячно сверяют:

• состояние расчетов компании с ее филиалами (на 1-е число);
• наличие денежных средств и других ценностей, документов строгой отчетности;
• объемы сырья и материалов.

Ежеквартально проверяют:

• количество животных на предприятиях сельского хозяйства;
• товаротранспортные накладные;
• сверяют расчеты с бюджетом.

Раз в полугодие (на 01.06 и 01.12) сверяют расчеты по дебиторской и кредиторской задолженности.

Ежегодно инвентаризируют:

1. здания, оборудования, инвентарь и т. д.;
2. другие объекты капитальных инвестиций;
3. запасы производства;
4. производство, что не завершено;
5. капитальный ремонт.

Расчеты с банками сверяются по мере поступления выписок.

Как правило, инвентаризация - плановый процесс, дата, объекты, сроки проведения закреплены в учетной политике или несущественно изменяются на протяжении годов. Целесообразно иногда проводить спонтанные инвентаризации для некоторых групп активов.

Этапы проведения инвентаризации

1. Подготовительный этап:

• определение объектов инвентаризации и сроков проведения;
• проверка правильности документов на объекты инвентаризации - карточки объектов, акты приема-передачи, технические паспорта и т. д.;
• определение, кто будет проводить инвентаризацию - утверждение инвентаризационной комиссии, в которую должны входить представитель администрации, бухгалтерии и другие профильные специалисты, так как иногда бывает сложно измерить реальное количество продукции или запасов (например: если нужно определить фактический вес сыпучих материалов, при этом не имея возможности реально все взвесить);
• приказ об инвентаризации.

2. Фактическая проверка основных средств - подсчет, взвешивание, измерения, проверка состояния и фиксирование результата в инвентаризационных описях и актах.

3. Сравнение результата проверки с данными бухгалтерских документов - формирование сличительной ведомости и актов, что объясняют расхождения.

4. Приказ о завершении инвентаризации и бухгалтерский учет ее результатов:

• принятие на баланс выявленных объектов;
• списание с баланса объектов, что отсутствуют;
• списание ущерба с лиц, виновных в порче имущества.

Правила проведения инвентаризации:

• все члены комиссии должны присутствовать;
• обязательное присутствие материально ответственного лица или группы лиц (начальник, заместитель, работники) при коллективной ответственности;
• если процесс инвентаризации нужно прервать, например, перенести на следующий день, то на момент отсутствия комиссии помещение опечатывается.

Отображения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете компании

При проведении инвентаризации на предприятии возможны следующие ситуации:

1. Обнаружены излишки основных средств - нужно определить текущую стоимость и сделать следующую проводку:

Дт01 Кт91.1 - учет стоимости ОС в прочих доходах.

2. Выявлены недостачи имущества, но виновные лица не уставлены - необходимо списать остаточную стоимость отсутствующих основных средств на прочие расходы:

• Дт91.2 Кт94 - отнесение остаточной стоимости к прочим расходам.

3. Выявлена порча или хищение имущества и виновные лица установлены - нужно списать принесенный организации ущерб с виновных лиц:

• Дт94 Кт01 - списание стоимости ОС;
• Дт02 Кт94 - списание накопленной суммы амортизации;
• Дт73 Кт94 - отнесение недостачи на счет виновного лица;
• Дт50 Кт73 - погашение суммы ущерба в кассу.

Действующим законодательствам о бухучете, а также Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 г. установлен регламент инвентаризационных мероприятий, соблюдать который обязан каждый субъект предпринимательской деятельности.

Инвентаризация: методические указания и причины для ее проведения

Детальные указания на то, как провести инвентаризацию и документально ее оформить, содержат «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденные вышеуказанным приказом.

В Указаниях содержатся требования к процедуре начала и проведения инвентаризационных мероприятий, а также конкретные причины, которые могут являться основанием для ее проведения. К таким причинам относятся:

• плановая инвентаризация;
• переоценка имущества;
• реорганизация либо реструктуризация, проводимые на предприятии;

• установление факта кражи либо порчи имущества, а также его утрата в связи с обстоятельствами непреодолимой силы (пожар, стихийные бедствия и т.п.);
• передача имущества предприятия в аренду с последующей его продажей.

Как правильно оформить инвентаризацию документально

Документальное оформление инвентаризации – одна из обязательных составляющих проверки.

Используемые в ходе проверочных мероприятий документы можно составить самостоятельно или применить унифицированные формы, утвержденные Постановлениями Госкомстата от 18.08.1998 № 88 и от 27.03.2000 № 26 (все формы содержат аббревиатуру «ИНВ»).

Для оформления инвентаризационных документов предусмотрен ряд правил:

• сформированный акт проверки не должен содержать незаполненных граф. Если требуемая информация отсутствует – в поле для заполнения ставится прочерк;
• многостраничные описи и акты должны быть последовательно скреплены, а все страницы документа – пронумерованы;
• при заполнении актов используются общепринятые в бухгалтерском учете номенклатурные обозначения и единицы измерения;
• все исправления, допущенные при заполнении документа, должны быть оговорены в сносках, и заверены всеми членами комиссии по инвентаризации, а также подписью материально-ответственных лиц;
• документы по инвентаризационному учету визируются всеми участвующими в ревизии лицами.

