Shembuj të rregulloreve për përdorimin e kartave të korporatës. Karta e korporatës: kujt i duhet dhe pse. Tarifat aktuale për përdorimin e një karte korporative

Projektuar për të paguar shpenzimet që lidhen me biznesin ose aktivitetet kryesore të kompanisë, duke përfshirë shpenzimet e përgjithshme, argëtimin, transportin dhe udhëtimin, si dhe marrjen e parave të gatshme. Karta nuk mund të përdoret për pagesën e pagave dhe pagesave sociale. Në thelbin e saj, një kartë korporative është një analog i fondeve të lëshuara në llogari. Mund të jetë ose debiti ose krediti.

Për të lëshuar një kartë, një person juridik duhet të lidhë një marrëveshje me bankën për lëshimin dhe mirëmbajtjen e kartave të korporatës, e cila tregon informacione për punonjësit që do t'i përdorin këto karta. Marrëveshja duhet të shoqërohet me aplikime të punonjësve për lëshimin e kartave dhe prokura për ta nga shoqëria. Për të hapur një llogari karte, duhet të paraqisni dokumentet përkatëse në bankë.

Numri i mundshëm i kartave që do të hapen për llogari përcaktohet nga çdo bankë sipas gjykimit të saj.

Përparësitë e përdorimit të kartave të korporatës për organizatat:

Reduktimi i kostove operative dhe kohës që lidhet me nxjerrjen e shumave të përgjegjshme. Kompania nuk ka nevojë të marrë para nga banka për shpenzimet e biznesit, si dhe t'i dorëzojë dhe ruajë ato;

Nuk ka nevojë të blini valutë për udhëtime pune të huaja ose të hapni llogari në valutë dhe nuk ka nevojë të plotësoni deklaratat kur kaloni kufijtë. Fondet do të debitohen nga llogaria e kartës së kompanisë me konvertim automatik në monedhën e vendit në të cilin ndodhet mbajtësi i kartës;

Menaxhimi dhe kontrolli i shpenzimeve të kompanisë. Mundësia për të vendosur kufizime në karta dhe për të lidhur informacionin SMS ju lejon të kontrolloni shpenzimin e fondeve nga një punonjës i autorizuar në kohë reale. Për shembull, një organizatë mund të plotësojë një kartë në çdo kohë ose të rrisë kufirin e transaksioneve të një punonjësi të postuar. Banka gjithashtu i ofron kompanisë një pasqyrë të detajuar të transaksioneve duke përdorur kartat. Për shkak të kësaj, departamenti i kontabilitetit të kompanisë mund të kontrollojë shpenzimin e synuar të fondeve nga punonjësit;

Mundësia për të bërë pagesa në shuma mbi 100 mijë rubla. Në përputhje me udhëzimet e Bankës Qendrore të Federatës Ruse të datës 20 korrik 2007 Nr. 1843-U, pagesat në para në Federatën Ruse ndërmjet organizatave, përfshirë sipërmarrësit individualë, në lidhje me aktivitetet e tyre të biznesit, në kuadrin e një marrëveshjeje mund të të bëhet në një shumë jo më të madhe se 100 mijë rubla. Pagesat duke përdorur një kartë korporative i referohen pagesave pa para - kështu, ky kufizim nuk zbatohet për transaksionet me kartat e korporatës;

Duke përdorur kartën mund të bëni blerje në internet;

Qasje 24/7 në fondet në llogarinë e organizatës. Mundësia për të marrë para në çdo kohë nga ATM-të;

Mundësia për të bashkangjitur të gjitha kartat e korporatës në një llogari karte me një kufi të vetëm shpenzimesh për të gjithë punonjësit e organizatës ose për të ndarë të gjitha kartat e korporatës në grupe me kufirin e tyre të shpenzimeve;

Zvogëloni rrezikun e humbjes ose vjedhjes së parave të gatshme. Nëse karta humbet, klienti mund ta bllokojë atë, duke kursyer fondet;

Gjithashtu, në varësi të llojit të kartës dhe programit bankar, kartat e korporatave kanë lloje të caktuara zbritjesh dhe përfitimesh.

Shërbimi vjetor i një karte të korporatës në bankat ruse kushton mesatarisht nga 1 mijë rubla. Për shembull, në Bankën Avangard, shërbimi vjetor i një karte MasterCard Business kushton 900 rubla, dhe MasterCard Gold - 2 mijë. Në Bankën Aksionare Industriale të Shën Petersburg (SIAB), shërbimi vjetor i një karte Visa Business do të kushtojë 1 mijë rubla.

Bankat mund të vendosin një bilanc minimal të llogarisë në një kartë. Pra, në Avangard Bank është e barabartë me 10 mijë rubla.

Kompanitë, si qytetarët e zakonshëm, mund të paguajnë shpenzimet e tyre duke përdorur kartat bankare. Megjithatë, me gjithë komoditetin e një skeme të tillë, ka disa vështirësi në përpunimin dhe llogaritjen e këtyre shpenzimeve. Le të përpiqemi t'i konsiderojmë ato.

Për të lëshuar një kartë pagese për një kompani, duhet të lidhni një marrëveshje me bankën. Shumica e institucioneve të kreditit ofrojnë shërbime të tilla. Sidoqoftë, nëse një organizatë (klient) lidh një marrëveshje me një bankë, atëherë mbajtësi i kartës bankare është një individ që vepron si përfaqësues i autorizuar i kompanisë. Ky mund të jetë ose drejtori i kompanisë ose ndonjë person tjetër. Është emri i tij dhe jo emri i kompanisë që do të tregohet në kartë.

Personat juridikë mund të hapin dy lloje kryesore kartash për punonjësit e tyre. E para është një kartë pagese, ajo ka për qëllim që mbajtësi i saj të kryejë transaksione brenda kufijve të shumës së fondeve të vendosura nga banka, shlyerjet për të cilat kryhen në kurriz të parave të kompanisë në llogarinë e saj bankare. Karta e dytë është një kartë krediti. Shlyerjet në karta të tilla kryhen duke përdorur fondet e siguruara nga banka deri në kufirin e vendosur në përputhje me kushtet e marrëveshjes së kredisë.

Kështu, këto dy lloje të kartave bankare ndryshojnë nga njëra-tjetra në atë që në rastin e parë, për të marrë një kartë bankare pagese, një organizatë duhet të transferojë para në një llogari bankare tashmë të hapur ose të hapë një llogari të veçantë karte në një bankë. . Në rastin e dytë, banka në fakt i jep një hua organizatës.

Klientët (d.m.th. firmat) lidhin një marrëveshje me një institucion krediti, e cila përcakton kushte specifike për sigurimin e fondeve për shlyerjet për transaksionet e kryera duke përdorur karta pagese, karta krediti, procedurën e kthimit të fondeve të dhëna, si dhe llogaritjen dhe pagesën. e interesit për paratë e specifikuara.

Një mbajtës i kartës i autorizuar nga kompania mund të kryejë transaksione duke përdorur disa karta pagese dhe krediti të lëshuara nga një bankë. Transaksionet mund të kryhen në disa llogari klientësh duke përdorur një kartë pagese ose kartë krediti të lëshuar nga institucioni kreditor lëshues për një person të autorizuar nga klienti. E gjithë kjo duhet të parashikohet në marrëveshjen e shërbimit me bankën.

Një kartë krediti i lëshohet drejtpërdrejt një individi - mbajtësi i kartës, i cili mund të kryejë operacionet e mëposhtme duke përdorur kartat e pagesave dhe kreditit:

Marrja e parave të gatshme;

Pagesa e shpenzimeve në lidhje me aktivitetet e biznesit, duke përfshirë pagesën e shpenzimeve të udhëtimit dhe argëtimit, në territorin e Federatës Ruse;

Marrja e parave të gatshme në valutë të huaj jashtë territorit të Rusisë;

Pagesa e shpenzimeve të udhëtimit dhe mikpritjes në valutë të huaj jashtë territorit të Federatës Ruse.

Nga rruga, më shpesh kompanitë përdorin karta bankare për të paguar shpenzimet e mikpritjes dhe udhëtimit.

