सूची के अनुसार लेखांकन दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि। लेखांकन में दस्तावेज़ कितने वर्षों तक "जीवित" रहने चाहिए? शेल्फ जीवन की गणना की बारीकियाँ

एक निश्चित अवधि के लिए रिपोर्टिंग और रजिस्टर वर्तमान कानून की आवश्यकता है।

इसका मतलब है कि निर्दिष्ट अवधि के भीतर दस्तावेजों तक पहुंच और यदि आवश्यक हो तो उनके पूर्ण उपयोग की संभावना सुनिश्चित की जानी चाहिए।

किन दस्तावेज़ों को अनिवार्य भंडारण की आवश्यकता है?

सशर्त रूप से अनिवार्य भंडारण की आवश्यकता वाले दस्तावेज़ क्या विभाजित किया जा सकता हैदस्तावेज़ों के लिए:

• जो रिपोर्टिंग वर्ष के दौरान परिचालन में हैं;
• जो काम में हमेशा आवश्यक होते हैं, इस तथ्य के बावजूद कि उनका दैनिक उपयोग नहीं किया जाता है।

को पहला समूहदस्तावेज़ों में शामिल हैं:

रखनापहले समूह से संबंधित दस्तावेज़ आवश्यक हैं:

• लेखांकन उद्देश्यों के लिए (अनुच्छेद 29, कानून "लेखांकन पर" संख्या 402-एफजेड) - रिपोर्टिंग वर्ष के अंत से कम से कम पांच वर्ष या उस वर्ष जिसमें इन दस्तावेजों का अंतिम बार उपयोग किया गया था;
• कर लेखांकन उद्देश्यों के लिए (अनुच्छेद 23, रूसी संघ का कर संहिता) - कम से कम 4 वर्ष की अवधि के लिए। साथ ही, कोड लंबी भंडारण अवधि स्थापित कर सकता है। उदाहरण के लिए, रूसी संघ के एक घटक इकाई की निवेश परियोजना में एक भागीदार सभी दस्तावेजों को 6 साल तक संग्रहीत करने के लिए बाध्य है। और हुए नुकसान की मात्रा की पुष्टि करने के लिए - उस पूरी अवधि के लिए जिसके दौरान इसकी मदद से इसे कम किया जाता है और जिसकी गणना एक या दो साल से अधिक समय में की जा सकती है।

कं दूसरा समूहइनमें वे दस्तावेज़ शामिल हैं जिन्हें उद्यम में उसकी गतिविधि की पूरी अवधि के दौरान संग्रहीत किया जाना चाहिए। विशेष रूप से, एलएलसी के लिए कानून "सीमित देयता कंपनियों पर" संख्या 14-एफजेड निम्नलिखित प्रदान करता है अनिवार्य भंडारण की सूचीऑन-साइट दस्तावेज़ीकरण:

• कंपनी के निर्माण पर घटक बैठक (निर्णय) सहित पंजीकरण दस्तावेज;
• कंपनी की बैलेंस शीट पर संपत्ति के स्वामित्व की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़;
• संस्थापकों और अन्य व्यक्तियों की बैठकों का दस्तावेजीकरण करने वाले कार्यवृत्त;
• प्रतिभूतियों के मुद्दे पर दस्तावेज़;
• उद्यम के अलग-अलग प्रभागों पर विनियम;
• सहयोगियों की सूची;
• उद्यम की गतिविधियों के कुछ मुद्दों पर विभिन्न नियामक प्राधिकरणों के निष्कर्ष (निगरानी आदि पर);
• और अन्य दस्तावेज़ जो उद्यम के पास वर्तमान कानून के अनुसार होने चाहिए।

लेखांकन दस्तावेजों को कितने समय तक रखा जाना चाहिए?

किसी भी लेखांकन दस्तावेज़ की सामान्य भंडारण अवधि 5 वर्ष से कम नहीं है।

लेकिन कुछ मामलों में यह बहुत अधिक हो सकता है. शेल्फ जीवन के साथ एक सारांश तालिका नीचे प्रस्तुत की गई है।

इस तथ्य के बावजूद कि इस सूची का एक महत्वपूर्ण हिस्सा कार्मिक दस्तावेजों से बना है, वे लेखांकन का एक अभिन्न अंग हैं। उनके आधार पर, मुआवजे के भुगतान और पारिश्रमिक के साथ-साथ विभिन्न लाभों की गणना की जाती है।

रिपोर्टिंग दस्तावेज़ के लिए भंडारण अवधि निम्नलिखित वीडियो में वर्णित है:

यदि आपने अभी तक किसी संस्था का पंजीकरण नहीं कराया है तो सबसे आसान उपाययह ऑनलाइन सेवाओं का उपयोग करके किया जा सकता है जो आपको सभी आवश्यक दस्तावेज़ मुफ़्त में तैयार करने में मदद करेगी: यदि आपके पास पहले से ही एक संगठन है और आप लेखांकन और रिपोर्टिंग को सरल और स्वचालित करने के बारे में सोच रहे हैं, तो निम्नलिखित ऑनलाइन सेवाएँ बचाव में आएंगी और आपके उद्यम में एक अकाउंटेंट को पूरी तरह से बदल देगा और बहुत सारा पैसा और समय बचाएगा। सभी रिपोर्टिंग स्वचालित रूप से उत्पन्न होती है, इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षरित होती है और स्वचालित रूप से ऑनलाइन भेजी जाती है। यह सरलीकृत कर प्रणाली, यूटीआईआई, पीएसएन, टीएस, ओएसएनओ पर व्यक्तिगत उद्यमियों या एलएलसी के लिए आदर्श है।
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ऑर्डर और भंडारण स्थान

को दस्तावेज़ भंडारण व्यवस्थित करें, उद्यम कर सकता है:

• या किसी विशेष अभिलेखीय संगठन की सेवाओं की ओर रुख करें;
• या अपना स्वयं का संग्रह बनाएं. 22 अक्टूबर 2004 के कानून "अभिलेखीय मामलों पर" संख्या 125-एफजेड के अनुच्छेद 13 द्वारा इसकी अनुमति है।

बनाना स्वयं का संग्रह, उद्यम को इन उद्देश्यों के लिए एक अलग कमरा आवंटित करना होगा और इसे रैक, अलमारियों या कोठरी से सुसज्जित करना होगा। यदि इस कमरे में खिड़कियाँ हैं, तो उन पर पर्दा लगाना चाहिए या अन्यथा छायादार होना चाहिए ताकि सूरज की रोशनी दस्तावेजों में प्रवेश न कर सके, जिससे वे फीके पड़ जाएँ।

इसके अलावा, आपको अपने स्वयं के अभिलेखीय स्थान की आवश्यकता है सुरक्षा से सुसज्जित करेंअनधिकृत पहुंच और आग से - एक धातु प्रवेश द्वार, खिड़कियों पर सलाखें और एक अलार्म प्रणाली।

आवश्यक दस्तावेज़ों की त्वरित खोज को व्यवस्थित करने के लिए, आपको यह करना चाहिए मामलों की एक सूची विकसित करें.

उनके भंडारण के लिए मामलों के हस्तांतरण के मामले में विशिष्ट संरचना, एक ऐसा संगठन चुनना आवश्यक है जो आधुनिक उपकरणों और दस्तावेजों के दीर्घकालिक भंडारण के लिए सभी शर्तों से सुसज्जित हो, जिसमें फायर अलार्म और एक्सेस कंट्रोल सिस्टम की उपस्थिति भी शामिल है।

दस्तावेज़ों के संबंध में किसी संगठन के पंजीकरण पर, उसके और अन्य समान दस्तावेज़, उन्हें आमतौर पर संगठन के प्रमुख द्वारा मूल रूप में और एक सुरक्षित स्थान पर रखा जाता है। और उनकी प्रतियां लेखा विभाग में हैं.

उद्यम के कर्मचारी, उनके रिक्त प्रपत्र और उनके लिए आवेषण हमेशा कार्मिक सेवा में या लेखा विभाग में होने चाहिए, यदि इसे कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन सौंपा गया है। वहीं, कार्यपुस्तिकाएं हमेशा तिजोरी में रखी जाती हैं।

यह ध्यान देने योग्य है कि इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों को अनधिकृत परिवर्तनों से संरक्षित किया जाना चाहिए, और साथ ही उनके भंडारण को यदि आवश्यक हो तो कागज पर एक प्रति बनाने की क्षमता प्रदान करनी चाहिए।

दस्तावेज़ को संग्रह में स्थानांतरित करना

दस्तावेज़ों को दीर्घकालिक (10 वर्ष से अधिक) और स्थायी भंडारण के लिए संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है।

इन सामग्रियों को संग्रह में स्थानांतरित करना किया गयासंग्रह के गठन के क्रम में संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित कार्यक्रम के अनुसार।

वही आदेश संग्रह को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करता है और नियमों को मंजूरी देता है:

• दस्तावेज़ों को संग्रह में जमा करना और उन्हें जारी करना;
• एक संग्रह बनाए रखना;
• उन दस्तावेज़ों को नष्ट करना जिनकी भंडारण अवधि समाप्त हो गई है;
• अभिलेखीय फाइलों के संरक्षण के लिए कार्यक्रम आयोजित करना।

संग्रह में सभी दस्तावेज़ केवल मूल के रूप में स्वीकार किए जाते हैं, और उनकी अनुपस्थिति में - प्रमाणित प्रतियों के रूप में। हस्तांतरित दस्तावेज़ों को कुछ मानदंडों के अनुसार बाध्य किया जाना चाहिए, और उनकी फ़ाइल के कवर पर एक निशान होना चाहिए पहचान के लिए जानकारी, विशेष रूप से:

• दस्तावेजों के निष्पादन का वर्ष;
• लेखांकन क्षेत्र;
• क्रम संख्याएँ;
• वह अवधि जिसके लिए रजिस्टर और प्राथमिक दस्तावेज़ तैयार किए गए थे;
• दायर किए गए दस्तावेज़ों का प्रकार;
• दाखिल की गई शीटों की संख्या, आदि।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रह में दस्तावेज़ जमा करने के लिए, इस प्रक्रिया को संगठन के संग्रह पर प्रमुख के आदेश में अलग से अनुमोदित किया गया है। लेकिन आमतौर पर इन दस्तावेज़ों को पहले अन्य मीडिया पर डुप्लिकेट किया जाता है।

लेखांकन दस्तावेज़ भंडारण का एक उदाहरण निम्नलिखित वीडियो में प्रस्तुत किया गया है:

नुकसान होने पर क्या करें

दस्तावेज़ या तो किसी प्राकृतिक आपदा के कारण या तीसरे पक्ष या किसी के अपने कर्मचारियों के कार्यों के परिणामस्वरूप खो सकते हैं। लेकिन किसी भी मामले में, संबंधित अधिकारियों द्वारा नुकसान के तथ्य की पुष्टि की आवश्यकता होगी। ये कानून प्रवर्तन एजेंसियां ​​(यदि दस्तावेज़ चोरी हो गए हैं), या अग्नि प्राधिकरण (यदि दस्तावेज़ जला दिए गए हैं) आदि हो सकते हैं।

यदि दस्तावेज़ीकरण के नष्ट होने या खो जाने का पता चलता है, तो संगठन के प्रमुख को अपने आदेश से ऐसा करना होगा एक आयोग बनाओपहचाने गए तथ्य के कारणों का पता लगाना। यदि आवश्यक हो, तो किसी सुरक्षा कंपनी, अग्निशमन विभाग या जांच संरचना के प्रतिनिधियों को जांच में भाग लेने के लिए आमंत्रित किया जा सकता है।

आंतरिक जांच के परिणामों के आधार पर एक अधिनियम तैयार किया गया हैसभी तथ्यों के विवरण के साथ किसी भी रूप में। यदि नियामक प्राधिकारियों द्वारा दस्तावेज़ों का अनुरोध किया जाता है तो यह अधिनियम दस्तावेज़ों की कमी का बहाना बन जाता है।

यदि दस्तावेज़ों की भंडारण अवधि समाप्त हो गई है तो उनका क्या करें?

दस्तावेज़ को नष्ट करने से पहले आपको इसकी आवश्यकता होगी एक परीक्षा आयोजित करनाउसके मूल्य. इस प्रयोजन के लिए, प्रबंधक के आदेश से उद्यम में एक स्थायी कमीशन बनाया जाता है। इसमें ऐसे विशेषज्ञ शामिल होने चाहिए जो कुछ दस्तावेजों को नष्ट करने की आवश्यकता का योग्य मूल्यांकन करने में सक्षम हों।

यह वह आयोग है जो दस्तावेजों को नष्ट करने का निर्णय लेता है यदि उन्हें कुछ समय के लिए संग्रहीत नहीं किया जा सकता है। उनका विनाश किसी भी रूप में एक अधिनियम तैयार करके किया जाता है, जिसमें प्राथमिक दस्तावेज़ का अनिवार्य विवरण होना चाहिए और जिसे उद्यम की लेखा नीति द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।

विनाश से पहले होना ही चाहिए इन्वेंट्री की गईएक निश्चित अवधि के लिए दस्तावेज़. इस प्रक्रिया के बिना दस्तावेज़ीकरण को नष्ट नहीं किया जा सकता.

यदि भंडारण नियमों का उल्लंघन किया जाता है?

इस उल्लंघन के लिए जिम्मेदारीविशेष रूप से कर और प्रशासनिक हैं:

1. यदि अधिकारी कानूनी अवधि के भीतर दस्तावेज़ संग्रहीत नहीं करते हैं, तो उन्हें 5 हजार से 10 हजार रूबल तक दंडित किया जा सकता है। यदि यह उल्लंघन दोबारा पाया जाता है - 10-20 हजार रूबल या 1-2 साल के लिए अयोग्यता (रूसी संघ का प्रशासनिक संहिता, अनुच्छेद 15.11);
2. समान कृत्यों के लिए एक संगठन को 10 हजार रूबल से दंडित किया जा सकता है, और बार-बार उल्लंघन के मामले में - 30 हजार रूबल (रूसी संघ का कर संहिता, कला। 120) से दंडित किया जा सकता है।

इन उल्लंघनों के लिए दंड की जानकारी के लिए निम्नलिखित वीडियो देखें:

लेखांकन दस्तावेज़ कब तक रखे जाते हैं? प्रश्न अत्यंत महत्वपूर्ण एवं प्रासंगिक है। लेख में एक नमूना है जो संगठन (तालिका) में लेखांकन दस्तावेजों के भंडारण की अवधि को इंगित करता है: प्राथमिक, नकद और रिपोर्टिंग।

जैसा कि लेखांकन 402-एफजेड पर मूल कानून में कहा गया है, लेखांकन दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि नहीं होनी चाहिए