Документы по инвентаризации: «стартовый» пакет

Перед началом мероприятий необходимо подготовить документы для проведения инвентаризации:

• разработать и утвердить порядок и график проведения проверки;
• сформировать инвентаризационные описи (перечень обязательств и имущества для проверки);
• издать приказ о проведении инвентаризации;
• получить от материально-ответственных лиц расписки установленной формы.

Плановые инвентаризации проводятся с цикличностью, устанавливаемой предприятием. Периодичность проведения проверок материальных средств и финансовых обязательств устанавливается собственником самостоятельно, и должна быть отражена в локальных актах – Положении о бухгалтерии, Учетной политике предприятия и т.п., утвержденных и введенных в действие соответствующим образом.

Приказ на инвентаризацию: основные аспекты

Приказ о проведении инвентаризации можно издать по унифицированной форме (№ ИНВ-22), или разработать самостоятельно.

В приказе указываются:

• данные о назначении и составе инвентаризационной комиссии – состав проверяющей группы указывается с разделением на председателя комиссии и ее членов, с указанием занимаемых должностей;
• период проведения инвентаризации с указанием точных дат начала и окончания работы комиссии, а также сроков предоставления отчетных документов по проведенной проверке;
• причины проверки – причина инвентаризации в приказе должна быть отражена в точных формулировках (плановая проверка, смена материально-ответственных лиц и т.д.).

После подписания руководителем и регистрации приказа о проведении инвентаризации в специальном журнале (форма № ИНВ-23), комиссия вправе начать процедуру проверки. Заполняя инвентаризационные документы, в каждом из них комиссией указываются регистрационные данные приказа.

Инвентаризация: формы документов, заполняемых по результатам проверки

Результаты проверки фиксируются в инвентаризационных описях, составляемых обычно в трех экземплярах, а при ведении на предприятии электронной формы учета – и в электронном виде.

Оформление инвентаризации проводится в два основных этапа:

• при проверке комиссией фактического наличия проверяемых объектов оформляются и в тот же день передаются руководителю и главному бухгалтеру предприятия предварительные результаты проверки;
• после сверки данных о фактическим наличии с данными бухучета, оформляется окончательный результат инвентаризационной проверки – инвентаризационный акт.

В ходе проверки Комиссия осуществляет документирование инвентаризации, заполняя следующие формы -

• инвентаризационные описи и акты:

• по основным средствам (№ ИНВ-1) и НМА (№ ИНВ-1а),
• по товарно-материальным ценностям (№ ИНВ-3, № ИНВ-4), в т.ч. принятым на ответхранение и находящимся в пути (№ ИНВ-5, № ИНВ-6),
• по драгметаллам и изделиям из них, драгоценным камням (№ ИНВ-8, № ИНВ-8а, № ИНВ-9),
• по ценным бумагам и БСО (№ ИНВ-16),
• по расчетам с дебиторами и кредиторами, поставщиками и покупателями, по задолженностям по займам и кредитам (№ ИНВ-17),

• при обнаружении расхождений между учетными и фактическими данными оформляют сличительные ведомости, в т.ч.:

• по основным средствам и НМА (№ ИНВ-18),
• по ТМЦ (№ ИНВ-19).

В сличительные ведомости вносится информация об излишках и недостачах, обнаруженных при инвентаризации. Кроме этого, у материально-ответственных лиц обязательно запрашиваются соответствующие объяснения.

Итоговым документом проведенной инвентаризации является ведомость учета результатов инвентаризационной проверки (форма № ИНВ-26), которая отражает полную информацию о проведенной ревизии. В этом сводном документе отражают суммы всех обнаруженных недостач и излишков в разбивке по счетам бухучета, а также, куда будут отнесены убытки от недостач (на виновных лиц, на пересортицу и т.д.).

Приведение в соответствие учетных данных

По результатам инвентаризации при наличии расхождений между фактическим наличием и учетными данными (п. 5.1 Методических указаний):

• имущество в излишке – должно быть оприходовано и отнесено на результат хоздеятельности предприятия, с последующим выявлением виновных и причин образования излишков;
• убыль в пределах допустимых норм – списывается на издержки обращения на основании приказа руководителя;
• недостачи сверх допустимых пределов естественной убыли, либо порча имущества – относятся на виновное лицо (а если таковое не установлено – списывается на издержки).

Результат проведенной инвентаризации должен быть отражен в учете и отчетности того месяца, в котором завершилась проверка, а по годовой инвентаризации – в годовом отчете.

"Советник бухгалтера", 2011, N 4

Продолжая разговор о формировании учетной политики, рассмотрим еще два важных вопроса, которые должны быть урегулированы в организационно-техническом разделе: тонкости постановки рационального документооборота и регламентации процедуры проведения инвентаризации.

Общие требования к первичному учету и бухгалтерским документам

Поскольку бухгалтерский учет призван осуществлять сплошное и непрерывное наблюдение за разнообразными хозяйственными операциями организации, нужно уделить особое внимание регламентации процедур на этапе сбора информации о совершенных операциях, то есть первичному учету . Ведь именно он является основным "поставщиком" информации для всех видов хозяйственного учета, для анализа деятельности предприятия, для осуществления контрольно-ревизионной работы и аудиторских проверок, для планирования и прогнозирования деятельности предприятия.

Способы первичного наблюдения включены согласно п. 2 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" (утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106) в состав совокупности способов ведения бухгалтерского учета, составляющих учетную политику организации, наряду со стоимостным измерением, текущей группировкой и итоговым обобщением фактов хозяйственной деятельности.