Avantazhi i madh i operacioneve të tilla është se kufiri i pagesës në para prej 60 mijë rubla nuk vlen për pagesat për mallra, punë dhe shërbime midis organizatave. Në fund të fundit, ky kufi vlen vetëm për pagesat në para. Dhe pagesa për mallra, punë ose shërbime duke përdorur një kartë bankare "është një mjet për pagesa pa para".

Në kontabilitet

Baza për hartimin e dokumenteve të shlyerjes dhe të tjera për të pasqyruar shumat e transaksioneve të kryera duke përdorur kartat e pagesave në kontabilitet është regjistri i pagesave ose ditari elektronik. Të dy dokumentet lëshohen nga banka, me regjistrin e lëshuar zakonisht në letër, dhe ditarin në formë elektronike

Debitimi ose kreditimi i fondeve për transaksionet me kartë zakonisht kryhet jo më vonë se dita e punës pas ditës kur banka merr regjistrin e pagesave ose ditarin elektronik nga një qendër e vetme shlyerjeje. Më pas, këto dokumente mund të merren nga kompania.

Është e rëndësishme!
Shoqëria duhet të informojë zyrën e taksave për regjistrimin e kartës. Ashtu si hapja e çdo llogarie tjetër, kompania duhet të njoftojë organet tatimore brenda dhjetë ditëve. Shkelja e këtij afati nënkupton një gjobë prej pesë mijë rubla (klauzola 1 e nenit 118 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse).

D 55 nën-llogari "Llogaria e kartës speciale" K 51 "Llogaria rrjedhëse"
Fondet u transferuan në një llogari të kartës bankare nga një llogari rrjedhëse

D 55 nën-llogari “Llogaria e kartës speciale” K 52 “Llogaria valutore”
Fondet u transferuan në një kartë bankare nga një llogari në valutë të huaj

Masa e shpërblimit që banka ngarkon për servisimin e një llogarie të veçantë karte është shpenzime operative në kontabilitet dhe llogaritet në debitin e llogarisë 91 “Të ardhura dhe shpenzime të tjera”, nënllogari “Shpenzime të tjera”.

Në të dhënat e kontabilitetit të një organizate, kur paguani për shërbimet bankare, bëhet shënimi i mëposhtëm:

Paguhet për shërbimet bankare

Sidoqoftë, gjëja më e vështirë është organizimi i kontabilitetit analitik për nënllogarinë "Llogaria e Kartës Speciale". Në fund të fundit, kontabiliteti për këtë nënllogari duhet të organizohet në kontekstin e llogarive specifike të kartave të hapura në një bankë të caktuar. Gjithashtu, kontabiliteti analitik ndikohet ndjeshëm nga kushtet për lëshimin dhe përdorimin e kartave bankare të ofruara nga banka.

Kështu, për shembull, kur lidh një marrëveshje, banka mund të vendosë një kusht për praninë e një bilanci minimal në llogarinë e organizatës (një depozitë sigurie që mund të përdoret për shlyerje në raste të jashtëzakonshme për të mbuluar tejkalimin e kufirit të pagesës). Në këtë rast, këshillohet të përdorni nënllogaritë e rendit të dytë "Llogaria e veçantë e kartës - bilanci minimal" dhe "Llogaria speciale e kartës - kufiri i pagesës".

Nëse hapen disa karta për një llogari të veçantë karte, atëherë çdo mbajtës mund të kryejë transaksione duke përdorur ato brenda kufirit total të pagesës. Në këtë rast, kontabiliteti analitik i mbajtësve të kartelave nuk kërkohet derisa fondet t'i lëshohen personit përgjegjës.

Nëse çdo kartë pagese korrespondon me një llogari të veçantë karte, atëherë kur fondet transferohen në një llogari të veçantë karte, një deklaratë e veçantë i dërgohet bankës që përmban të dhënat e mbajtësve dhe numrat e kartës, si dhe shumat që do të kreditohen në secilën bankë. kartelë. Në këtë rast, kontabiliteti analitik kryhet në kontekstin e mbajtësve të kartave të lëshuara.

Kur hapni një kartë bankare në valutë, duhet të keni parasysh se në përputhje me Rregulloren e Kontabilitetit “Kontabiliteti i aktiveve dhe detyrimeve, vlera e të cilave shprehet në valutë” PBU 3/2000, miratuar me Urdhër të Ministrisë së Financat e Federatës Ruse, datë 10 janar 2000 Nr. 2n "Për miratimin e rregulloreve të kontabilitetit "Kontabiliteti i aktiveve dhe detyrimeve, vlera e të cilave shprehet në valutë të huaj" PBU 3/2000" (në tekstin e mëtejmë PBU 3/ 2000), valuta e huaj e mbajtur në një llogari të veçantë karte duhet të rivlerësohet në datën e transaksionit dhe në datën e përgatitjes së pasqyrave financiare.

Diferencat e shfaqura në këmbim merren parasysh për qëllime kontabël dhe tatimore; Për më tepër, në të dy llojet e kontabilitetit, shumat e diferencave të kursit të këmbimit konsiderohen të ardhura (shpenzime) jo operative. Në kontabilitet, diferencat e kursit të këmbimit përfshihen në rezultatet financiare dhe pasqyrohen në llogarinë 91 “Të ardhura dhe shpenzime të tjera”:

Nënllogari D 55 "Llogaria e kartës speciale" K 91 nënllogaria "Të ardhura të tjera"
Është pasqyruar shuma e diferencës pozitive të kursit të këmbimit

D 91 nënllogari “Shpenzime të tjera” K 55 nënllogari “Llogaria e kartës speciale”
Është pasqyruar shuma e diferencës negative të kursit të këmbimit

Për raport

Paratë e debituara nga llogaria e një personi juridik konsiderohen të lëshuara në llogari për mbajtësin e kartës bankare. Përveç kësaj, mbajtësi i kartës mund të përdorë kartën e pagesës drejtpërdrejt për të tërhequr para. Në këtë rast, punonjësi duhet të sigurojë raporte paraprake dhe dokumente që konfirmojnë shpenzimet. Nëse ai nuk e bëri këtë, dhe deklarata bankare tregon se paratë e gatshme janë tërhequr nga llogaria e kartës, llogaritari i organizatës pasqyron borxhin e punonjësit të organizatës si më poshtë:

D 73 “Zgjidhjet me personelin” K 55 nënllogari “Llogaria e kartës speciale”
Reflektohet fshirja e parave nga një llogari e veçantë e kartës së pa konfirmuar nga dokumentet parësore

Pas marrjes së raportit paraprak, shpenzimet e bëra (në lidhje me aktivitetet prodhuese të organizatës) pasqyrohen në mënyrë të përgjithshme. Nëse shpenzimet e kryera nga një punonjës i organizatës nuk lidhen me aktivitetet prodhuese të organizatës, atëherë kjo e fundit është e detyruar t'i rimbursojë ato. Rimbursimi nga punonjësi i këtyre shumave mund të bëhet në dy mënyra: ose punonjësi i organizatës depoziton para në arkën e organizatës, ose organizata zbret shumën e dëmit nga paga e punonjësit.

Kohët e fundit, pagesat duke përdorur kartat e korporatës janë bërë të zakonshme për shumicën e bizneseve. Këto instrumente pagese janë të lehta për t'u përdorur.

Kontabiliteti për kartat e korporatës mjaft e thjeshtë. Kontabilistët me përvojë, si rregull, nuk kanë asnjë problem në regjistrimin e transaksioneve. Vështirësitë mund të lindin kur përpilohen nga punonjësi të cilit i është lëshuar. Më pas, ne do të shqyrtojmë tiparet e operacioneve reflektuese.

Informacion i pergjithshem

Kartat e korporatës janë karta bankare, fondet në të cilat i përkasin organizatës. Me ndihmën e tyre paguhen shpenzimet e bëra nga punonjësit si pjesë e aktiviteteve të tyre profesionale.

Mund të kryhet pagesa me kartë të korporatës shpenzimet e udhëtimit, biznesit dhe argëtimit. Ky instrument pagese nuk përdoret për qëllime personale të punonjësit, kreditim të fitimeve ose përfitime sociale.