• प्राथमिक और नकद लेखांकन रजिस्टरों के लिए रिपोर्टिंग वर्ष (कानून 402-एफजेड के अनुच्छेद 29 का खंड 1) के बाद 5 साल से कम;
• कम से कम 5 वर्ष, उस वर्ष से शुरू जिसमें उनका अंतिम बार उपयोग किया गया था। यह लेखांकन नीतियों और अन्य स्थानीय कृत्यों पर लागू होता है जो किसी विशेष उद्यम में लेखांकन की प्रक्रिया, विधियों और साधनों को स्थापित करते हैं।

हालाँकि, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि लेखांकन दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया, उनकी भंडारण अवधि सहित, प्रत्येक संगठन द्वारा स्वतंत्र रूप से मानदंडों और आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए स्थापित की जाती है:

• रूसी संघ का टैक्स कोड;
• जेएससी के लिए रूसी संघ के प्रतिभूति बाजार के लिए संघीय आयोग के दिनांक 16 जुलाई, 2003 नंबर 03-33/पीएस के संकल्प द्वारा अनुमोदित प्रावधान।

यदि कानून के प्रत्येक निर्दिष्ट अधिनियम समान दस्तावेजों के लिए एक अलग अवधि निर्दिष्ट करते हैं, तो वास्तविक अवधि को उस अधिनियम के अनुसार स्थापित किया जाना चाहिए जो अधिकतम अवधि निर्दिष्ट करता है।

तालिका में आप इस सवाल का जवाब पा सकते हैं कि विधायी कृत्यों के संदर्भ में लेखांकन दस्तावेजों को प्रकार के आधार पर कितने समय तक संग्रहीत किया जाना चाहिए।

किसी संगठन में लेखांकन दस्तावेजों के भंडारण को ऊपर उल्लिखित विधायी कृत्यों के अनुसार व्यवस्थित करना महत्वपूर्ण है। यदि दस्तावेज़ की भंडारण अवधि समाप्त नहीं हुई है और कर प्राधिकरण, सामाजिक बीमा कोष या श्रम निरीक्षणालय द्वारा ऑन-साइट या डेस्क ऑडिट के हिस्से के रूप में इसका अनुरोध किया गया है, लेकिन यह भौतिक रूप से वहां नहीं है, तो संगठन पर जुर्माना लगाया जाएगा। खंड 1 पर कला। 126 रूसी संघ का टैक्स कोड 200 रूबल की राशि में. प्रदान नहीं किए गए प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए. संगठन और अधिकारी को प्रशासनिक जुर्माने का भी सामना करना पड़ता है (भाग 1)। कला। 5.27, भाग ---- पहला कला। 15.6, भाग 3, 4 कला। 15.33 रूसी संघ के प्रशासनिक अपराध संहिता, कला। कानून संख्या 125-एफजेड का 26.31)।

आइए एक उदाहरण देखें कि 2017 की तीसरी तिमाही में प्राप्त डिलीवरी नोट और चालान की शेल्फ लाइफ कैसे निर्धारित की जाए। माल को लेखांकन के लिए स्वीकार किया गया था, और उसी तिमाही में वैट काटा गया था। चौथी तिमाही में 2017 में, सामान बेचे गए, और आयकर की गणना करते समय उनकी लागत को खर्चों में ध्यान में रखा गया।

चालान की भंडारण अवधि 30 सितंबर, 2021 तक है, क्योंकि इसका उपयोग 2017 की तीसरी तिमाही में वैट की गणना के लिए किया गया था (कटौती का दावा किया गया था), और अवधि की गणना उस कर अवधि के 4 साल बाद की जाती है जिसमें चालान था उपयोग किया गया, यानी 10/01/2017 से।

किसी कंसाइनमेंट नोट की शेल्फ लाइफ उसकी योग्यता पर निर्भर करती है:

• वैट कटौती के अधिकार की पुष्टि करने के लिए, हम 10/01/2017 से चार साल की अवधि की गणना करते हैं और 09/30/2021 प्राप्त करते हैं (चालान के अनुरूप);
• आयकर की गणना करते समय माल की लागत को व्यय के रूप में पहचानने के लिए, हम 01/01/2018 से चार साल की अवधि की गणना करते हैं (चूंकि आयकर के लिए कर अवधि एक वर्ष है) और 12/31/2021 प्राप्त करते हैं;
• प्राथमिक दस्तावेज़ के रूप में - हम उस वर्ष के बाद 5 वर्षों की गणना करते हैं जिसमें माल की लागत को व्यय के रूप में मान्यता दी जाती है, यानी 01/01/2018 से, और हमें 12/31/2022 मिलता है।

हमने लेखांकन दस्तावेजों के प्रकारों को देखा। आपको प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़, लेखांकन रजिस्टर और वित्तीय विवरण कितने समय तक संग्रहीत करने की आवश्यकता है? हम आपको अपनी सामग्री में लेखांकन दस्तावेजों की भंडारण अवधि के बारे में बताएंगे।

लेखांकन दस्तावेज़ कब तक रखे जाते हैं?