Первичный учет составляет основу последующей обработки исходной информации и процесса управления. По оценкам, затраты на него, как правило, составляют 40 - 60% общих затрат на обработку информации.

На стадии первичного учета первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие в кассе, на складах, в цехах и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Документ (от лат. documentum - "доказательство") - это письменное доказательство, свидетельствующее о происходящем факте. Он является подтверждением правомерности и законности совершения хозяйственной операции, ее законченности и хозяйственной целесообразности.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Обязательное оформление всех хозяйственных операций первичными документами является отличительной чертой бухгалтерского учета.

Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции, является свидетельством происшедших фактов, подтверждает юридическую силу произведенной операции и устанавливает ответственность исполнителей за выполненные ими операции.

Именно документирование создает основу для контроля за сохранностью собственности, поскольку документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности, и способствует укреплению законности операций.

Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это невозможно - непосредственно после совершения операции. На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах (счетах, журналах).

О видах первичных документов

Обратите особое внимание на то, что основанием для бухгалтерских записей могут служить только оправдательные или комбинированные учетные документы, но никак не распорядительные документы. Поясним подробнее.

Распорядительные документы, как следует из их названия, это документы, в которых содержатся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц о выполнении операций. Это, например, приказы о приеме на работу и увольнении с работы, об отпуске, платежные поручения и другие. Такие документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции. Именно потому они сами по себе не могут быть основанием для отражения операций в учете. Ведь если, например, директор приказал направить работника в командировку и выдать ему командировочные, это еще не означает, что для бухгалтера это будет основанием для отражения данной операции в учете. Или если организация подала в банк платежное поручение на перечисление денег поставщику, это еще не значит, что банк тут же его исполнил - движение (выбытие) денег по расчетному счету могло быть фактически осуществлено и на следующий день, а в случае нехватки денег на счете на момент поступления платежного поручения - спустя несколько дней (когда средств на счете будет достаточно).

Еще раз подчеркнем: основанием для отражения операций в учете являются оправдательные (исполнительные) документы . Именно они удостоверяют факт совершения хозяйственных операций для целей бухгалтерского учета. Например , это могут быть приходные ордера, накладные, акты приемки товарно-материальных ценностей, акты о приеме-передаче основных средств и многие другие документы. Они составляются в момент совершения операции и подписываются лицами, ответственными за выполнение операций и за правильность их оформления в документах.

В некоторых случаях - например, когда для отражения той или иной операции нет унифицированных форм документов или когда бухгалтеру нужно обобщить ряд оправдательных и распорядительных документов для подготовки учетных записей - работники бухгалтерии составляют документы бухгалтерского оформления . Такие документы обычно составляются на основании ранее оформленных оправдательных или распорядительных документов для отражения операций в регистрах, поэтому в этих документах может не быть распоряжений на проведение операций или подтверждения факта их совершения. Примерами таких документов могут служить расчеты сумм претензий по искам, расчет амортизации основных средств и нематериальных активов, расчет товарных потерь и т.д. Кроме того, к документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки , которые составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т.д.

На практике нередко встречаются также комбинированные документы, одновременно являющиеся и распорядительными, и исполнительными. Например , приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия, авансовые отчеты и т.д. В них одновременно отражается и распоряжение на совершение операции (например, когда директор подписывает заголовочную часть расчетно-платежной ведомости, приказывая тем самым выплатить зарплату работникам по данной ведомости), и фактическое исполнение данной операции (когда работники расписываются в ведомости по мере получения зарплаты). Использование комбинированных документов позволяет уменьшить количество документов и снизить вероятность ошибок и описок в документах.

О формах первичных документов

Первичные учетные документы принимаются к учету только в том случае, если они составлены по установленной форме.

В соответствии с п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" при формировании и утверждении учетной политики должны быть утверждены в том числе и формы первичных учетных документов, а также регистров бухгалтерского учета и документов для внутренней бухгалтерской отчетности.

Однако это не означает, что каждая организация вправе самостоятельно разрабатывать все формы первичных документов, которые она планирует применять. Ведь согласно п. 3 ст. 6 и п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ составлять первичные учетные документы нужно по типовым (унифицированным) формам первичной учетной документации.

Иными словами, для оформления большинства хозяйственных операций существуют унифицированные формы, обязательные к применению всеми организациями. И если существует унифицированная форма, организации обязаны применять именно ее и не имеют право самостоятельно разрабатывать альтернативную форму взамен унифицированной.

Впрочем, в некоторых случаях выбор все-таки есть - бывает, что одна и та же операция может быть оформлена одним из нескольких видов унифицированных первичных документов, и организация может самостоятельно решить, какую именно форму использовать. Например , отпуск материалов со склада в производственный цех может оформляться либо требованием-накладной, либо лимитно-заборной картой.

Такой выбор должен быть зафиксирован в учетной политике. Иными словами, имеет смысл предусмотреть в ней - по тексту или в качестве отдельного приложения - конкретный перечень первичных документов, для которых установлены унифицированные формы, которые будут применяться в данной организации с учетом специфики ее деятельности.

И лишь в случае, если альбомами унифицированных документов не предусмотрены формы документов для отражения каких-то операций, организация получает право самостоятельно разработать бланк (форму) такого документа.

