Periudhat e ruajtjes së dokumenteve kontabël sipas listës. Sa vjet duhet të "jetojnë" dokumentet në kontabilitet? Nuancat e llogaritjes së jetëgjatësisë

Raportimi dhe regjistrimi për një periudhë të caktuar kohore është një kërkesë e legjislacionit aktual.

Do të thotë që brenda periudhës së caktuar duhet të sigurohet qasja në dokumente dhe mundësia e përdorimit të plotë të tyre nëse është e nevojshme.

Cilat dokumente kërkojnë ruajtje të detyrueshme?

Dokumentet që kërkojnë ruajtje të detyrueshme, me kusht mund të ndahet për dokumente:

• të cilat janë në funksion gjatë vitit raportues;
• të cilat janë gjithmonë të nevojshme në punë, pavarësisht se nuk përdoren çdo ditë.

TE grupi i parë dokumentet përfshijnë:

Mbani Kërkohen dokumente që lidhen me grupin e parë:

• për qëllime të kontabilitetit (neni 29, Ligji "Për Kontabilitetin" Nr. 402-FZ) - të paktën pesë vjet nga fundi i vitit raportues ose viti në të cilin këto dokumente janë përdorur për herë të fundit;
• për qëllime të kontabilitetit tatimor (neni 23, Kodi Tatimor i Federatës Ruse) - për një periudhë prej të paktën 4 vjetësh. Në të njëjtën kohë, Kodi mund të vendosë periudha më të gjata të ruajtjes. Për shembull, një pjesëmarrës në një projekt investimi të një entiteti përbërës të Federatës Ruse është i detyruar të ruajë të gjitha dokumentet për 6 vjet. Dhe për të konfirmuar shumën e humbjes së shkaktuar - për të gjithë periudhën gjatë së cilës zvogëlohet me ndihmën e saj dhe e cila mund të llogaritet në më shumë se një ose dy vjet.

Co. grupi i dytë Këto përfshijnë dokumente që duhet të ruhen në ndërmarrje gjatë gjithë periudhës së veprimtarisë së saj. Në veçanti, për SH.PK-të, Ligji “Për Shoqëritë me Përgjegjësi të Kufizuar” Nr. 14-FZ parashikon sa vijon lista e ruajtjes së detyrueshme dokumentacioni në vend:

• dokumentet e regjistrimit, duke përfshirë mbledhjen (vendimin) themelues për krijimin e shoqërisë;
• dokumente që konfirmojnë pronësinë e pronës në bilancin e kompanisë;
• procesverbalet që dokumentojnë mbledhjet e themeluesve dhe personave të tjerë;
• dokumente për emetimin e letrave me vlerë;
• rregulloret për divizionet e veçanta të ndërmarrjes;
• listat e filialeve;
• konkluzionet e autoriteteve të ndryshme rregullatore për çështje të caktuara të veprimtarisë së ndërmarrjes (për inspektimet e kryera, etj.);
• dhe dokumente të tjera që ndërmarrja duhet t'i ketë në përputhje me legjislacionin aktual.

Sa kohë duhet të mbahen dokumentet e kontabilitetit?

Periudha e përgjithshme e ruajtjes për çdo dokument kontabël është jo më pak se 5 vjet.

Por në disa raste mund të jetë shumë më i lartë. Një tabelë përmbledhëse me jetëgjatësinë është paraqitur më poshtë.

Pavarësisht se një pjesë e konsiderueshme e kësaj liste përbëhet nga dokumente personeli, ato janë pjesë përbërëse e kontabilitetit. Mbi bazën e tyre llogariten pagesat e kompensimit dhe shpërblimet, si dhe përfitimet e ndryshme.

Periudhat e ruajtjes për dokumentacionin e raportimit përshkruhen në videon e mëposhtme:

Nëse nuk keni regjistruar ende një organizatë, atëherë mënyra më e lehtë Kjo mund të bëhet duke përdorur shërbime online që do t'ju ndihmojnë të gjeneroni të gjitha dokumentet e nevojshme falas: Nëse tashmë keni një organizatë dhe po mendoni se si të thjeshtoni dhe automatizoni kontabilitetin dhe raportimin, atëherë shërbimet e mëposhtme në internet do të vijnë në shpëtim dhe do të zëvendësojë plotësisht një kontabilist në ndërmarrjen tuaj dhe do të kursejë shumë para dhe kohë. I gjithë raportimi gjenerohet automatikisht, nënshkruhet në mënyrë elektronike dhe dërgohet automatikisht në internet. Ai është ideal për sipërmarrës individualë ose SH.PK në sistemin e thjeshtuar të taksave, UTII, PSN, TS, OSNO.
Gjithçka ndodh me disa klikime, pa radhë dhe stres. Provojeni dhe do të habiteni sa e lehtë është bërë!