लेखांकन कानून स्थापित करता है कि प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़, लेखांकन रजिस्टर और वित्तीय विवरण संगठन द्वारा राज्य अभिलेखीय मामलों के आयोजन के नियमों के अनुसार स्थापित अवधि के लिए संग्रहीत किए जाने चाहिए, लेकिन रिपोर्टिंग वर्ष के बाद 5 साल से कम नहीं (भाग 1, अनुच्छेद 29) संघीय कानून दिनांक 06.12.2011 संख्या 402-एफजेड)।

लेखांकन दस्तावेजों के लिए अवधारण अवधि

आइए तालिका में किसी संगठन में लेखांकन दस्तावेजों के भंडारण की अवधि प्रस्तुत करें (संघीय कानून दिनांक 22 अक्टूबर 2004 संख्या 125-एफजेड, संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 25 अगस्त 2010 संख्या 558):

स्वाभाविक रूप से, संगठन को लेखांकन दस्तावेजों के लिए सुरक्षित भंडारण की स्थिति और निर्दिष्ट अवधि के भीतर परिवर्तनों से उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करनी चाहिए (6 दिसंबर, 2011 के संघीय कानून संख्या 402-एफजेड के भाग 3, अनुच्छेद 29)।

साथ ही, संगठन के प्रमुख को बदलते समय, लेखांकन दस्तावेजों का हस्तांतरण संगठन द्वारा निर्धारित तरीके से सुनिश्चित किया जाना चाहिए (6 दिसंबर, 2011 के संघीय कानून संख्या 402-एफजेड के भाग 4, अनुच्छेद 29) .

यह संकेत दिया जाता है कि प्राथमिक लेखा दस्तावेजों, लेखा रजिस्टरों और वित्तीय विवरणों की सुरक्षा, उनके निष्पादन और संग्रह में स्थानांतरण मुख्य लेखाकार द्वारा सुनिश्चित किया जाता है (

22 अक्टूबर 2004 का संघीय कानून एन 125-एफजेड "रूसी संघ में अभिलेखीय मामलों पर" संगठन संघीय कानूनों और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित भंडारण अवधि के दौरान कर्मियों पर दस्तावेजों सहित अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य हैं। रूसी संघ, साथ ही इस संघीय कानून के अनुच्छेद 6 के भाग 3 और अनुच्छेद 23 के भाग 1 और 1.1 में प्रदान किए गए दस्तावेजों की सूची।

दस्तावेजों की निर्दिष्ट सूची में शामिल हैं:

1) मानक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची, उनके भंडारण की अवधि और इन सूचियों के उपयोग के निर्देशों को दर्शाती है, अभिलेखीय मामलों और कार्यालय कार्य के क्षेत्र में अधिकृत संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा अनुमोदित (वर्तमान में - रोसारखिव, पहले - रूस की संस्कृति मंत्रालय) :

- राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न मानक प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची, उनकी भंडारण अवधि का संकेत देते हुए अनुमोदित। रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश दिनांक 25 अगस्त 2010 एन 558 द्वारा;

- संगठनों की वैज्ञानिक, तकनीकी और उत्पादन गतिविधियों में उत्पन्न मानक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची, भंडारण अवधि का संकेत देते हुए अनुमोदित। रूस के संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 31 जुलाई 2007 एन 1182।

इसके अलावा, 80 के दशक के प्रबंधन दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि निर्धारित करने के लिए - 20वीं शताब्दी के 90 के दशक की पहली छमाही, साथ ही विशिष्ट (उद्योग) दस्तावेज़ीकरण, अनुमोदित मानक दस्तावेजों की सूची का उपयोग किया जाता है। 08/15/1988 से यूएसएसआर का मुख्य पुरालेख;

2) उनकी गतिविधियों की प्रक्रिया में, साथ ही उनके अधीनस्थ संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न दस्तावेजों की सूची, संघीय सरकारी निकायों और रूसी संघ के अन्य सरकारी निकायों द्वारा अनुमोदित, उनके भंडारण की अवधि का संकेत देती है। दस्तावेज़ों की ये सूचियाँ रोसारखिव के साथ समझौते में अनुमोदित हैं;

3) बैंक ऑफ रूस के साथ मिलकर अभिलेखीय मामलों और कार्यालय कार्य के क्षेत्र में अधिकृत संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा अनुमोदित, क्रेडिट संस्थानों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न दस्तावेजों की एक सूची, उनके भंडारण की अवधि और इसके उपयोग के निर्देशों को दर्शाती है।

संयुक्त स्टॉक कंपनियों के लिए, उनके दस्तावेजों की भंडारण अवधि संयुक्त स्टॉक कंपनियों के दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया और अवधि पर विनियमों द्वारा अनुमोदित की जाती है। रूस के प्रतिभूति बाजार के लिए संघीय आयोग का संकल्प दिनांक 16 जुलाई, 2003 एन 03-33/पीएस।