Например , нет унифицированной формы акта приемки-передачи нематериальных активов, в то время как существующая форма НМА-1 "Карточка учета нематериальных активов" (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а) является скорее регистром аналитического учета, чем первичным оправдательным документом. Значит, организация, которая имеет на балансе нематериальные активы (или, по крайней мере, планирует их создавать или приобретать), должна самостоятельно разработать собственную форму Акта о приеме-передаче нематериального актива, в котором будут, в частности, фиксироваться первоначальная стоимость и срок полезного использования объекта - та информация, которая необходима и в бухгалтерском, и в налоговом учете для подтверждения обоснованности начисления амортизации по объекту. При этом за основу можно взять унифицированные формы Актов о приеме-передаче основных средств (например, форму ОС-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7), соответственно, модифицировав их показатели.

При разработке собственных форм необходимо проследить, чтобы в ней содержались все обязательные реквизиты, а именно:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Обратите внимание, что печать не является обязательным реквизитом. Поэтому на многих документах, используемых бухгалтером, печать не ставится. Однако существуют и такие документы, на которые печать ставится в обязательном порядке, например счета-фактуры, доверенности и т.д.

Для документов, формы которых организация разрабатывает самостоятельно, необходимо не только указать в учетной политике наименования (перечень) таких документов, но и привести в приложениях к учетной политике образцы (бланки) этих форм. Более того, желательно также включить в приложения и указания (рекомендации) по заполнению таких собственных форм. Это особенно актуально для крупных организаций, чтобы обеспечить единообразие оформления первичных документов всеми сотрудниками (в том числе сотрудниками удаленных подразделений, филиалов и т.д.).

Основные требования к составлению первичных документов

Бухгалтерская документация должна отвечать следующим требованиям:

1) быть точной (соответствовать фактически произведенным операциям по их характеру, количественному и денежному выражению);

2) быть простой и ясной, понятной не только работникам бухгалтерии, но и пользователям (работникам налоговой инспекции, банков, менеджерам, учредителям и т.д.);

3) быть своевременно оформленной и ориентированной на обработку в условиях автоматизации учетного процесса;

4) быть качественной и эффективной (формироваться с наименьшими затратами труда и времени).

Исходя из этих требований, можно сформулировать основные правила составления первичных учетных документов :

1. Документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день на основании Z-отчета ККМ (информации о пробитых за день кассовых чеках).

2. Документы должны составляться в соответствии с унифицированными формами документов, а если унифицированной формы не существует, организация обязана самостоятельно разработать форму документа, включающую все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом о бухгалтерском учете.

3. Первичные документы необходимо составлять на бланках установленной формы в необходимом количестве экземпляров с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, свободные строки обязательно прочеркиваются.

4. Записи в документах должны быть сделаны чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах, то есть таким способом, который оставляет четкий нестирающийся след, что должно обеспечить сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Использовать для записей в документе простой карандаш запрещается.

5. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации; в последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

6. Текст документа должен быть конкретным, четким, не допускающим возможности двойного чтения. Документы необходимо оформлять аккуратно, текст и цифры писать четко и разборчиво, итоговые данные следует указывать цифрами и прописью (с заглавной буквы).

7. Если в документе была допущена ошибка, ее исправляют корректурным способом - неправильно записанные текст или цифры зачеркивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать написанное, и надписывают сверху правильный текст или сумму, затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ (то есть указывают, что и на сколько было исправлено цифрами и прописью).

8. В кассовых и банковских документах исправления делать не разрешается. В случае если такой документ испорчен, его перечеркивают крест-накрест, прилагают к вновь выписанному документу и хранят как неиспорченный документ, чтобы можно было доказать обоснованно пропущенный номер документа (например, испорченный чек перечеркивают крест-накрест и оставляют в чековой книжке, а затем выписывают новый (следующий) чек).

9. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

10. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

О праве подписи документов

Согласно п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть утвержден руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, в обязательном порядке подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Логично включить такой перечень в состав учетной политики фирмы. Хотя формально не запрещено издать отдельный приказ об утверждении этого перечня.

При разработке такого перечня, конечно же, следует указывать наименования должностей лиц, имеющих право подписи первичных документов, а не Ф.И.О. конкретных сотрудников, ведь работники могут меняться (кто-то увольняется, кто-то идет на повышение и т.д.), а штатное расписание является более стабильным.

График документооборота

Полноту и своевременность получения информации обеспечивает четкая организация документооборота - прохождения (движения) документа от момента составления или поступления от других организаций и лиц до сдачи на хранение в архив.

В п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" предусмотрено, что частью учетной политики должна стать регламентация правил документооборота и технологии обработки учетной информации.

На практике это требование реализуется путем составления и включения в состав учетной политики графика документооборота - обычно в качестве приложения, оформляемого в табличной форме. Значит, график документооборота разрабатывается главным бухгалтером, а утверждается и вводится в действие приказом руководителя.

В соответствии с действующим законодательством требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации, а не только для сотрудников бухгалтерии. Поэтому необходимо предусмотреть, чтобы каждый исполнитель, то есть каждый сотрудник, который по долгу службы должен будет иметь дело с теми или иными первичными документами, получал выписку из графика документооборота. Удобнее вручать ее сотруднику при приеме на работу (или переводе на новую должность) вместе с должностной инструкцией, в которой, кстати, тоже следует прописывать, что в обязанности сотрудника входит соблюдение правил (графика) документооборота. Тогда у работника не будет оснований оправдываться тем, что он не имел представления о требованиях к его участию в документообороте.