Vendndodhja e porosisë dhe ruajtjes

te organizoni ruajtjen e dokumenteve, ndërmarrja mund:

• ose drejtohuni në shërbimet e një organizate të veçantë arkivore;
• ose krijoni arkivin tuaj. Kjo lejohet nga neni 13 i ligjit "Për çështjet arkivore" Nr. 125-FZ, datë 22 tetor 2004.

Duke krijuar arkivin e vet, ndërmarrja duhet të ndajë një dhomë të veçantë për këto qëllime dhe ta pajisë atë me rafte, rafte ose dollapë. Nëse ka dritare në këtë dhomë, ato duhet të jenë të mbuluara me perde ose ndryshe me hije për të parandaluar hyrjen e dritës së diellit në dokumente, duke shkaktuar zbehjen e tyre.

Përveç kësaj, keni nevojë për dhomën tuaj të arkivit pajis me mbrojtje nga hyrja e paautorizuar dhe nga zjarret - një derë hyrëse metalike, hekura në dritare dhe një sistem alarmi.

Për të organizuar një kërkim të shpejtë për dokumentet e nevojshme, duhet zhvilloni një listë të rasteve.

Në rast të transferimit të kutive për ruajtjen e tyre në strukturë e specializuar, është e nevojshme të zgjidhni një organizatë që është e pajisur me pajisje moderne dhe të gjitha kushtet për ruajtjen afatgjatë të dokumenteve, duke përfshirë praninë e alarmeve të zjarrit dhe sistemeve të kontrollit të aksesit.

Në lidhje me dokumentet për regjistrimin e një organizate, dokumentet e saj dhe të tjera të ngjashme, zakonisht mbahen nga drejtuesi i organizatës në origjinale dhe në kasafortë. Dhe kopjet e tyre janë në departamentin e kontabilitetit.

Punonjësit e ndërmarrjes, formularët e tyre bosh dhe insertet për ta duhet të jenë gjithmonë në shërbimin e personelit ose në departamentin e kontabilitetit, nëse i është besuar menaxhimi i të dhënave të personelit. Në të njëjtën kohë, librat e punës mbahen gjithmonë në kasafortë.

Vlen të përmendet se dokumentet në formë elektronike duhet të mbrohen nga ndryshimet e paautorizuara të tyre, dhe në të njëjtën kohë ruajtja e tyre duhet të sigurojë mundësinë për të krijuar një kopje në letër nëse është e nevojshme.

Transferimi i dokumentacionit në arkiv

Dokumentet transferohen në arkiv për ruajtje afatgjatë (më shumë se 10 vjet) dhe të përhershme.

Transferimi i këtyre materialeve në arkiv kryera sipas orarit të miratuar nga titullari i organizatës në urdhrin për formimin e arkivit.

I njëjti urdhër cakton një person përgjegjës për mbajtjen e arkivit dhe miraton rregullat:

• depozitimi i dokumenteve në arkiv dhe lëshimi i tyre;
• mbajtja e një arkivi;
• shkatërrimi i dokumenteve, periudha e ruajtjes së të cilave ka skaduar;
• organizimin e eventeve për ruajtjen e dosjeve arkivore.

Të gjitha dokumentet në arkiv pranohen vetëm në formën e origjinaleve, dhe në mungesë të tyre - në formën e kopjeve të vërtetuara. Dokumentet e transferuara duhet të jenë të lidhura sipas ndonjë treguesi dhe në kopertinën e dosjes së tyre të ketë një shenjë informacion identifikues, veçanërisht:

• viti i ekzekutimit të dokumenteve;
• fusha e kontabilitetit;
• numrat serialë;
• periudha për të cilën janë krijuar regjistrat dhe dokumentet parësore;
• lloji i dokumenteve të paraqitura;
• numri i fletëve të depozituara etj.