संदर्भ जानकारी अनुमोदित मानक प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची द्वारा स्थापित संगठनों के सबसे सामान्य दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि प्रदान करती है। रूस के संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 25 अगस्त 2010 एन 558, साथ ही दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि जो उपरोक्त सूचियों में शामिल नहीं हैं और संघीय कानूनों और रूसी संघ के अन्य नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित हैं।

यह प्रश्न बिना किसी अपवाद के सभी उद्यमियों द्वारा पूछा जाता है, जिन्होंने हाल ही में एक उद्यम खोला है और सिस्टम की पेचीदगियों को नहीं समझा है। तो एलएलसी दस्तावेज़ कब तक रखें, एक वर्ष, दो वर्ष या अधिक? आप संघीय कानून संख्या 125-एफजेड "रूसी संघ में संग्रह पर" को बिंदुवार पढ़कर इस मुद्दे को विस्तार से समझ सकते हैं।

लेखांकन दस्तावेजों की भंडारण अवधि अलग-अलग होती है। सभी उपबिंदुओं को मिलाकर क्या कहा जा सकता है? लेखांकन दस्तावेजों को एलएलसी में कम से कम तब तक रखा जाना चाहिए जब तक यह संभावना हो कि टैक्स ऑडिट के लिए उनकी आवश्यकता हो सकती है। रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 89 के अनुसार, निरीक्षण इस निरीक्षण के संचालन के निर्णय से पहले तीन साल से अधिक की अवधि के अधीन नहीं है। यानी हम इसे ठीक तीन साल तक स्टोर करके रखते हैं और फिर मजा शुरू होता है।

रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 23, खंड 1 के उपखंड 8, हमें स्पष्ट रूप से सूचित करते हैं कि करदाताओं को चार साल या उससे कम समय के लिए करों के संचय की पुष्टि करने वाले दस्तावेज रखने की आवश्यकता होती है। सज्जनो, बस इतना ही। तीन साल से नहीं, बल्कि चार साल से, हम लेखांकन दस्तावेजों को सावधानीपूर्वक संग्रहित कर रहे हैं और यह सुनिश्चित कर रहे हैं कि कागज का एक भी टुकड़ा खो न जाए।

हम किन विशिष्ट दस्तावेजों को प्राथमिकता देते हैं और अपनी आंखों के तारे के रूप में रखते हैं?

• कर लेखांकन डेटा;
• आय की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़;
• खर्चों के दस्तावेजी साक्ष्य;
• कर रोक का प्रमाण;

लेखांकन प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के भंडारण के नियमों की भी पुष्टि करता है। आदेश "ऑन अकाउंटिंग" संख्या 129-एफजेड के अनुसार, वित्तीय विवरणों को राज्य अभिलेखीय मामलों के नियमों में निर्दिष्ट अनुसार संग्रहीत किया जाना चाहिए। लेकिन आखिरी बार उनके लिए वित्तीय विवरण संकलित किए जाने के कम से कम पांच साल बाद।

क्या होता है? और तथ्य यह है कि आप दस्तावेजों को उस अवधि के लिए सख्ती से संग्रहीत करने के लिए बाध्य हैं जिसके दौरान कर सेवा उन्हें सत्यापन के लिए अनुरोध कर सकती है। यानी तीन साल. यदि, निरीक्षण के परिणामस्वरूप, आपके पास पाँच साल पुराने दस्तावेज़ नहीं हैं, तो आप पर दस्तावेज़ों के अनुचित भंडारण के लिए जुर्माना लगाया जा सकता है और इससे अधिक कुछ नहीं।

लेकिन लेखांकन और कर जंगल में सब कुछ इतना सरल और पारदर्शी नहीं है। ऐसे दस्तावेज़ हैं जिन्हें उन अवधियों की तुलना में अधिक समय तक संग्रहीत किया जाना चाहिए जिनकी हमने अभी चर्चा की है। ये दस्तावेज़ क्या हैं?