В графике документооборота указываются наименования документов, перечень исполнителей, сроки поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников, сроки обработки документов и т.д. Например , график документооборота может иметь такой вид:

При составлении графика следует соблюдать следующие принципы :

• в график не включается прохождение документа по инстанции, где документ только визируется;
• время продвижения документа от одного исполнителя к другому должно быть по возможности равномерным;
• объем обработки документов каждому исполнителю должен даваться в соответствии с его способностями и знаниями;
• необходимо планировать обработку документа в один рабочий прием, так как многократное возвращение к одному и тому же документу приводит к ошибкам.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации учета, специфики работы, величины предприятия, степени компьютеризации учетных работ и т.д.

Однако для всех документов существуют общие этапы движения :

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту их сдачи;

3) проверка принятых документов (по форме, по содержанию, арифметическая);

4) обработка документов (группировка, контировка, запись сумм в учетные регистры);

5) сдача документов в архив на хранение после составления учетных регистров и форм отчетности.

Инвентаризация в учетной политике

В организационно-техническом разделе учетной политики нужно также прописать вопросы, связанные с организацией и проведением инвентаризаций.

Ведь согласно п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" в рамках учетной политики подлежит утверждению и порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.

Важность этого метода бухгалтерского учета объясняется тем, что даже если учетные данные полностью соответствуют содержанию первичных учетных документов, это не всегда означает, что при документировании фактов хозяйственной деятельности и их отражении в учете в бухгалтерском учете не было допущено нарушений. Фактически имеющееся у организации имущество (активы) может не соответствовать данным бухгалтерского учета в силу ряда причин:

• материальные ценности могут быть подвергнуты естественным природным воздействиям, вследствие чего их количество и стоимость может существенно уменьшиться (естественная убыль);
• возможны прямые злоупотребления при учете (хищения, обвесы и т.д.);
• возможны ошибки в учетных записях, в том числе при оприходовании ценностей;
• и так далее.

Поэтому в целях обеспечения полноты и достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности все организации должны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

По сути, инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности. Она способствует реализации контрольной функции бухгалтерского учета, позволяя выявлять случаи необоснованного уменьшения капитала, вложенного в различные виды имущества.

Порядок проведения инвентаризаций регламентируется следующими нормативными актами:

1) Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";

2) Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н;

3) Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• проверка полноты отражения в учете обязательств.

Конечно, нет необходимости дублировать в своей учетной политике требования вышеупомянутых нормативных документов. По общему правилу в учетной политике надо отражать только те вопросы, в отношении которых нормативными актами предусмотрена возможность выбора из нескольких вариантов либо вообще не регламентированы процедуры учета.

А вот количество инвентаризаций в отчетном году, даты (сроки) их проведения, а также перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются именно руководством организации, в рамках учетной политики.

В соответствии с Федеральным законом о бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета проведение инвентаризаций обязательно в следующих случаях :

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года (инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет);
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Министерства финансов РФ;
• а при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Выбора, проводить или не проводить инвентаризацию в таких случаях, у организации нет. Однако и тут существует некоторый простор для творчества - например, имеет смысл разработать четкий план-график проведения ежегодных инвентаризаций, чтобы не делать их аврально под конец декабря текущего года или вообще задним числом, а осуществлять их планомерно в течение всего четвертого квартала. Это позволит обеспечить более высокое качество проведения инвентаризаций и достоверность их результатов, а также даст бухгалтеру время спокойно и планомерно урегулировать выявленные расхождения до начала напряженного "бухгалтерского сезона", когда у него будет масса работы по закрытию года и подготовке годовой отчетности.

В организационном разделе учетной политики нужно также предусмотреть не только плановые инвентаризации (как обязательные, так и проводимые по решению руководства), но и внезапные инвентаризации. Ведь именно они позволяют выявлять факты злоупотреблений и недобросовестности со стороны материально ответственных лиц (МОЛ). Конечно, в отношении внезапных инвентаризаций нет смысла прописывать в учетной политике конкретные даты или сроки их проведения (например, каждый третий вторник месяца), ведь тогда МОЛ-нарушители смогут заранее готовиться к проверкам и скрывать свои нарушения.

Для внезапных инвентаризаций логичнее установить минимальную периодичность их проведения - скажем, прописать, что инвентаризационная комиссия должна проводить внезапную инвентаризацию кассы не реже одного раза в две недели.

Кстати, о комиссиях. По правилам для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия , в состав которой включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.), могут также включаться представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии . При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав комиссий утверждается руководителем организации. В частности, персональный состав рабочей инвентаризационной комиссии фиксируется в приказе (постановлении, распоряжении) о проведении инвентаризации, унифицированной формы N ИНВ-22 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88), который следует регистрировать в Книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Однако имеет смысл и в учетной политике зафиксировать или, по крайней мере, прописать правила формирования состава постоянно действующей инвентаризационной комиссии (с указанием должностей, без Ф.И.О. конкретных работников, занимающих эти должности на момент утверждения учетной политики).

Н.Н.Шишкоедова

Консультант-эксперт

Издательского Дома "Советник бухгалтера"

Сущность и значение документов.

Классификация документов.

Требования, предъявляемые в документах.

Учетные регистры.

Документооборот.

Инвентаризация, ее виды и значение.