Për sa i përket dërgimit të dokumenteve në arkiv në formë elektronike, kjo procedurë miratohet veçmas në Urdhrin e titullarit në arkivin e organizatës. Por zakonisht këto dokumente kopjohen fillimisht në media të tjera.

Një shembull i ruajtjes së dokumentacionit të kontabilitetit është paraqitur në videon e mëposhtme:

Çfarë duhet të bëni në rast të humbjes

Dokumentet mund të humbasin ose për shkak të një fatkeqësie natyrore ose si rezultat i veprimeve të palëve të treta ose punonjësve të dikujt. Por në çdo rast do të kërkohet konfirmimi i faktit të humbjes nga autoritetet përkatëse. Këto mund të jenë agjencitë e zbatimit të ligjit (nëse dokumentet janë vjedhur), ose autoritetet e zjarrit (nëse dokumentet digjen), etj.

Nëse konstatohet shkatërrimi ose humbja e dokumentacionit, drejtuesi i organizatës, me urdhër të tij, duhet formojnë një komision për të zbuluar arsyet e faktit të konstatuar. Nëse është e nevojshme, përfaqësuesit e një kompanie sigurie, zjarrfikëse ose strukture hetimore mund të ftohen të marrin pjesë në hetim.

Bazuar në rezultatet e një hetimi të brendshëm hartohet një akt në çdo formë me një deklaratë të të gjitha fakteve. Ky akt bëhet justifikim për mungesën e dokumenteve nëse ato kërkohen nga autoritetet rregullatore.

Çfarë duhet të bëni me dokumentet nëse periudha e ruajtjes së tyre ka skaduar?

Përpara se të shkatërroni dokumentacionin do t'ju duhet kryerja e një ekzaminimi vlerat e saj. Për këtë qëllim, në ndërmarrje krijohet një komision i përhershëm me urdhër të menaxherit. Ai duhet të përfshijë specialistë që janë në gjendje të japin një vlerësim të kualifikuar të nevojës për të shkatërruar dokumente të caktuara.

Është ky komision që merr vendim për asgjësimin e dokumenteve nëse ato nuk mund të ruhen më për një periudhë kohore. Shkatërrimi i tyre kryhet duke hartuar një akt në çdo formë, i cili duhet të ketë të dhënat e detyrueshme të dokumentit parësor dhe që duhet të miratohet nga politika kontabël e ndërmarrjes.

Para shkatërrimit duhet të ketë inventarizimi i kryer dokumente për një periudhë të caktuar. Pa këtë procedurë, dokumentacioni nuk mund të shkatërrohet.

Nëse shkelen rregullat e ruajtjes?

Përgjegjësia për këtë shkelje Ka taksa dhe administrative, në veçanti:

1. zyrtarët mund të dënohen nëse nuk ruajnë dokumente brenda periudhës ligjore, nga 5 mijë deri në 10 mijë rubla. Nëse kjo shkelje zbulohet përsëri - 10-20 mijë rubla ose skualifikim për 1-2 vjet (Kodi Administrativ i Federatës Ruse, neni 15.11);
2. një organizatë për të njëjtat veprime mund të dënohet me 10 mijë rubla, dhe në rast të shkeljeve të përsëritura - me 30 mijë rubla (Kodi Tatimor i Federatës Ruse, neni 120).

Për informacion mbi dënimet për këto shkelje, shikoni videon e mëposhtme:

Sa kohë mbahen dokumentet e kontabilitetit? Pyetja është shumë e rëndësishme dhe e rëndësishme. Artikulli përmban një mostër që tregon periudhat e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit në organizatë (tabela): primare, para dhe raportim.

Siç thuhet në ligjin bazë për kontabilitetin 402-FZ, periudha e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit nuk duhet të jetë

• më pak se 5 vjet pas vitit raportues (klauzola 1 e nenit 29 të ligjit 402-FZ) për regjistrat e kontabilitetit parësor dhe të parave të gatshme;
• të paktën 5 vjet, duke filluar nga viti në të cilin janë përdorur për herë të fundit. Kjo vlen për politikat e kontabilitetit dhe aktet e tjera vendore që përcaktojnë procedurën, metodat dhe metodat e kontabilitetit në një ndërmarrje të caktuar.