Llojet

Ka karta krediti dhe pagese (debiti). Me ndihmën e kësaj të fundit, pagesa bëhet në kurriz të fondeve të vendosura në llogarinë e ndërmarrjes, ose një mbitërheqje.

Për kartat e kreditit, në përputhje me rrethanat, pagesat bëhen duke përdorur fonde të huazuara të siguruara nga struktura bankare.

Karakteristikat e operacionit

Rimbushja bëhet me transfertë bankare. Për ta bërë këtë, një urdhër pagese i dërgohet organizatës bankare.

Fondet mund të shpenzohen vetëm duke përdorur kartën. Kjo mund të jetë ose transaksione të rregullta pa para ose emetim me para.

Për kartat e korporatës Kufijtë e pagesave të vendosura nga Banka Qendrore për pagesat me para në dorë nuk zbatohen. Ndërkohë, organizatat bankare, të udhëhequra nga rekomandimet e Bankës Qendrore, mund të vendosin një kufi emetimi. Për shembull, sipas Karta e korporatës Sberbank shuma maksimale është 100 mijë rubla në ditë.

Përparësitë e instrumenteve të pagesës

Mund të vërehen avantazhet e mëposhtme të përdorimit të kartave të korporatës:

• Kontrolli i shpenzimeve të punonjësve. Së pari, të gjitha transaksionet do të pasqyrohen në llogarinë e kompanisë. Së dyti, është formuar, e cila pasqyron të gjitha shpenzimet e bëra për një periudhë të caktuar.
• Mundësia e përdorimit të fondeve në çdo kohë. Qasja në para në llogari është e disponueshme 24 orë në ditë.
• Bllokimi i shpejtë i kartës në rast të problemeve.
• Mundësia e përdorimit të fondeve në udhëtime pune jashtë vendit. Nuk ka nevojë të blini valutë të huaj kur udhëtoni jashtë Federatës Ruse. Në të njëjtën kohë, një punonjës i vendosur jashtë vendit mund të dërgohet shpejt nga Rusia.
• Kursime të konsiderueshme në kohë kur rezervoni dhe paguani biletat dhe dhomat e hotelit.

Njoftimi i Shërbimit Federal të Taksave dhe fondet

Informacioni për llogarinë e hapur duhet t'i dërgohet Fondit të Pensionit, Sovjetit të Lartë dhe Shërbimit Tatimor. Aktualisht, njoftimi dërgohet nga vetë organizata bankare që i shërben llogarisë.

Njoftimi kryhet brenda 7 ditëve (ditë pune).

Nuanca të rëndësishme

Kartat e korporatës për persona juridikë lëshohen për punonjës të veçantë të ndërmarrjes, pra janë të regjistruar.

Pasqyrimi i transaksioneve në kontabiliteti për kartat e korporatës kryhet, si rregull, në një llogari të veçantë.

Një llogari bankare mund të hapet si në rubla ashtu edhe në valutë të huaj. Në rastin e parë, nuk ka nevojë të hapni një llogari shtesë në valutë të huaj. Sipas Rregullores së Bankës Qendrore Nr. 266-P, pagesa me kartë të korporatës mund të kryhet edhe në një monedhë të ndryshme nga monedha e llogarisë. Kur merr, për shembull, dollarë, sistemi i bankës do të konvertojë shumën e kërkuar (të konvertojë automatikisht rubla në dollarë).

Qëllimet e shpenzimeve

Aktet rregullatore përcaktojnë një listë të operacioneve që mund të kryhen në valutë të huaj duke përdorur një kartë korporate:

• Marrja e parave të huaja jashtë vendit të Federatës Ruse për të paguar shpenzimet e mikpritjes dhe udhëtimit.
• Pagesa e shpenzimeve (shpenzimet e përfaqësuesit/udhëtimit) në organizatat tregtare/shërbuese në valutë të huaj jashtë Rusisë.

Transaksionet e tjera konsiderohen të paligjshme. Monitorimi i respektimit të listës kryhet nga struktura bankare.

Dokumenti lokal i organizatës

Ndërmarrja duhet të hartojë një akt që përcakton rregullat bazë për përdorimin e kartave të korporatës. Në këtë dokument ju duhet të përcaktoni:

• Lista e operacioneve dhe shpenzimeve që lejohen të kryhen nga një punonjës.
• Kufijtë e vendbanimeve.
• Procedura e paraqitjes raporti i kartës së korporatës.
• Informacion në lidhje me papranueshmërinë e zbulimit të kodit PIN palëve të treta.
• Periudha brenda së cilës punonjësit i kërkohet të sigurojë një raport paraprak në kartën e korporatës. Në të njëjtin paragraf, këshillohet të renditni dokumentet që do të konfirmojnë informacionin.

Përveç kësaj:

• Urdhri i menaxherit përcakton rrethin e punonjësve që kanë të drejtë të marrin kartat e korporatës.
• Marrëveshjet e përgjegjësisë lidhen me punonjësit përkatës.
• Punonjësit që mbajnë karta duhet të jenë të njohur me procedurën e përdorimit të kartave kundrejt nënshkrimit.

Kthimi dhe emetimi i instrumenteve të pagesës mbahet në një libër të veçantë.

Karakteristikat e reflektimit

Kontabiliteti për llogarinë rrjedhëse kryhet në ndërmarrje në llogari. 55. Për të hapet një nënllogari 55.4.

Nëse llogaria e parashikon atë, këshillohet të krijoni nënllogari të rendit të dytë: "Bilanci minimal" dhe "Kufizimi i pagesës".

Nëse një organizatë ka hapur disa llogari (për secilën kartë), atëherë për secilën prej tyre krijohet nënllogaria 55.4. Nëse për një llogari lëshohen disa karta të punonjësve të ndryshëm, të cilët kryejnë pagesa brenda kufirit të përgjithshëm, nevoja për të mbajtur shënime analitike në kontekstin e mbajtësve përcaktohet nga ndërmarrja në mënyrë të pavarur.

Në rastet kur një kartë korporate është e lidhur me një llogari të vetme rrjedhëse, këshillohet të krijoni një nënllogari për llogarinë. 51 ose 52.

Kontabiliteti i transaksioneve

Për lehtësi, rregullat për pasqyrimin e transaksioneve janë paraqitur në tabelë:

Për të pasqyruar rimbushjen kartë korporative në 1C“Përdor dokumenti “Fshirja nga llogaria”, ndodhet në seksionin “Banka dhe arkë”.

Kontabiliteti për vendbanimet

Ekzistojnë dy mundësi për pasqyrimin e transaksioneve: të thjeshtuara dhe akademike. Karakteristikat e tyre janë paraqitur në tabela.

Nëse data raporti i kartës së korporatës përkon me ditën e pasqyrimit të transaksionit në pasqyrën bankare, postimet bëhen sipas opsionit të parë.

Për më tepër, për të dy opsionet, sasia e dëmit duhet të merret parasysh:

Raporti i kartës së korporatës: shembull

Punonjësi që ka marrë fondet për raportin duhet të paraqesë një dokument që përshkruan të gjitha shpenzimet e bëra. Dokumentet mbështetëse i janë bashkangjitur. Rregulloret përkatëse përcaktohen në Procedurën e miratuar nga Banka Qendrore.

Me urdhër të Komitetit Shtetëror të Statistikave të vitit 2001, u miratua formulari standard i raportit AO-1.

Formulari, megjithatë, nuk përmban rreshta në të cilat mund të pasqyrohen transaksionet në kartat e korporatës. Ju mund ta korrigjoni situatën në dy mënyra:

• Plotësoni formularin standard. Siç përcaktohet në Procedurë, organizata ka të drejtë të shtojë rreshta shtesë në formularin e unifikuar.
• Zhvilloni vetë formularin. Formularët e unifikuar nga 01/01/2013 nuk konsiderohen të detyrueshëm për ndërmarrjet. Dispozita përkatëse rrjedh nga Ligji Federal Nr. 402.