1. Сущность и значение документов

Порядок составления документов определен Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» в ст.9 и «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным приказом Минфина СССР №105 от 29 июля 1983г.

Документы - это письменное распоряжение на совершение хозяйственной операции или письменное подтверждение факта осуществления операции.

Документы являются источником учетной экономической информации, используемой в управлении, контроле и анализе хозяйственной деятельности, обеспечивают сохранность собственности, имеют правовое и юридическое значение, являются письменными доказательствами при спорах.

Разрабатывают формы первичных учетных документов Госкомстат, Госстрой, Минтруда и ЦБ РФ.

Показатели и значения в унифицированных формах в организации не должны меняться, они могут дополняться по необходимости.

Кассовые и банковские документы изменению не подлежат.

2. Классификация документов.

Многообразная финансово-хозяй-ственная деятельность организации требует различных видов документов. Для правильного применения бухгалтерских документов необходима их научная классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам. Основные признаки, по которым классифицируются бухгалтерские документы, и виды документов представлены в таблице 1.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Таблица 1

Классификация документов

Распорядительными называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение - передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа. К числу распорядительных документов относятся приказы, распоряжения, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске. Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Оправдательными (или исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные операции. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения. Например, расчетные ведомости по заработной плате, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и многие другие.

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних. Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Они предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет износа основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д. К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки. Они составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

Комбинированными называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д. Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на их приобретение. Комбинированные документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям, которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода.

По способу (порядку составления) различают первичные и сводные документы.

Первичными называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п. Примером первичного документа может также служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. Составление вторичных документов напрямую не связано с хозяйственными операциями, в них лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов. Сводные документы позволяют уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовый отчет и др. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом. К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления. Итак, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов - сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например, приходный ордер по материалам, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например, дневной заборный лист на отпуск сырья, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляют внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы предприятия, например, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Внешние документы составляют вне данного предприятия, ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, счета, накладные, счета-фактуры контрагентов.

Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения.

При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

По качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

По степени использования средств вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись и т.д.).

Составление документов является трудоемким процессом. Использование персональных компьютеров в бухгалтерском учете дает возможность заполнять документы полностью на машинах, что повышает производительность труда, способствует его научной организации.

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

3. Требования, предъявляемые к документам

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

К бухгалтерским документам предъявляются следующие требования:

Они должны быть составлены своевременно, то есть в момент совершения операции или сразу после ее окончания;

Документ должен быть достоверным, а также составлен четко и иметь ясное содержание.

К составлению документов предъявляются следующие требования:

1. документы должны быть составлены на специальных бланках;

2. документы должны строго соблюдать установленные формы и реквизиты;

3. в документе должен быть четко и разборчиво написан текст и цифры;

4. незаполненные реквизиты прочеркиваются одной чертой;

5. денежная сумма указывается цифрами и прописью;

6. в документе должны быть подписи должностных лиц с указанием должности.

Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать обязательные реквизиты. Реквизиты документа - это необходимая исходная информация, которая содержится в документах. К числу обязательных реквизитов документов относят:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Бухгалтерия имеет право принимать к учету только полноценные документы. Поэтому все документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются с точки зрения соответствия их установленным формам, правильности заполнения реквизитов, верности арифметических вычислений и подсчетов, законности и целесообразности хозяйственных операций. Для обеспечения правильного использования производится их классификация по определенным признакам. После использования в учете документы хранятся в архиве предприятия в течение установленных сроков, а затем в соответствии с инструкциями документы, имеющие научно-историческую ценность, передаются в государственный архив, а другие документы уничтожаются. С момента составления и до сдачи в архив на хранение документы проходят определенный путь, используются на различных стадиях учетного процесса, т.е. совершают документооборот.

4. Учетные регистры

Учетные регистры - это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных. По внешнему виду учетные регистры представляют собой:

книги (кассовая, главная);

карточки (учета основных средств, учета материалов);

журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам производимых записей регистры делятся на:

хронологические (регистрационный журнал);

систематические (главная книга счетов);

комбинированные (журнальные ордера).

По степени детализации информации, содержащихся в учетных регистрах, они бывают:

синтетические (главная книга счетов);

аналитические (карточки);

комбинированные (журналы-ордера).

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных документах, для отражения на счетах и в бухгалтерской отчетности.

В учетных регистрах производится регистрация и экономическая группировка информации о финансово-хозяйственной деятельности организации. В них записываются сведения из первичных документов, обеспечивается их сохранность и осуществляется обобщение отраженной в них информации (рис. 6).

Наибольшая степень сохранности информации обеспечивается в бухгалтерских книгах, все страницы которых нумеруются, переплетаются и на последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. На переплете книги фиксируют год её открытия, название организации и синтетический счет. Однако с информацией, содержащейся в книге, может работать одновременно только один учетный работник.

Карточки представляют собой плотные бланки с отпечатанными на них таблицами, которые предназначены для длительного пользования. Они не скрепляются между собой и хранятся в картотеке (специальном ящике). С карточками могут работать одновременно несколько учетных работников, однако они легко теряются и, поэтому необходима регистрация карточек в специальном реестре.