1. संपत्ति के अधिग्रहण के लिए प्राथमिक दस्तावेज. हम इन दस्तावेज़ों को जब तक आवश्यक हो तब तक सहेजते हैं। यह किस लिए है। सबसे पहले, मूल्यह्रास. दूसरे, संपत्ति बेचते समय, आपको कहीं न कहीं उसके प्रारंभिक मूल्य की पुष्टि करानी होगी7 और संपत्ति कर के बारे में मत भूलना।
2. अचल संपत्तियां। लाभहीन कंपनियों के लिए, टैक्स कोड का अनुच्छेद 283 पिछली कर अवधि के नुकसान के कारण वर्तमान अवधि के कर आधार को कम करने के लिए एक नियम प्रदान करता है। स्वाभाविक रूप से, दस्तावेज़ीकरण को इसकी पुष्टि करनी चाहिए। घाटे को अगले दस वर्षों तक ध्यान में रखा जा सकता है, जिसका अर्थ है कि दस्तावेज़ उचित क्रम में होने चाहिए (अनुच्छेद 283, पैराग्राफ 4)। कर निरीक्षकों को प्रस्तुत घोषणा में निर्दिष्ट घाटे पर डेटा की पुष्टि करने के लिए वित्तीय परिणाम की पुष्टि करने वाले प्राथमिक दस्तावेजों का अनुरोध करने का अधिकार है।
3. एकल कृषि कर के साथ काम करने वाले ग्रामीण उद्यमों के लिए, उनके बट्टे खाते में डालने की पूरी अवधि के दौरान घाटे पर दस्तावेज़ संग्रहीत करना भी आवश्यक है। रूसी संघ के कर संहिता का अनुच्छेद 346.6 अनुच्छेद 5।
4. तथाकथित "सरलीकृत" प्रणाली के तहत काम करने वाले व्यक्तियों के लिए, एकीकृत सामाजिक कर। रूसी संघ के कर संहिता का अनुच्छेद 346.18 अनुच्छेद 7।
5. ख़राब प्राप्य को बट्टे खाते में डालने के लिए, कर सेवा के लिए सहायक प्राथमिक दस्तावेज़ों का होना भी आवश्यक है। सहायक दस्तावेजों को नष्ट करने से कंपनी को खराब ऋण को व्यय के रूप में पहचानने के अधिकार से वंचित कर दिया जाता है, क्योंकि राशि की पुष्टि करने के लिए कुछ भी नहीं होगा।
6. हम संयुक्त स्टॉक कंपनियों पर ज्यादा ध्यान नहीं देंगे, क्योंकि यह सवाल अभी भी उठाया गया था कि एलएलसी के दस्तावेजों को कितने समय तक संग्रहीत करना आवश्यक है, न कि ओजेएससी के। इसलिए, संक्षेप में कहें तो, आपको OJSC में कर रिपोर्टिंग के लिए दस्तावेज़ रखने होंगे - वार्षिक वित्तीय विवरण, साथ ही चार्टर, जब तक कंपनी मौजूद है। यदि कोई कंपनी परिसमापन में जाती है, तो दस्तावेज़ राज्य संग्रह में भेजे जाते हैं। इस प्रक्रिया के लिए संग्रह के साथ पहले से संपन्न एक अनुबंध आवश्यक है। यदि ऐसा कोई समझौता नहीं था, तो केवल कंपनी के कर्मियों का दस्तावेज़ ही संग्रह में आता है। शेष दस्तावेज़ कहाँ संग्रहीत किए जाएंगे इसका निर्णय परिसमापन आयोग के अध्यक्ष, या शायद दिवालियापन ट्रस्टी को करना होगा।
7. कंपनी को कम से कम 10 वर्षों तक वार्षिक कर रिपोर्ट रखना आवश्यक है। त्रैमासिक - पाँच वर्ष, यह वार्षिक की उपस्थिति में है।
8. यदि कोई त्रैमासिक रिपोर्ट नहीं है, तो मासिक रिपोर्ट भी कम से कम पांच वर्षों के लिए संग्रहीत की जाती है।
9. खरीद और बिक्री की किताबें और चालान जर्नल में अंतिम प्रविष्टि की तारीख से पूरे पांच साल तक रखे जाने चाहिए। "लेखा लॉग बनाए रखने के नियम" का खंड 15.27। मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची में चालान के संबंध में एक आइटम है, और यह कहता है कि इन समान चालानों को पांच साल की अवधि के लिए रखा जाना चाहिए।

फिर, ऑडिट के दौरान कर अधिकारियों को करों और शुल्क पर कानून द्वारा निर्देशित होना चाहिए। लेकिन सूची वहां शामिल नहीं है.

चलिए निष्कर्ष निकालते हैं: एलएलसी दस्तावेज़ कब तक रखे जाने चाहिए? यह पता चला है कि पांच साल से कम नहीं, और अचल संपत्तियों के संदर्भ में, आम तौर पर कंपनी के पूरे अस्तित्व के दौरान। दस्तावेज़ों की भंडारण अवधि की गणना उस वर्ष के बाद पहली जनवरी से की जानी चाहिए जिसमें वे बनाए गए थे।

कागजी दस्तावेज़ कैसे संग्रहित करें?

उद्यम की लेखांकन नीति में यह बताया जाना चाहिए कि दस्तावेज़ कैसे और कहाँ संग्रहीत किया जाना चाहिए, और इस मद के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति या यहां तक ​​कि सबसे योग्य कर्मचारियों से युक्त एक आयोग भी नियुक्त करना चाहिए।

वैसे, दस्तावेज़ को कार्यालय में संग्रहीत करना आवश्यक नहीं है। कानून भंडारण के लिए अन्य स्थानों को चुनने पर रोक नहीं लगाता है, उदाहरण के लिए, विशेष संग्रह करने वाली कंपनियां। लेकिन एक संयुक्त स्टॉक कंपनी के लिए कानून द्वारा वार्षिक रिपोर्ट और एसोसिएशन के लेखों जैसे दस्तावेजों को ठीक उसी स्थान पर संग्रहीत करना आवश्यक है जहां मुख्य कार्यालय स्थित है। वैसे, दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत करने की अनुमति कानून द्वारा एक छोटी चेतावनी के साथ दी जाती है कि दस्तावेज़ में दस्तावेज़ तैयार करने के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर आवश्यक रूप से शामिल होंगे। दस्तावेज़ों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत करने के लिए, कंपनी एक कॉर्पोरेट सूचना प्रणाली बनाती है। यह एक प्रमाणन केंद्र द्वारा परोसा जाता है, जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग सुनिश्चित करता है।