Sidoqoftë, duhet të merret parasysh se procedura për ruajtjen e dokumenteve të kontabilitetit, përfshirë periudhat e ruajtjes së tyre, përcaktohet nga çdo organizatë në mënyrë të pavarur, duke marrë parasysh normat dhe kërkesat:

• Kodi Tatimor i Federatës Ruse;
• dispozitat e miratuara me Rezolutën e Komisionit Federal për Tregun e Letrave me Vlerë të Federatës Ruse të datës 16 korrik 2003 Nr. 03-33/ps për SHA.

Nëse secili nga aktet e përcaktuara të legjislacionit përcakton një periudhë të ndryshme për të njëjtat dokumente, ajo aktuale duhet të përcaktohet në përputhje me aktin që përcakton afatin maksimal.

Në tabelë mund të gjeni përgjigje për pyetjen se sa kohë duhet të mbahen dokumentet e kontabilitetit sipas llojit me referenca në aktet legjislative.

Është e rëndësishme të organizoni ruajtjen e dokumenteve të kontabilitetit në një organizatë në përputhje me aktet legjislative të përmendura më sipër. Nëse periudha e ruajtjes së dokumentit nuk ka skaduar dhe kërkohet si pjesë e një kontrolli në terren ose në zyrë nga një organ tatimor, Fondi i Sigurimeve Shoqërore ose inspektorati i punës, por ai fizikisht nuk është aty, do të vendoset një gjobë për organizatën me bazë. në pikën 1 Art. 126 Kodi Tatimor i Federatës Ruse në shumën prej 200 rubla. për çdo dokument që nuk është dhënë. Organizata dhe zyrtari përballen gjithashtu me gjoba administrative (Pjesa 1 Art. 5.27, Pjesa 1 Art. 15.6, pjesa 3, 4 Art. 15.33 Kodi i kundërvajtjeve administrative të Federatës Ruse, art. 26.31 i Ligjit Nr. 125-FZ).

Le të shohim një shembull se si të përcaktohet afati i ruajtjes së fletëdorëzimit dhe faturës së marrë në tremujorin e 3-të 2017. Mallrat u pranuan për kontabilitet dhe TVSH-ja u zbrit në të njëjtin tremujor. Në tremujorin e 4-të Në vitin 2017, mallrat janë shitur dhe kostoja e tyre është marrë parasysh në shpenzime gjatë llogaritjes së tatimit mbi të ardhurat.

Periudha e ruajtjes së faturës është deri më 30 shtator 2021, pasi është përdorur për llogaritjen e TVSH-së në tremujorin e tretë 2017 (është kërkuar një zbritje), dhe periudha llogaritet si 4 vjet pas periudhës tatimore në të cilën ka qenë fatura. përdorur, pra nga 10.01.2017.

Afati i ruajtjes së një fletë-dërgese varet nga kualifikimet e tij:

• për të konfirmuar të drejtën e zbritjes së TVSH-së, ne llogarisim periudhën katërvjeçare nga 10.01.2017 dhe marrim 30.09.2021 (për analogji me një faturë);
• për të njohur koston e mallrave si shpenzime gjatë llogaritjes së tatimit mbi të ardhurat, ne llogarisim periudhën katërvjeçare nga 01/01/2018 (pasi periudha tatimore për tatimin mbi të ardhurat është një vit) dhe marrim 31/12/2021;
• si dokument parësor - numërojmë 5 vjet pas vitit në të cilin kostoja e mallrave njihet si shpenzim, d.m.th. nga 01.01.2018 dhe marrim 31.12.2022.

Ne shikuam llojet e dokumenteve të kontabilitetit në. Sa kohë ju nevojitet për të ruajtur dokumentet kryesore të kontabilitetit, regjistrat e kontabilitetit dhe pasqyrat financiare? Ne do t'ju tregojmë për periudhat e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit në materialin tonë.

Sa kohë mbahen dokumentet e kontabilitetit?

Legjislacioni i kontabilitetit përcakton që dokumentet kryesore të kontabilitetit, regjistrat e kontabilitetit dhe pasqyrat financiare duhet të ruhen nga organizata për periudha të përcaktuara në përputhje me rregullat për organizimin e punëve arkivore shtetërore, por jo më pak se 5 vjet pas vitit raportues (Pjesa 1, neni 29 i Ligji Federal i datës 06.12.2011 Nr. 402-FZ).