Контокоррентные карточки используются для учета в денежном измерителе расчетов и фондов; инвентарные - для учета материальных ценностей в натуральном и суммовом выражении; многографные - для отражения одного факта хозяйственной жизни несколькими составляющими его суммами (учет затрат на объект). Свободные листы (ведомости) не имеют прочного скрепления, изготовляются из неплотной бумаги большого формата, хранятся в отдельных папках. Использование различных видов регистров в учете хозяйственной деятельности организации регламентируется положениями и инструкциями по ведению учетных процессов и их механизации.

Графление бухгалтерских регистров может быть параллельным, последовательным и смешанным.

Запись хозяйственных операций в учетные регистры, называемая счетной записью, осуществляется на основе контировки на третьем этапе обработки документов.

Совокупность, логические связи, способы построения учетных регистров определяют форму бухгалтерского учета, применяемую экономическим субъектом. Объединяющими чертами всех форм бухгалтерского учета являются: двойная запись; хронологическая и систематическая записи одновременно; число уровней обобщения информации; регистрация совершившихся и ожидаемых фактов хозяйственной деятельности.

5. Способы исправления в учетных регистрах

В учетных регистрах могут возникать ошибки (локальные и транзитные). Причинами их могут быть утомление и небрежность работников, неисправность техники. Исправление ошибок в учетных регистрах должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Наиболее распространены три специальных способа их исправления: корректурный метод, способ дополнительных проводок и способ «красного сторно».

1. Корректурный применяется, когда ошибка обнаружена сразу путем зачеркивания одной чертой. Написание сверху или справа правильной цифры. Рядом ставится подпись исправителя и дата. Может быть оформлена бухгалтерская справка. В денежных документах исправления не допускаются!

2. Способ дополнительной проводки применяется если проводка составлена правильно, а сумма указана меньше фактической и отражена она во многих регистрах. Исправляется ошибка путем составления бухгалтерской справки, где указывается также и бухгалтерская проводка на разницу.

3. Способ красного сторно (сторнировочная запись, запись красным) - «отрицательные записи», «уменьшение, снятие». Если проводка составлена неправильно она исправляется путем составления той же проводки с указанием той же суммы - сторнировочной записью или красным, то есть сумма подлежит вычитанию. Затем составляется правильная бухгалтерская проводка, оформляется бухгалтерская справка.

Пример. Произошла хозяйственная операция: получены деньги в кассу 20000 руб. с расчетного счета.

1. Бухгалтер составил ошибочную проводку Дт 60 - Кт 51 - 20000,00

Сторнировочная запись Дт 60 - Кт 51 - 20000,00

2. Бухгалтер составил проводку с ошибкой в сумме Дт 50 - Кт 51 - 250000,00

а) Сторнировочная запись Дт 50 - Кт 51 - 230000,00

б) Сторнировочная запись Дт 50 - Кт 51 - 250000,00

Правильная проводка Дт 50 - Кт 51 - 20000,00

Красным сторно пользуются также при отражении экономии.

6. Документооборот

Обработанные бухгалтерские документы хранятся в бухгалтерии в течение 1 года, затем сдаются в архив. В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерские документы должны храниться в архиве не менее 5 лет.

Существующая схема документооборота показывает движение документов в организации с момента их создания, проверки, обработки и до передачи в архив. Документооборотом считается путь продвижения документов от момента их составления до момента сдачи в архив. Рациональная организация документооборота это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата. Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям: Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов. Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

График документооборота может быть оформлен в виде схемы (Схема 1) или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Если компания крупная, то необходимо составлять полноценный график документооборота (Таблица 2). Для разработки графика рекомендуется взять за основу "Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Таблица 2

Знакомить всех сотрудников с таким глобальным графиком не имеет смысла. Лучше всего подготовить для каждого подразделения выписку из графика. В ней нужно перечислить все документы, которые относятся к сфере деятельности подразделения, и сроки, в которые их необходимо сдавать.

На практике некоторые фирмы используют смешанную схему документооборота. То есть составляют график, а потом выписки из него в виде схем, памяток передают в структурные подразделения компании.

Контроль над соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

6. Инвентаризация, ее виды и значение

Понятие инвентаризация происходит от латинского слова «инвентира», что означает «находить». Это сверка данных бухгалтерского учета с наличием объектов учета в натуральном выражении путем пересчета, взвешивания, измерения и дегустации.

На предприятии в определенные сроки проводят инвентаризацию для проверки достоверности данных бухгалтерского учета. Рекомендуемая периодичность проведения инвентаризации приведена в таблице 3.

Таблица 3

Минимально необходимая периодичность проведения инвентаризаций

Можно выделить несколько этапов инвентаризации:

Первый этап - подготовительный . Издается приказ о проведении инвентаризации; назначается комиссия; определяются сроки и объекты для инвентаризации; берутся расписки с материально-ответственных лиц о том, что поступившее под их ответственность имущество оприходовано (или списано в расход), все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию; определяются остатки по учетным данным; проверяются весы и другие измерительные приспособления; пломбируется помещение, где будет проведена инвентаризация и т.д.

Второй этап - основной . Натуральная и документальная проверка. Производятся подсчет, взвешивание, обмеривание, поиск документов, подтверждающих данные бухгалтерского учета о наличии имущественных прав, обязательств и резервов. Оформляются типовые формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. Недопустимо заполнять акты описи со слов этих лиц. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи последние дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Третий этап - аналитический . Сопоставляются полученные от проверки фактические данные с данными бухгалтерского учета, выявляются расхождения (излишки, недостачи, недооценка, переоценка) и составляются сличительные ведомости. Применяются следующие типовые бланки сличительных ведомостей: ИНВ-18 для основных средств, ИНВ-19 для товарно-материальных ценностей, ИНВ-20 для оптовой торговли, ИНВ-21 для розничной торговли. На этом этапе по распоряжению руководителя могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц обязательно до открытия помещения, в котором проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом (форма ИНВ-24) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма ИНВ-25).