Le të shohim një shembull. Punonjësit iu dhanë Karta e korporatës Sberbank, ku janë në dispozicion 50 mijë rubla. Ai u udhëzua të blinte një pajisje shumëfunksionale, kostoja e së cilës ishte 110 mijë rubla. Në përputhje me urdhrin e pagesës, 65 mijë rubla u transferuan në kartë. Pas blerjes së pajisjes, bilanci ishte 5000 rubla.

Një kontabilist i ndërmarrjes plotëson formularin standard të raportit me disa rreshta. Para së gjithash, jepen kolona për të pasqyruar shumat e fondeve në datën e fillimit të përdorimit të kartës:

• "Bilanci i kartës". Ky rresht plotësohet nëse punonjësi nuk ka dorëzuar instrumentin e pagesës.
• “Lëshimi i kartës Nr....”. Kjo linjë tregon informacionin nëse instrumenti i pagesës është lëshuar përpara ekzekutimit të detyrës.

Gjendja në kartë njihet si e barabartë me 0 sipas kushteve të shembullit, pasi punonjësit i është dhënë karta përpara ekzekutimit të urdhrit. Rreshti "Karta e lëshuar" tregon numrin dhe shumën e disponueshme të saj.

Për të pasqyruar rimbushjen e fondeve, në raport është shtuar kolona "Urdhërpagesë". Data dhe numri i dokumentit tregohen këtu.

Rreshti "Total" duhet të përmbajë shumën e bilancit në kartën e lëshuar dhe shumën e transfertës shtesë. Sipas kushteve të shembullit, totali total është 115 mijë rubla.

Në pjesën e pasme të raportit duhet të renditen dokumentet me të cilat punonjësi konfirmon shpenzimet e bëra. Punonjësi duhet të tregojë datën e shpenzimit dhe shumën.

Tërheqja e parave të gatshme

Kur hartoni një formular raporti, është e nevojshme të parashikohet një situatë ku një punonjës nuk do të jetë në gjendje të paguajë për shërbime ose mallra me transfertë bankare. Prandaj, punonjësi do të duhet të arkëtojë shumën e kërkuar.

Për të pasqyruar operacione të tilla, shtohen rreshtat e mëposhtëm:

• "Marrë nga harta".
• "Paratë e gatshme të shpenzuara."
• "Shtuar në kartë nëpërmjet terminalit."
• "Bilanci i parave të gatshme".

Të gjitha transaksionet me fonde pasqyrohen në pjesën e përparme të raportit.

Dëftesë për marrjen e dokumentit

Punonjësi raportues duhet t'i japë një raport llogaritarit ose drejtuesit të ndërmarrjes. Pas kësaj, dokumenti kontrollohet dhe më pas miratohet nga drejtori i organizatës.

Mallrat dhe shërbimet e blera nga punonjësi llogariten. Punonjësi merr një faturë për pranimin e raportit - pjesa e poshtme e formularit. Nëse nuk parashikohet në formën e zhvilluar nga ndërmarrja, dëftesa hartohet në çdo formë.

Miratimi i formularit

Sipas rregullave të përgjithshme, menaxheri duhet të miratojë formularin e zhvilluar nga ndërmarrja në mënyrë të pavarur. Një kërkesë e tillë përcaktohet në Ligjin Federal Nr. 402. E njëjta kërkesë vlen edhe nëse organizata përdor një formë të unifikuar.

Në mënyrë tipike, formularët mostër të dokumenteve parësore jepen në shtojcat e urdhrit për miratimin e politikave kontabël.

Hapja e një llogarie

Për të krijuar një llogari me kartat e korporatës, kompanisë së pari do t'i nevojiten dokumentet e nevojshme për të hapur një llogari të rregullt. Përveç kësaj, ju duhet të shkruani një aplikim, formulari i të cilit jepet nga banka. Është shkruar për çdo mbajtës të kartës së punonjësit. Bashkëngjiten edhe dokumentet me të cilat identifikohen punonjësit përkatës. Po flasim, në veçanti, për një pasaportë, si dhe dokumente që konfirmojnë marrëdhënien e punës me ndërmarrjen (kopje e kontratës). Banka mund të kërkojë dokumente të tjera nëse është e nevojshme.

Një kartë bankare e korporatës është një mjet modern pagese celular që lejon punonjësit të bëjnë blerje dhe të paguajnë faturat në interes të organizatës pothuajse kudo dhe në çdo kohë. Ne do t'ju tregojmë se cilat janë kartat bankare të korporatave, si ndryshojnë nga ato të zakonshme, si dhe procedurën e lëshimit dhe përdorimit të tyre.

Cilat janë kartat e korporatës

Punonjësit vazhdimisht duhet të paguajnë diçka në emër dhe në interes të organizatave të tyre: shpenzimet e argëtimit dhe udhëtimit, faturat nga furnitorët, shërbimet komunale, furnizimet e zyrës, biletat e udhëtimit, etj.

Për të mos paguar shpenzime të tilla me shpenzimet e tyre, punonjësit janë të detyruar të kontaktojnë arkën e organizatës për lëshimin e shumave të përgjegjshme të parave, si dhe të paraqesin raporte për fondet e shpenzuara tashmë. Në këtë rast, kufiri i vendosur nga pikat 5 dhe 6 të Direktivës së Bankës Qendrore të Federatës Ruse, datë 7 tetor 2013 Nr. 3073-U duhet të respektohet për tërheqjen e fondeve nga arka brenda kuadrit të një marrëveshje (100,000 rubla).

Fletë mashtrimi në artikull nga redaktorët e BUKH.1S për ata që nuk kanë kohë

1. Karta e korporatës është një lloj karte bankare debiti dhe krediti që lejon punonjësit e një ndërmarrje të paguajnë në mënyrë të pavarur për pritjen, udhëtimin dhe shpenzimet e tjera që lidhen drejtpërdrejt me aktivitetet ekonomike të organizatës.

2. Paratë në kartën e korporatës janë para të vetë organizatës, dhe gjatë përdorimit të kartës, paratë shpenzohen automatikisht nga llogaria e saj rrjedhëse.

3. Kartat e korporatës janë debiti dhe krediti, personale dhe mbajtëse, rubla dhe monedha.

4. Organizatat nuk janë të detyruara të informojnë organet tatimore dhe fondet ekstrabuxhetore për regjistrimin e kartave të korporatës.

5. Kartat e korporatës mund të përdoren si për tërheqje cash ashtu edhe për pagesa pa para.

6. Organizata miraton në mënyrë të pavarur procedurën e raportimit për paratë e tërhequra dhe të transferuara nga një kartë korporate.

Kështu, emetimi standard i parave në llogari shoqërohet me disa shqetësime: kostot e kohës, dokumentet dhe kufizimet në sasinë e fondeve. Një alternativë shumë më e përshtatshme dhe moderne ndaj kësaj metode të lëshimit të parave për punonjësit është përdorimi i tyre i kartave bankare të korporatave.

Një kartë korporate është një lloj karte bankare debiti dhe krediti që lejon punonjësit e një ndërmarrje të paguajnë në mënyrë të pavarur për mikpritjen, udhëtimin dhe shpenzimet e tjera që lidhen drejtpërdrejt me aktivitetet e biznesit të organizatës.

Paratë në një kartë të tillë janë paratë e vetë organizatës, dhe kur përdorni kartën, paratë shpenzohen automatikisht nga llogaria e saj rrjedhëse. Përndryshe, nga llogaria e kartës me të cilën është lidhur karta e korporatës. Prandaj, kartat e korporatave shpesh kanë një kufi në tërheqjet dhe shpenzimet e fondeve për të parandaluar humbje të mëdha.

E drejta për të përdorur kartat e korporatës mund t'i jepet ose një punonjësi të organizatës (për shembull, llogaritari kryesor) ose disa. Në mënyrë tipike, kartat e korporatës mbahen nga drejtori, llogaritari, sekretari, si dhe ata punonjës, aktivitetet e të cilëve përfshijnë udhëtime të rregullta pune.

Kartat e korporatës janë të llojeve të mëposhtme:

Debiti- fondet e veta të organizatës përdoren për llogaritjet. Në të njëjtën kohë, është e mundur të lidhni një mbitërheqje - nëse fondet tuaja mbarojnë, banka i siguron organizatës fonde të huazuara në një shumë të caktuar.