Periudha e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit

Le të paraqesim periudhat e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit në një organizatë në tabelë (Ligji Federal i datës 22 tetor 2004 Nr. 125-FZ, Urdhri i Ministrisë së Kulturës, datë 25 gusht 2010 Nr. 558):

Natyrisht, organizata duhet të sigurojë kushte të sigurta të ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit dhe mbrojtjen e tyre nga ndryshimet brenda periudhave të përcaktuara (Pjesa 3, neni 29 i Ligjit Federal të 6 dhjetorit 2011 Nr. 402-FZ).

Në të njëjtën kohë, kur ndryshoni drejtuesin e organizatës, transferimi i dokumenteve të kontabilitetit duhet të sigurohet në mënyrën e përcaktuar nga vetë organizata (Pjesa 4, neni 29 i Ligjit Federal të 6 dhjetorit 2011 Nr. 402-FZ). .

Tregohet se siguria e dokumenteve të kontabilitetit parësor, regjistrave të kontabilitetit dhe pasqyrave financiare, ekzekutimi dhe transferimi i tyre në arkiv sigurohet nga llogaritari kryesor (

Ligji Federal i 22 tetorit 2004 N 125-FZ "Për çështjet arkivore në Federatën Ruse" organizatat janë të detyruara të sigurojnë sigurinë e dokumenteve arkivore, përfshirë dokumentet për personelin, gjatë periudhave të ruajtjes së tyre të përcaktuara nga ligjet federale dhe aktet e tjera rregullatore ligjore të Federata Ruse, si dhe listat e dokumenteve të parashikuara në Pjesën 3 të nenit 6 dhe Pjesët 1 dhe 1.1 të nenit 23 të këtij Ligji Federal.

Listat e specifikuara të dokumenteve përfshijnë:

1) listat e dokumenteve standarde arkivore që tregojnë periudhat e ruajtjes së tyre dhe udhëzimet për përdorimin e këtyre listave, të miratuara nga organi ekzekutiv federal i autorizuar në fushën e çështjeve arkivore dhe punës në zyrë (aktualisht - Rosarkhiv, më parë - Ministria e Kulturës e Rusisë) :

- Lista e dokumenteve arkivore standarde të menaxhimit të krijuara në procesin e veprimtarisë së organeve shtetërore, të qeverisjes vendore dhe organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes së tyre, të miratuara. Me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 25 gusht 2010 N 558;

- Lista e dokumenteve standarde arkivore të krijuara në veprimtaritë shkencore, teknike dhe prodhuese të organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes, të miratuara. Me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë të datës 31 korrik 2007 N 1182.

Përveç kësaj, për të përcaktuar periudhat e ruajtjes për dokumentet e menaxhimit për vitet '80 - gjysma e parë e viteve '90 të shekullit të 20, si dhe dokumentacioni specifik (industri), përdoret Lista e Dokumenteve Standarde, e miratuar. Arkivi kryesor i BRSS nga 15.08.1988;

2) listat e dokumenteve të krijuara në procesin e veprimtarive të tyre, si dhe në aktivitetet e organizatave në varësi të tyre, të miratuara nga organet e qeverisë federale dhe organet e tjera qeveritare të Federatës Ruse, duke treguar periudhat e ruajtjes së tyre. Këto lista dokumentesh miratohen në marrëveshje me Rosarkhiv;

3) një listë e dokumenteve të krijuara gjatë veprimtarisë së institucioneve të kreditit, duke treguar periudhat e ruajtjes së tyre dhe udhëzimet për përdorimin e saj, të miratuara nga organi ekzekutiv federal i autorizuar në fushën e punëve arkivore dhe zyrës së bashku me Bankën e Rusisë.

Për shoqëritë aksionare, afatet e ruajtjes së dokumenteve të tyre përcaktohen nga Rregullorja për procedurën dhe afatet e ruajtjes së dokumenteve të shoqërive aksionare, e miratuar. Rezoluta e Komisionit Federal për Tregun e Letrave me Vlerë të Rusisë, datë 16 korrik 2003 N 03-33/ps.

Informacioni i referencës tregon periudhat e ruajtjes për dokumentet më të zakonshme të organizatave, të përcaktuara nga Lista e dokumenteve arkivore standarde të menaxhimit, të miratuara. Urdhri i Ministrisë së Kulturës së Rusisë i datës 25 gusht 2010 N 558, si dhe periudhat e ruajtjes së dokumenteve që nuk përfshihen në listat e mësipërme dhe të përcaktuara me ligje federale dhe akte të tjera rregullatore ligjore të Federatës Ruse.