Четвертый этап - заключительный . Проводится заключительное заседание инвентаризационной комиссии, на котором подписывается форма ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». На основании этого издается приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации и привлечении виновных к административной и материальной ответственности. Вносятся бухгалтерские записи. Составляются заявления в следственные органы и иски в судебные органы.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на соответствующих счетах. Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (счета расходов), а сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты.

В целях обеспечения легитимности и достоверности результатов инвентаризации следует принимать меры к соблюдению правил оформления документов и процедур проведения инвентаризации.

Таблица 4

Ошибки проведения инвентаризации и их последствия.

Инвентаризационная комиссия не несет ответственность за недостоверность данных, предоставленных другими организациями и используемых в целях составления инвентаризационных актов по материальным ценностям, за сохранность которых на момент инвентаризации работники организации не отвечают.

В каждой организации в обязательном порядке нужно производить периодические проверки материальных активов и различных обязательств, то есть фиксацию наличия и анализ состояния. Количество по факту, ценность и состояние материальных активов должно соответствовать цифрам, занесенным в бухгалтерские бумаги. Инвентаризация имущественных фондов, товаров, других активов является непременной процедурой для всех владельцев бизнеса.

По каким правилам проводится эта операция, и какие нюансы характерны для ее документального оформления, мы расскажем ниже.

Инвентаризация и ее объективная важность

Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией .

Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:

• естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
• выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
• проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).

Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия.

Практические функции инвентаризации

1. Она позволяет объективно оценить соблюдение условий складского хранения товаров.
2. По ней можно объективно судить о порядке ведения первичной и учетной документации.
3. Отражает практику ведения складского хозяйства.
4. Свидетельствует о степени полноты и достоверности бухучета.
5. Профилактика правонарушений и злоупотреблений.

Обязаны проводить по закону

Обязательность этой процедуры утверждена федеральным законодательством нашей страны. Предпринимателей обязывают регулярно инвентаризировать собственное, хранимое или арендованное имущество и свои финансовые обязательства два нормативных документа:

• Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства финансов России от 13 июня 1995 г. № 49).

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

• при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
• если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
• когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
• в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
• при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
• после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий - аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
• при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Кто устанавливает порядок процедуры?

Кроме требований закона, изложенных в Методических рекомендациях, все остальные нюансы инвентаризации остаются в ведении руководства организации. Естественно, их необходимо зафиксировать в локальной документации предприятия. Дирекции нужно прояснить следующие вопросы:

• какое количество инвентаризаций нужно проводить в течение рабочего года;
• в какое именно время это следует осуществлять;
• перечисление видов активов, подлежащих проверке;
• назначение главы и членов инвентаризационной комиссии;
• возможности выборочной (внезапной) инвентаризации.

Что именно проверяется

В зависимости от того, какие именно активы входят в перечень для инвентаризации, различают ту или иную ее форму:

• сплошная инвентаризация - весь имущественный фонд, отвечающий правам собственности фирмы, арендованные и/или взятые на ответственное хранение материальные ценности, плюс возможные неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
• выборочная (внезапная) инвентаризация - переучету подвержена означенная доля имущества (например, только активы в ведении конкретного лица, несущего материальную ответственность, либо объединенные территориально).

Объектами инвентаризирования в том или ином сочетании признаются такие группы материальных ценностей и коммерческих обязательств.

1. Основные средства фирмы.
2. Товары.
3. Нематериальное имущество.
4. Денежные инвестиции.
5. Незаконченное производство.
6. Планируемые траты.
7. Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
8. Расчеты.
9. Резервы.
10. Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).

Орган, осуществляющий проверку и учет

Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:

• профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
• участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
• контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
• обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
• оформление следствий инвентаризации.

Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (). В него можно включить:

• административных работников;
• сотрудников-бухгалтеров;
• внутренних аудиторов или независимых экспертов;
• представителей любой специальности, работающих на предприятии.

Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.

ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.

Инвентаризация на предприятии шаг за шагом

Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.

1. Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
   • оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации на предприятии;
   • контроль готовности инвентаризационной комиссии (или ее первичное назначение, если инвентаризацию проводят в первый раз);
   • установление дат проверки;
   • утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
   • вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
2. Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей. Для этого комиссии создаются все необходимые условия (работу предприятия допустимо приостановить на срок до 3 дней, руководитель обязан выдать все необходимые приборы, инструментарий и тару для обмера, взвешивания и других методов проверки, при необходимости предоставить рабочую силу для практической помощи, например, в перемещении имущества). При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок сотрудник. Если проверка растягивается на несколько дней, то, покидая место инвентаризации, комиссия обязана опечатать его.
3. Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2). Отдельно фиксируются результаты по собственному, арендованному или сохраняемому имуществу.
4. Документальный анализ. Сравнение задокументированной информации с имеющейся в бумагах бухгалтерии. Фиксация соответствия или установление разночтений. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
5. Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные нужно привести в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы:
   • зачет средств (взаимозачет);
   • списание убыли;
   • оприходование излишков;
   • отнесение на виновных лиц.