Kredia– punonjësit tërhiqen dhe paguajnë me para jo nga vetë organizata, por me fonde të huazuara që i përkasin institucionit të kreditit.

Gjithashtu kartat mund të jenë i personalizuar(i lëshohen një punonjësi të caktuar dhe mund të përdoren vetëm prej tij) dhe kartat e mbajtësit(pa emër, pagesat dhe tërheqjet nga karta të tilla i lejohen çdo personi që paraqet kartën për pagesë).

Për më tepër, ka karta korporative në rubla dhe në valutë të huaj. Regjistrimi i këtij të fundit justifikohet, veçanërisht kur bëhet e nevojshme të paguhen shpenzimet që lidhen me udhëtimet e huaja të punës të punonjësve.

Regjistrimi i kartave të korporatës

Procedura për lëshimin dhe marrjen e kartave të korporatave rregullohet me Rregulloren e Bankës Qendrore të Federatës Ruse, datë 24 dhjetor 2004 Nr. 266-P "Për lëshimin e kartave të pagesave dhe për transaksionet e kryera me përdorimin e tyre". Kartat e korporatave lëshohen nga bankat në bazë të një aplikacioni përkatës nga organizata.

Një kartë bankare e korporatës nuk është një llogari bankare, por është vetëm një mjet pagese (klauzola 1.12 e Rregullores së Bankës Qendrore të Federatës Ruse, datë 24 dhjetor 2004 Nr. 266-P). Prandaj, hapja e një karte korporative është e mundur vetëm nëse organizata ka llogari bankare ekzistuese. Është e pamundur të marrësh një kartë pa një llogari të vlefshme.

Një kartë korporate mund të lidhet me një llogari rrjedhëse ekzistuese ose mund të hapet një llogari e veçantë për një kartë të tillë. Nëse një organizatë hap një llogari të veçantë karte, paratë në të do të ruhen në mënyrë autonome dhe të pavarur nga paratë në llogarinë rrjedhëse. Disa karta korporative mund të lidhen me një llogari.

Organizatat nuk u kërkohet të informojnë autoritetet tatimore dhe fondet ekstra-buxhetore për lëshimin e kartave të korporatës. Sidoqoftë, ata nuk janë të detyruar të njoftojnë për hapjen e llogarive të kartave, pasi ky detyrim u hoq me Ligjin Federal Nr. 52-FZ, datë 2 Prill 2014.

Kur hapni një llogari karte për një kartë korporative, aplikimi për hapjen e saj (në emër të një personi juridik) zakonisht shoqërohet me një ekstrakt nga Regjistri i Bashkuar Shtetëror i Personave Juridik, një aplikim nga mbajtësi i ardhshëm i kartës së korporatës në lidhje me çështjen e kartën, pasaportën e tij, si dhe një prokurë për mbajtësin e kartës me të drejtën e disponimit të fondeve në kartë. Një listë specifike e dokumenteve krijohet nga banka.

Banka ofron gjithashtu të vendosë kufij të caktuar për heqjen e parave nga karta. Mund të vendosen kufizime individuale për secilën kartë. Ato mund të jenë të përhershme ose të përkohshme. Për shembull, me marrëveshje me organizatën, banka mund t'i ndalojë mbajtësit e kartave të korporatave të debitojnë më shumë se 10,000 rubla në javë nga karta.

Kartat e korporatës

Çfarë mendoni se e pengon përdorimin e gjerë të kartave bankare të korporatave?

Përdorimi i kartave të korporatës

Kartat e korporatave mund të përdoren si për tërheqje cash ashtu edhe për pagesa pa para. Për më tepër, për të kryer këto operacione, punonjësit nuk kanë nevojë të shkruajnë ndonjë kërkesë, dhe menaxhmenti nuk ka nevojë të lëshojë një dokument të veçantë administrativ (klauzola 6.3 e Direktivës së Bankës Qendrore të Federatës Ruse, datë 11 Mars 2014 Nr. 3210 -U). Nuk ka nevojë të transferoni para nga banka në arkën e kompanisë dhe t'i lëshoni ato për raportim. Kur tërhiqni para nga një kartë korporative, gjithashtu nuk keni nevojë t'i transferoni këto para përmes arkës.

Paratë që përdorin kartën mund të tërhiqen dhe transferohen në një llogari tjetër nga vetë punonjësi në çdo kohë kur lind nevoja. Një rast i veçantë i një nevoje të tillë është një udhëtim pune.

Kur shkon në një udhëtim pune, një punonjës mund të përdorë një kartë korporate për të paguar biletat e udhëtimit, karburantin dhe lubrifikantët, dhomat e hotelit, shërbimet e mensës dhe kafeneve, si dhe të gjitha shpenzimet e ndërlidhura të mikpritjes. Për më tepër, nëse keni një kartë të monedhës së korporatës, një punonjës i vendosur jashtë Rusisë mund të tërheqë lirisht valutë të huaj nga një kartë e tillë.

Të gjitha paratë e hequra nga karta e korporatës në këtë mënyrë konsiderohen automatikisht të lëshuara për punonjësit e postuar në llogari. Një punonjës që kthehet nga një udhëtim pune duhet vetëm të raportojë mbi shpenzimet e bëra duke përdorur formularin e unifikuar Nr. AO-1.

Në të njëjtën kohë, nuk është e nevojshme të përgatiten raporte për të gjitha rastet e shpenzimit të fondeve nga karta. Legjislacioni nuk përmban rregulla të tilla. Prandaj, punonjësi ka të drejtë të sigurojë një raport të vetëm paraprak për të gjitha rastet e tërheqjes dhe shpenzimit të parave nga karta. Sigurimi i dokumenteve mbështetëse (pranimet e parave të gatshme, biletat e udhëtimit, etj.) bëhet në mënyrë të përgjithshme.

Organizata miraton në mënyrë të pavarur procedurën e raportimit për paratë e tërhequra dhe transferuara nga një kartë korporative. Frekuenca e paraqitjes së raporteve të tilla paraprake në departamentin e kontabilitetit përcaktohet gjithashtu nga vetë organizata, duke marrë parasysh natyrën e aktiviteteve të saj të biznesit.

Për të qenë në gjendje të përdorë një kartë bankare të korporatës, një punonjës duhet të ketë një kartë të personalizuar të korporatës ose të jetë në listën e punonjësve të organizatës që kanë të drejtë të përdorin kartat e korporatës jo të regjistruara. Kjo listë miratohet nga kreu i organizatës.

Si rregull i përgjithshëm, për shkak të vetë thelbit të një karte korporative, nuk lejohet të përdoret për qëllimet e mëposhtme:

• pagesa e pagave për punonjësit;
• pagesën e përfitimeve dhe kompensimit për punonjësit;
• blerja e mallrave dhe shërbimeve për qëllime personale që nuk lidhen me aktivitetet ekonomike të organizatës.

Por ky rregull nuk do të thotë që paratë nga një kartë korporative nuk mund të përdoren për qëllimet e mësipërme. Në fakt, ata munden, pasi legjislacioni nuk përmban asnjë kufizim për përdorimin e kartave të korporatave. Në të njëjtën kohë, tërheqja e parave nga karta për qëllime që nuk përcaktohen nga nevojat e vetë organizatës duhet të zyrtarizohet siç duhet. Pra, për të paguar pagat, një kontabilist mund të tërheqë para nga kartela dhe t'i depozitojë ato në arkën e organizatës duke përdorur një urdhër marrje parash.

Punonjësit gjithashtu mund të përdorin kartat e korporatës për qëllime personale (kjo nuk mund të gjurmohet dhe parandalohet në kohën e duhur), por kjo rezulton në humbje. Ai duhet të përbëhet nga paga e punonjësit.

BUKH.1S hapi një kanal në mesazherin Telegram. Ky kanal shkruan çdo ditë me humor për lajmet kryesore për kontabilistët dhe përdoruesit e programeve 1C. Për t'u bërë pajtimtar kanali, duhet të instaloni mesazhin Telegram në telefonin ose tabletin tuaj dhe t'i bashkoheni kanalit: https://t.me/buhru (ose shkruani @buhru në shiritin e kërkimit në Telegram). Lajme rreth taksave, kontabilitetit dhe 1C - menjëherë në telefonin tuaj!