Këtë pyetje e bëjnë të gjithë sipërmarrësit, pa përjashtim, të cilët kanë hapur së fundmi një ndërmarrje dhe nuk i kanë kuptuar ndërlikimet e sistemit. Pra, sa kohë për të mbajtur dokumentet e LLC, një vit, dy ose më shumë? Ju mund ta kuptoni këtë çështje në detaje duke lexuar pikë për pikë Ligjin Federal Nr. 125-FZ "Për arkivimin në Federatën Ruse".

Periudhat e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit ndryshojnë. Çfarë mund të thuhet duke kombinuar të gjitha nënpikat? Dokumentet e kontabilitetit duhet të mbahen në një LLC të paktën për aq kohë sa ekziston mundësia që një kontroll tatimor mund t'i kërkojë ato. Sipas nenit 89 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse, inspektimi i nënshtrohet një periudhe jo më të gjatë se tre vjet para vendimit për të kryer këtë inspektim. Kjo do të thotë, ne e ruajmë atë për saktësisht tre vjet, dhe pastaj fillon argëtimi.

Neni 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse, nënklauzola 8 e pikës 1, na informon qartë se taksapaguesve u kërkohet të mbajnë dokumentacionin që konfirmon përllogaritjen e taksave për katër vjet dhe jo më pak. Kjo është ajo, zotërinj. Jo për tre vjet, por për katër, ne ruajmë me kujdes dokumentacionin e kontabilitetit dhe sigurohemi që të mos humbasë asnjë copë letër.

Cilat dokumente specifike u japim përparësi dhe i mbajmë si dritën e syrit?

• të dhënat e kontabilitetit tatimor;
• dokumente që konfirmojnë të ardhurat;
• dëshmi dokumentare të shpenzimeve;
• dëshmi e mbajtjes së tatimit në burim;

Kontabiliteti konfirmon gjithashtu rregullat për ruajtjen e dokumentacionit parësor. Sipas urdhrit "Për Kontabilitetin" Nr. 129-FZ, pasqyrat financiare duhet të ruhen siç përcaktohet në rregullat e çështjeve arkivore shtetërore. Por jo më pak se pesë vjet nga hera e fundit që u përpiluan pasqyrat financiare për ta.

Cfare ndodh? Dhe fakti është se ju jeni të detyruar të ruani dokumentet në mënyrë rigoroze për periudhën gjatë së cilës shërbimi tatimor mund t'i kërkojë ato për verifikim. Kjo është tre vjet. Nëse, si rezultat i kontrollit, nuk keni dokumente të vjetra pesëvjeçare, mund të gjobiteni për ruajtje jo të duhur të dokumentacionit dhe asgjë më shumë.

Por jo gjithçka është kaq e thjeshtë dhe transparente në xhunglën e kontabilitetit dhe taksave. Ka dokumentacion që duhet të ruhet shumë më gjatë se periudhat që sapo diskutuam. Cilat janë këto dokumente?

1. Dokumentet primare për fitimin e pronësisë. Ne i ruajmë këto dokumente për aq kohë sa është e nevojshme. Për çfarë është. Së pari, amortizimi. Së dyti, gjatë shitjes së pronës, duhet të merrni diku konfirmimin e vlerës së saj fillestare7 dhe mos harroni për tatimin në pronë.
2. Asetet fikse. Për kompanitë jofitimprurëse, neni 283 i Kodit Tatimor parashikon një rregull për uljen e bazës tatimore të periudhës aktuale për shkak të humbjeve të periudhës tatimore të mëparshme. Natyrisht, dokumentacioni duhet ta konfirmojë këtë. Humbjet mund të merren parasysh për dhjetë vitet pasuese, që do të thotë se dokumentet duhet të jenë në rregull (neni 283, paragrafi 4). Inspektorët tatimorë kanë të drejtë të kërkojnë dokumente parësore që konfirmojnë rezultatin financiar për të konfirmuar të dhënat për humbjet e përcaktuara në deklaratën e dorëzuar.
3. Për ndërmarrjet rurale që punojnë me një taksë të vetme bujqësore, është gjithashtu e nevojshme të ruhen dokumentet për humbjet gjatë gjithë periudhës së fshirjes së tyre. Neni 346.6 paragrafi 5 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse.
4. Për personat që punojnë në të ashtuquajturin sistem "të thjeshtuar", taksa e unifikuar sociale. Neni 346.18 paragrafi 7 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse.
5. Për të shlyer të arkëtueshmet e këqija, është gjithashtu e nevojshme të keni dokumente parësore mbështetëse për shërbimin tatimor. Shkatërrimi i dokumenteve mbështetëse i heq kompanisë të drejtën të njohë një borxh të keq si shpenzim, sepse nuk do të ketë asgjë për të konfirmuar shumën.
6. Ne nuk do të ndalemi shumë në shoqëritë aksionare, pasi ende shtrohej pyetja se sa kohë është e nevojshme të ruhen dokumentet e një LLC, dhe jo të një OJSC. Pra, për ta thënë shkurt, ju duhet të mbani dokumente për raportimin tatimor në një OJSC - pasqyrat financiare vjetore, si dhe statutin, për sa kohë që kompania ekziston. Nëse një kompani shkon në likuidim, dokumentet dërgohen në arkivin shtetëror. Për këtë procedurë kërkohet një marrëveshje e lidhur paraprakisht me arkivin. Nëse nuk kishte një marrëveshje të tillë, vetëm dokumenti për personelin e kompanisë futet në arkiv. Se ku do të ruhen dokumentet e mbetura do të duhet të vendoset nga kryetari i komisionit të likuidimit, ose ndoshta administratori i falimentimit.
7. Kompanisë i kërkohet të mbajë raporte tatimore vjetore për të paktën 10 vjet. tremujore - pesë vjet, kjo është në prani të atyre vjetore.
8. Nëse nuk ka raporte tremujore, raportet mujore ruhen gjithashtu për të paktën pesë vjet.
9. Librat dhe faturat e blerjeve dhe shitjeve duhet të mbahen për pesë vjet të plota nga data e hyrjes së fundit në ditar. Klauzola 15.27 e "Rregullave për mbajtjen e regjistrave të kontabilitetit". Në Listën e Dokumenteve Standarde të Menaxhimit ka një zë në lidhje me faturat, dhe thotë se të njëjtat fatura duhet të ruhen për pesë vjet, periudhë.

Përsëri, autoritetet tatimore gjatë kontrolleve duhet të udhëhiqen nga legjislacioni për taksat dhe tarifat. Por Lista nuk është përfshirë aty.

Le të përfundojmë: Sa kohë duhet të mbahen dokumentet e LLC? Rezulton se jo më pak se pesë vjet, dhe për sa i përket aktiveve fikse, përgjithësisht gjatë gjithë ekzistencës së shoqërisë. Periudha e ruajtjes së dokumenteve duhet të llogaritet nga 1 janari pas vitit në të cilin janë krijuar.

Si të ruani dokumentet në letër?

Politika e kontabilitetit të ndërmarrjes duhet të tregojë se si dhe ku duhet të ruhet dokumentacioni, si dhe të caktojë një person përgjegjës për zbatimin e këtij artikulli ose edhe një komision të përbërë nga punonjësit më të kualifikuar.

Nga rruga, nuk është e nevojshme të ruani dokumentacionin në zyrë. Ligji nuk ndalon zgjedhjen e vendeve të tjera për ruajtje, për shembull, kompanitë e specializuara të arkivimit. Por një shoqëri aksionare i kërkohet me ligj që të ruajë dokumente si raporte vjetore dhe statut pikërisht aty ku ndodhet selia. Nga rruga, ruajtja e dokumentacionit në formë elektronike lejohet me ligj me një paralajmërim të vogël që dokumentet do të përmbajnë domosdoshmërisht një nënshkrim elektronik të personit përgjegjës për hartimin e dokumentit. Për të ruajtur dokumentacionin në formë elektronike, kompania krijon një sistem informacioni të korporatës. Ai shërbehet nga një qendër certifikimi, e cila siguron përdorimin e nënshkrimeve elektronike në dokumentet elektronike.

Dokumentet që i nënshtrohen ruajtjes afatgjatë do të përkeqësohen dhe zbehen me kalimin e kohës. Për të siguruar që përmbajtja e tyre të jetë e lexueshme, përgjegjësit për ruajtjen duhet të kujdesen dhe të bëjnë kopje në kohën e duhur.