Faqja kryesore — Konsultimet

Përdorimi i kartave të korporatave si një mjet për të bërë pagesa po bëhet gjithnjë e më popullor. Kjo për faktin se karta të tilla janë një mënyrë e besueshme dhe e përshtatshme për të paguar shpenzimet që lidhen me aktivitetet ekonomike të organizatës, kryesisht shpenzimet e udhëtimit dhe argëtimit. Si duket në praktikë procesi i lëshimit të kartave të korporatës? Cilat dokumente mund të përdoren për të konfirmuar shpenzimet e bëra? Cilat autoritete duhet të njoftoj për hapjen e një llogarie të veçantë bankare?

Çfarë është një kartë bankare e korporatës?

Një kartë korporative, si çdo kartë tjetër bankare plastike, është një mjet personal pagese i destinuar për të paguar mallra ose shërbime, si dhe për marrjen e parave të gatshme nga ATM-të dhe bankat.
Procedura për qarkullimin e kartave bankare në territorin e Federatës Ruse rregullohet nga Rregulloret për lëshimin e kartave bankare dhe për transaksionet e kryera duke përdorur kartat e pagesave, të miratuara nga Banka e Rusisë më 24 dhjetor 2004 N 266-P. Duhet të theksohet se në tekstin e kësaj Rregulloreje N 266-P janë bërë një sërë ndryshimesh nga Udhëzimet N 2862-U, të cilat do të hyjnë në fuqi më 1 korrik 2013 (Udhëzimet e Bankës së Rusisë, datë 08/10/ 2012 N 2862-U "Për Ndryshimet në Rregulloret e Bankës së Rusisë, datë 24 dhjetor 2004 N 266-P "Për lëshimin e kartave bankare dhe për transaksionet e kryera duke përdorur kartat e pagesave", regjistruar në Ministrinë e Drejtësisë më 21 nëntor 2012 N 25863).

Duke marrë parasysh ndryshimet e bëra në pikën 1.5 të Rregullores N 266-P, përcaktohet se një institucion krediti ka të drejtë të lëshojë karta bankare të llojeve të mëposhtme: karta pagese (debiti), karta krediti dhe karta me parapagesë, mbajtësit e që janë individë, përfshirë ata të autorizuar nga persona juridikë, sipërmarrës individualë.
Një tipar dallues i një karte të korporatës është se personi në emër të të cilit është lëshuar duhet të jetë një punonjës i organizatës që ka lidhur një marrëveshje për lëshimin e një karte të tillë, ndërsa punonjësi merr akses të plotë në një nga llogaritë e ligjeve. subjekti, domethënë menaxhon fondet e organizatës.
Për çdo kartë mund të vendoset një kufi shpenzimi individual. Ju mund të vendosni kufij të përhershëm dhe të përkohshëm për shpenzimin e fondeve në karta, duke specifikuar çdo periudhë kohore. Përveç kësaj, kur përdorni kartat e korporatave, mund të vendosni kufizime në kategori të ndryshme shpenzimesh: pagesa në para dhe pa para, transaksione jashtë vendit, etj.

Në mënyrë tipike, kur përdorni kartat e korporatës, vendosen një sërë kërkesash dhe kufizimesh:

• Nuk lejohet kreditimi i fondeve në një llogari të veçantë karte me transferim pa para në dorë të fondeve nga llogaritë e palëve të treta;
• Shpenzimet personale duke përdorur kartat e korporatës janë të ndaluara, pasi të gjitha transaksionet e kryera pasqyrohen në llogarinë e organizatës;
• Meqenëse fondet e tërhequra nga një kartë e tillë konsiderohen si fonde të lëshuara për llogari, kërkohet raportimi i duhur. Banka ka të drejtë të kërkojë dokumente primare për të gjitha transaksionet e kryera duke përdorur kartat e korporatës (fatura akomodimi, bileta transporti, fatura, çeqe dhe dokumente të tjera që bashkojnë faturat origjinale nga terminalet elektronike, ATM-të, si dhe raportet e udhëtimeve të biznesit nëse fondet debitohen nga llogari për shpenzimet e udhëtimit);
• në përputhje me kërkesat e legjislacionit të monedhës së Federatës Ruse, gjatë kryerjes së transaksioneve në valutë të huaj duke përdorur karta, përfshirë kur kryen pagesa ndërkufitare, organizata është e detyruar t'i paraqesë bankës brenda dhjetë ditëve pune nga data e transaksioni, një justifikim dokumentar për përfundimin e tij, duke përfshirë një raport mbi shpenzimet me bashkëngjitur dokumentet e shlyerjes për çdo operacion të tillë.

Cilat janë avantazhet kryesore të punës me kartat e korporatës?

Mund të përmendim një sërë avantazhesh të përdorimit të kartave të korporatës si për organizatën ashtu edhe për punonjësit për të cilët ato janë lëshuar:

• duke kursyer kohë, pasi nuk ka nevojë të kontaktoni bankën për të përgatitur dokumente për marrjen e parave nga llogaria ose depozitimin e tyre në llogari. Marrja e parave është e mundur në çdo kohë, si në bankomat ashtu edhe në arkën e një banke, dhe jo domosdoshmërisht në atë në të cilën është hapur llogaria. Paratë e gatshme gjithashtu mund të depozitohen në llogarinë e një organizate përmes një ATM. Përveç kësaj, kartat e sistemeve kryesore të pagesave pranohen në shumicën e pikave të shitjes me pakicë dhe shërbimeve, ATM-ve dhe bankave në botë. Puna jo vetëm e shërbimeve të parave të gatshme, por edhe e punëtorëve të kontabilitetit është thjeshtuar, pasi nuk ka nevojë të lëshoni paradhënie për shpenzimet e udhëtimit dhe të gjurmoni kthimin e parave të përgjegjshme që nuk janë shpenzuar në një udhëtim pune;
• reduktimin e kostove dhe minimizimin e rreziqeve që lidhen me marrjen, transportimin dhe ruajtjen e parave të gatshme;
• thjeshtimi i kontabilitetit dhe kontrollit të shpenzimeve të punonjësve duke hapur një llogari të veçantë karte, e cila ju lejon të llogarisni transaksionet në të gjitha kartat e korporatave të ndërmarrjes (ose disa llogari të veçanta kartash për llogaritjen e transaksioneve veçmas për secilën kartë ose grup kartash);
• konvertimi automatik i fondeve rubla në valutë të huaj kur paguani për shërbime jashtë vendit.

A është e nevojshme lëshimi i kartave të korporatës për të nxjerrë paratë e punonjësve në një formë pa para, apo mund të përdorni karta "paga"?

Kjo pyetje lind shpesh tek punëdhënësit që kanë zbatuar projekte "pagash" në organizatat e tyre. Kujtojmë se më herët në letrën nr. 14-27/513 të datës 24 dhjetor 2008, Banka e Rusisë tregoi se ka kufizime në listën e transaksioneve të kryera nga individë që përdorin karta bankare, në përputhje me dispozitat e legjislacionit aktual. të Federatës Ruse. Në të njëjtën kohë, përfaqësuesit e Bankës së Rusisë konfirmuan se çështja e pranueshmërisë së rimbursimit të shpenzimeve që lidhen me udhëtimet e biznesit duke i transferuar ato në llogaritë bankare të punonjësve individualë të hapur për transaksione duke përdorur karta bankare është brenda fushës së aplikimit të punës. legjislacioni. Pra, sipas Artit. 168 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, procedura dhe shuma e rimbursimit të shpenzimeve në lidhje me udhëtimet e biznesit përcaktohen me një marrëveshje kolektive ose rregullore lokale.

Sa i përket departamentit financiar, ai nuk kundërshton përdorimin e kartelave “paga” për shlyerjet me personat përgjegjës. Në letrën e datës 05.10.2012 N 14-03-03/728, Ministria e Financave vuri në dukje se në lidhje me përdorimin e teknologjive moderne bankare dhe të tjera të pagesave, në vend të emetimit të parave të gatshme, në llogaritë e hapura janë futur pagesa pa para në dorë. këta punonjës për pagesat me karta debiti bankare, të lëshuara nga institucionet e kreditit, përfshirë edhe në kuadër të projekteve “paga”.