Kur një kompani likuidohet, dokumentet që i nënshtrohen ruajtjes afatgjatë i dorëzohen arkivave. Nëse kompania riorganizohet, dokumentet i transferohen organizatës pasardhëse. Kur një kompani e re shkëputet, ajo merr dosjet personale të punonjësve të transferuar në strukturën e re dhe dokumentet që lidhen me objektin e kompanisë së re.

Shkatërrimi i dokumenteve. Për të shkatërruar një dokument, së pari duhet të hartoni një akt, i cili do të nënshkruhet nga drejtuesi i kompanisë dhe vetëm atëherë mund të vazhdoni drejtpërdrejt në shkatërrimin e dokumenteve. Për më tepër, në akt nuk është e nevojshme të rishkruhet me kujdes secila prej letrave që shkojnë për shkatërrim. Mjafton të rishkruhen emrat e grupeve homogjene. Ajo që konsiderohet grupe homogjene duhet të mendohet në mënyrë të pavarur. Për shembull, faturat mund të konsiderohen dokumente homogjene e kështu me radhë.

Si të shkatërrohen siç duhet dokumentet?

Thjesht ta digjni? Përgjigja është e pasaktë. Në këtë rast, mund të keni probleme me shërbimet mjedisore.
A duhet ta ricikloj atë si letër të mbeturinave? Opsioni është i mirë, por nuk ka asnjë garanci që dokumentet nuk do të përfundojnë me një kompani konkurruese, gjë që nuk është e mirë. Për të parandaluar që kjo të ndodhë, dosjet me dokumente duhet të dorëzohen për asgjësim me një faturë. Për më tepër, heqja e dokumenteve duhet të kryhet nën mbikëqyrjen e një punonjësi të kompanisë përgjegjës për ruajtjen e dokumentacionit.

Është gjithashtu e pamundur thjesht ta hedhësh atë, sepse, me ligj, punëdhënësi është i detyruar të mbajë sekret të dhënat personale të punonjësve.

Çfarë ka mbetur? Gjëja më e mirë për të bërë është të përdorni një makinë speciale për copëtimin e letrës. Në përgjithësi, ju takon juve të vendosni se si do të shpëtoni nga letrat e panevojshme.

Për të shmangur dëshirën për të lehtësuar arkivin tuaj dokumentar përpara afatit, do të shtoj se mungesa e regjistrave kontabël ose faturave për periudhën tatimore konsiderohet shkelje e rëndë dhe dënohet me gjobë prej pesë mijë rubla.

Dhe kjo nëse dokumentet mungojnë për një periudhë tatimore. Në raste më të rënda, gjoba nuk do të jetë më 5,000, por 15,000 rubla.

Nëse baza tatimore nënvlerësohet nga humbja e dokumenteve që konfirmojnë të ardhurat, tatimpaguesi do të paguajë një gjobë në shumën prej 10 përqind të shumës së tatimit të papaguar dhe jo më pak se të njëjtat 15,000 rubla.
Meqë ra fjala, ligji penal ka edhe klauzola në lidhje me sigurimin e dokumenteve të kontabilitetit. Nëse vërtetohet se dokumentet janë dëmtuar për arsye personale, personi i përfshirë mund të burgoset për të paktën një vit. Nëse dëshironi të njiheni më hollësisht me këtë paragraf, shihni nenin 352, paragrafi 1 i Kodit Penal të Federatës Ruse.

Gjithashtu mbani në mend se përfaqësuesit e autoriteteve arkivore kanë të drejtë të kontrollojnë ruajtjen e duhur të dokumentacionit arkivor në organizatën tuaj. Dhe këtu ju, sipas nenit 13.20 të Kodit të Federatës Ruse për shkeljen e rregullave të ruajtjes, kontabilitetit dhe blerjes, si dhe përdorimin e dokumenteve arkivore, mund të dënoheni me gjobë nga 300 deri në 500 rubla ose me një gjobë administrative. dënimi.

Drejtori i kompanisë është përgjegjës për krijimin e vendeve për ruajtjen e dokumenteve dhe, në veçanti, arkivimin, dhe llogaritari kryesor duhet t'i ruajë të njëjtat dokumente në mënyrë të organizuar dhe t'i transferojë ato në mënyrë korrekte në arkiv.