Sipas zyrtarëve të departamentit, këshillohet të zgjerohet fusha e aplikimit të kartave bankare të shlyerjes (debitit) (përveç shlyerjeve për pagat në kuadër të projekteve "paga") në vendbanimet me persona përgjegjës. Përparësitë e kësaj forme pagese, të tilla si shlyerjet pa para me persona të përgjegjshëm që përdorin karta bankare të shlyerjes (debitit), janë rritja e efikasitetit të proceseve të pagesave dhe automatizimi i barazimit të shlyerjeve dhe kontrollit mbi marrjen (kredinë) e fondeve dhe të tyre. përdorni.

Rregullat për organizimin dhe mbajtjen e regjistrave të kontabilitetit me personat përgjegjës mund të përfshijnë dispozita që parashikojnë shlyerje me ta si në para ashtu edhe pa para.

Si shembull, financuesit përmendën praktikën e përdorur në departamentin e tyre: si pjesë e zbatimit të politikave të kontabilitetit dhe duke marrë parasysh dispozitat e kontratës kolektive, Ministria e Financave lëshon fonde në llogari për shpenzimet e udhëtimit në mënyrë pa para. me kërkesën e një personi përgjegjës që përmban të dhënat e nevojshme për transferimin në llogarinë e një punonjësi të Ministrisë së Financave, të hapur në një institucion krediti, gjatë një udhëtimi pune:

• në territorin e Federatës Ruse - në monedhën e Federatës Ruse (në rubla) duke përdorur karta bankare të përdorura si pjesë e projektit "paga";
• në territorin e vendeve të huaja - në dollarë amerikanë duke përdorur kartat e monedhës bankare të lëshuara nga institucionet e kreditit të përcaktuara në marrëveshjen kolektive të Ministrisë së Financave.

Cila është procedura për marrjen e kartave të korporatës?

Si rregull i përgjithshëm, për të zbatuar projektin “Corporate Card”, një organizatë duhet, përveç llogarisë ekzistuese bankare, të hapë një të dytë posaçërisht për pagesat duke përdorur kartat e korporatës. Për ta bërë këtë ju duhet:

• shkruani një aplikacion për të hapur një llogari;
• hartoni një mostër karte nënshkrimi;
• nënshkruajnë një marrëveshje llogarie bankare për shlyerjen e transaksioneve duke përdorur kartat e korporatës;
• hartoni një marrëveshje shtesë për debitim direkt nga llogaria kryesore.

Pas plotësimit të të gjitha dokumenteve të nevojshme dhe hapjes së një llogarie të dytë rrjedhëse, organizata dorëzon në bankë:

• regjistri për lëshimin e kartave bankare (lista e mbajtësve të kartave të korporatës);
• aplikimi për lëshimin e një karte të korporatës (i plotësuar dhe i nënshkruar nga mbajtësi i kartës së korporatës dhe i rënë dakord me drejtuesin e organizatës);
• urdhra për lëshimin e raporteve për personat e përcaktuar në regjistër.

Shënim! Një kartë bankare e korporatës i lëshohet drejtpërdrejt mbajtësit të treguar nga organizata në aplikimin për lëshimin e një karte bankare, ose një përfaqësuesi të klientit që vepron në bazë të një autorizimi të ekzekutuar në përputhje me kërkesat e ligjit.

Cilat rregullore lokale duhet të zhvillohen gjatë zbatimit të projektit të Kartës së Korporatës?

Për të kryer kontabilitetin dhe kontrollin e lëvizjes së kartave të korporatave të një organizate, këshillohet të hartohet një rregullore e përshtatshme. Është e mundur të mos hartohet një rregullore e veçantë për procedurën e përdorimit të kartave të korporatës, por në këtë rast procedura për përdorimin e tyre duhet të përshkruhet në një akt tjetër rregullator lokal, për shembull, në një rregullore për procedurën dhe shumën e rimbursimit të udhëtimit. shpenzimet, dhënien e fondeve llogaridhënëse, paraqitjen e raporteve paraprake për shpenzimet e udhëtimit dhe të biznesit. Si shembull, mund të citojmë Urdhrin e SHA Hekurudhat Ruse të datës 7 nëntor 2006 N 2193r, i cili miratoi Rregulloren për lëshimin e parave në llogari. Kjo rregullore përmban një seksion të veçantë “Procedura e përdorimit të kartës bankare të korporatës”, e cila përcakton:

• qëllimi i një karte të korporatës;
• arsyet e lëshimit të kartës;
• arsyet e përdorimit të tij;
• procedurën dhe kohën për dorëzimin e një raporti paraprak për fondet e përdorura përmes një karte bankare të korporatës;
• procedura për mbledhjen e shumës së përdorur për qëllime të tjera nga punonjësi fajtor në mungesë të dokumenteve që konfirmojnë përdorimin e synuar të kartës bankare të korporatës;
• përgjegjësia për sigurinë e kartës, si dhe për shpenzimin e fondeve për të brenda kufijve të përcaktuar të shpenzimeve.

Përveç rregulloreve, është i nevojshëm miratimi i regjistrit të kartave të korporatës. Ky regjistër duhet të pasqyrojë:

• numrat e kartave;
• EMRI I PLOTË. mbajtëse;
• datat e transferimit dhe kthimit të kartave.

Marrja dhe kthimi i kartës së korporatës duhet të konfirmohet nga punonjësi që e ka marrë (kthyer) atë dhe nga personi përgjegjës për ruajtjen e të dhënave të kartës.

Cila është baza për regjistrimin e shumave të transaksioneve të kryera duke përdorur kartat e korporatës?

Shpenzimet pasqyrohen në bazë të një regjistri pagesash të lëshuar nga banka ose në një ditar elektronik.

Në mënyrë tipike, fondet fshihen ose kreditohen për transaksionet me kartë jo më vonë se dita e punës pas ditës kur banka merr regjistrin e pagesave ose ditarin elektronik nga një qendër e vetme shlyerjeje (atëherë këto dokumente mund t'i transferohen organizatës).

Ju kujtojmë se punonjësit e organizatës, kur përdorin kartën në dyqane, hotele dhe vende të tjera pagese, marrin dokumente që konfirmojnë shpenzimet e bëra (çeqe, fatura për akomodimin në hotel, bileta udhëtimi, fatura, fatura, etj.). Dokumentet e tilla duhet të shoqërohen me fletëpagesa origjinale, fatura nga terminalet elektronike dhe ATM-të. Punonjësi i organizatës duhet të dorëzojë të gjitha këto dokumente së bashku me raportin paraprak në departamentin e kontabilitetit të organizatës.

Detajet e detyrueshme që duhet të përmbajë një dokument mbi transaksionet që përdorin një kartë pagese janë renditur në pikën 3.3 të Rregullores N 266-P. Kjo perfshin:

• identifikues i një bankomati, terminali elektronik ose mjete të tjera teknike të destinuara për kryerjen e transaksioneve duke përdorur kartat e pagesave;
• lloji i operacionit;
• data e transaksionit;
• shuma e transaksionit;
• valuta e transaksionit;
• shuma e komisionit (nëse ka);
• Kodi i autorizimit;
• detajet e kartës së pagesës.

Detajet e listuara duhet të përmbajnë veçori që bëjnë të mundur vendosjen e besueshme të një korrespondence midis detajeve të kartës së pagesës dhe llogarisë së një personi juridik, si dhe midis identifikuesve të organizatave tregtare (shërbimeve), ATM-ve dhe llogarive bankare të organizatave tregtare (shërbime ) (klauzolë.

3.6 Rregulloret N 266-P).

Për informacionin tuaj. Një dokument në letër për transaksionet që përdorin një kartë pagese duhet të përmbajë gjithashtu nënshkrimet e mbajtësit të kartës së pagesës dhe arkëtarit. Kjo kërkesë nuk zbatohet për rastet kur dokumenti është hartuar në një pikë shpërndarjeje të parave duke përdorur një analog të një nënshkrimi të shkruar me dorë.

Çfarë duhet të bëni në një situatë kur, kur tërheqni para duke përdorur një kartë bankare, ATM nuk lëshon një faturë që konfirmon operacionin? Më sipër u theksua se kontrolle të tilla i bashkëngjiten raportit paraprak nga personat përgjegjës. Por vetë punonjësi, personi përgjegjës, nuk ka të drejtë të kërkojë çekun që i nevojitet nga banka. Kjo për faktin se klienti i bankës nuk është një punonjës, por një organizatë. Prandaj, organizata duhet të kontaktojë bankën për një deklaratë. Në këtë rast, banka nuk ka të drejtë të refuzojë të lëshojë një ekstrakt (klauzola 2.1, seksioni 2, pjesa III e Rregullores mbi rregullat e kontabilitetit në institucionet e kreditit të vendosura në territorin e Federatës Ruse, të miratuara nga Banka i Rusisë më 16 korrik 2012 N 385-P).

A lidhet lëshimi i kartave bankare të korporatave me mbajtjen në burim të tatimit mbi të ardhurat personale nga punonjësit dhe llogaritjen e primeve të sigurimit?

Meqenëse fondet e transferuara në karta të tilla i përkasin organizatës, dhe jo individëve që i përdorin ato, nuk ka detyrime për të paguar tatimin mbi të ardhurat personale dhe kontributet e sigurimit (përveç rastit kur vërtetohet ndryshe). Sidoqoftë, të gjitha dokumentet mbështetëse duhet të përgatiten siç duhet. Gjykatësit dolën në përfundime të tilla, në veçanti, në Rezolutën e Shërbimit Federal Antimonopoly NWO të datës 18 korrik 2011 N A05-11476/2010. Në vendimin e gjykatës theksohej se, sipas marrëveshjes, transaksionet që lidhen me veprimtaritë ekonomike të ndërmarrjes kryhen me karta, duke përfshirë pagesën e shpenzimeve të udhëtimit dhe të mikpritjes. Arbitrat i konsideruan pretendimet e autoriteteve tatimore të pabaza, pasi Shërbimi Federal i Taksave nuk kontrolloi llogarinë bankare, nuk kontrolloi se për çfarë qëllimesh ishin hequr fondet nga karta e korporatës dhe nuk siguruan prova që shumat e kontestuara ishin përfitimi ekonomik i punonjësve të agjentit tatimor.

Cilat autoritete rregullatore duhet të raportohen për hapjen e një llogarie bankare?

Tatimpaguesit, si organizatat ashtu edhe sipërmarrësit individualë, duhet të njoftojnë me shkrim autoritetin tatimor për hapjen ose mbylljen e llogarive brenda shtatë ditëve (klauzola 1, pika 2, neni 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse). Formulari i mesazhit dhe procedura për plotësimin e tij u miratuan me Urdhrin e Shërbimit Federal të Taksave të Rusisë, datë 06/09/2011 N ММВ-7-6/362@.

Gjithashtu, informacioni për hapjen e një llogarie bankare brenda shtatë ditëve duhet t'i dorëzohet Fondit të Pensionit dhe Fondit të Sigurimeve Shoqërore, të cilat janë organet që monitorojnë pagesën e primeve të sigurimit (klauzolat

Kartë e korporatës

1 klauzolë 3 neni. 28 Ligji Federal i datës 24 korrik 2009 N 212-FZ).

Nëse një kartë korporate është lëshuar përveç një llogarie ekzistuese dhe nuk janë hapur llogari të reja bankare, atëherë nuk ka nevojë të jepni informacion as për inspektoratin tatimor, as për autoritetet që monitorojnë pagesën e primeve të sigurimit.

Shënim! Sipas paragrafit 1 të Artit. 118 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse, shkelja nga tatimpaguesi i afatit të përcaktuar për t'i dhënë autoritetit tatimor informacione në lidhje me hapjen ose mbylljen e një llogarie në çdo bankë sjell një gjobë prej 5,000 rubla.

Prill 2013

Rregullore të përafërta për procedurën e përdorimit të kartave bankare të korporatave

I MIRATUAR Emrin e organizatës ________________________________ RREGULLORE Emri i pozicionit të drejtuesit të organizatës __________ N _____ _________ ______________________ Nënshkrimi Shpjegimi i nënshkrimit _________________________________ ________________________________ Vendi i përgatitjes Për procedurën e përdorimit të kartave bankare të korporatës

1. Informacioni rreth kodit PIN të kartës së korporatës është informacion konfidencial. Mbajtësit e kartës nuk kanë të drejtë t'ia zbulojnë këtë informacion palëve të treta.

2. Një raport mbi shpenzimin e synuar të fondeve në një kartë bankare të korporatës dorëzohet në departamentin e kontabilitetit të organizatës:

- kur përdorni një kartë korporative ekskluzivisht për marrjen e parave të gatshme - jo më vonë se 3 ditë pune pas skadimit të periudhës për të cilën janë lëshuar, dhe kur lëshoni një kartë për të paguar shpenzimet e udhëtimit - jo më vonë se 3 ditë pune nga data e kthimi nga një udhëtim pune, duke përjashtuar ditën e mbërritjes (për punonjësit e divizioneve të organizatës të vendosura në zonat e populluara jashtë vendndodhjes së organizatës, duke paraqitur një raport në departamentin e kontabilitetit të organizatës - jo më vonë se 5 ditë pune);

- kur përdorni një kartë korporate për pagesën pa para të gatshme të shpenzimeve - jo më vonë se 15 ditë pune nga data e pagesës në formë pa para, duke përjashtuar ditën e pagesës, ose kur bëni pagesën pjesërisht në formë pa para, pjesërisht në para në dorë, duke përjashtuar ditën e pagesës.

Krahas dokumenteve që konfirmojnë shpenzimet, raportet duhet të shoqërohen edhe me fatura që konfirmojnë pagesën me kartë.

3. Nëse nuk ka dokumente që konfirmojnë përdorimin e synuar të fondeve, ose nëse drejtori nuk e ka miratuar raportin paraprak, atëherë shumat e fshira nga kartela e korporatës do të mblidhen nga mbajtësi i kartelës dhe do të zbriten nga paga e tij.

4. Lista e punonjësve në emër të të cilëve lëshohen kartat e korporatës jepet në shtojcën nr.1.

7 rregulla për një kartë korporate

Lëshimi dhe kthimi i kartave ruhet në regjistrin e kartave të korporatës në formularin sipas shtojcës nr.2.

6. Në rast të humbjes ose vjedhjes së një karte bankare të korporatës, mbajtësi i kartës është i detyruar të njoftojë menjëherë bankën që ka lëshuar kartën për të bllokuar transaksionet në të. Nëse për faj të mbajtësit të kartës, llogaria nuk bllokohet në kohën e duhur, shuma e dëmit të shkaktuar rikthehet nga mbajtësi i kartës.

Shtojca nr. 1
në pozicion nga _______ N __

Lista e punonjësve ________________________________ (emri i organizatës) në emër të të cilëve lëshohen kartat bankare të korporatës ——————————————————————————— ¦N ¦ Emri i plotë.

¦ Të ​​dhënat e pasaportës ¦Lloji i kartës¦ Numri i kartës ¦ ¦n/p¦ punonjës ¦ (numri, nga kush dhe kur është lëshuar)¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+— ——+—————+ ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+————————+———+————+ ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+—————-+ —————————+———+——————-

Shtojca nr. 2
në pozicion nga _______ N __

Ditari i kontabilitetit të kartës së korporatës ____________________________ (emri i organizatës) ————————————————————————————Numri ¦F.I.O. ¦Periudha për të cilën¦Data ¦Nënshkrimi ¦Data ¦Nënshkrimi ¦ ¦ i kartës ¦mbajtësi ¦kartela është lëshuar ¦lëshimi ¦mbajtësi¦dorëzimi i ¦poseduesit¦ ¦ ¦ ¦ kartelë ¦ punonjës ¦ kartë +d ———+——— -+—————-+——-+———+——+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+ —————-+ ——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+—— -+———+— ——+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+———-+—————-+——-+———+———+ ----