जो दस्तावेज़ दीर्घकालिक भंडारण के अधीन हैं वे समय के साथ खराब हो जाएंगे और फीके पड़ जाएंगे। यह सुनिश्चित करने के लिए कि उनकी सामग्री पठनीय है, भंडारण के लिए जिम्मेदार लोगों को ध्यान रखना चाहिए और समय पर प्रतियां बनानी चाहिए।

जब किसी कंपनी का परिसमापन होता है, तो दीर्घकालिक भंडारण के अधीन दस्तावेज़ अभिलेखागार को सौंप दिए जाते हैं। यदि कंपनी पुनर्गठित होती है, तो दस्तावेज़ उत्तराधिकारी संगठन को स्थानांतरित कर दिए जाते हैं। जब कोई नई कंपनी अलग हो जाती है, तो उसे नई संरचना में स्थानांतरित हुए कर्मचारियों की व्यक्तिगत फ़ाइलें और नई कंपनी के दायरे से संबंधित दस्तावेज़ प्राप्त होते हैं।

दस्तावेज़ों को नष्ट करना. किसी दस्तावेज़ को नष्ट करने के लिए, आपको पहले एक अधिनियम तैयार करना होगा, जिस पर कंपनी के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाएंगे, और उसके बाद ही आप दस्तावेज़ों को नष्ट करने के लिए सीधे आगे बढ़ सकते हैं। इसके अलावा, अधिनियम में विनाश के लिए जाने वाले प्रत्येक कागजात को सावधानीपूर्वक दोबारा लिखना आवश्यक नहीं है। यह सजातीय समूहों के नामों को फिर से लिखने के लिए पर्याप्त है। सजातीय समूह क्या माने जाते हैं इस पर स्वतंत्र रूप से विचार किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, चालान को सजातीय दस्तावेज़ इत्यादि माना जा सकता है।

दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे नष्ट करें?

बस इसे जला दो? उत्तर ग़लत है. इस मामले में, आपको पर्यावरण सेवाओं से संबंधित समस्याएँ हो सकती हैं।
क्या मुझे इसे बेकार कागज के रूप में पुनर्चक्रित करना चाहिए? विकल्प अच्छा है, लेकिन इसकी कोई गारंटी नहीं है कि दस्तावेज़ किसी प्रतिस्पर्धी कंपनी के पास नहीं पहुँचेंगे, जो अच्छा नहीं है। ऐसा होने से रोकने के लिए, दस्तावेज़ों वाले फ़ोल्डरों को चालान के साथ निपटान के लिए प्रस्तुत किया जाना चाहिए। इसके अलावा, दस्तावेज़ों को हटाने का कार्य दस्तावेज़ीकरण के भंडारण के लिए जिम्मेदार कंपनी कर्मचारी की देखरेख में किया जाना चाहिए।

इसे आसानी से फेंक देना भी असंभव है क्योंकि, कानून के अनुसार, नियोक्ता कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा को गुप्त रखने के लिए बाध्य है।

क्या बाकि है? सबसे अच्छी बात यह है कि एक विशेष कागज़ काटने वाली मशीन का उपयोग किया जाए। सामान्य तौर पर, यह आपको तय करना है कि आप अनावश्यक कागजात से कैसे छुटकारा पायेंगे।

समय से पहले अपने दस्तावेजी संग्रह को हल्का करने की इच्छा से बचने के लिए, मैं यह जोड़ूंगा कि कर अवधि के लिए लेखांकन रजिस्टरों या चालानों की अनुपस्थिति को घोर उल्लंघन माना जाता है और पांच हजार रूबल के जुर्माने से दंडनीय है।

और ऐसा तब होता है जब एक कर अवधि के लिए दस्तावेज़ गायब हों। अधिक गंभीर मामलों में जुर्माना अब 5,000 नहीं, बल्कि 15,000 रूबल होगा।

यदि आय की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ खोने से कर आधार कम हो जाता है, तो करदाता अवैतनिक कर की राशि का 10 प्रतिशत और समान 15,000 रूबल से कम नहीं की राशि में जुर्माना अदा करेगा।
वैसे, आपराधिक कानून में लेखांकन दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के संबंध में भी धाराएं हैं। यदि यह साबित हो जाता है कि दस्तावेज़ व्यक्तिगत कारणों से क्षतिग्रस्त हुए थे, तो इसमें शामिल व्यक्ति को कम से कम एक वर्ष की जेल हो सकती है। यदि आप इस अनुच्छेद से अधिक विस्तार से परिचित होना चाहते हैं, तो रूसी संघ के आपराधिक संहिता के अनुच्छेद 352, अनुच्छेद 1 देखें।

यह भी ध्यान रखें कि अभिलेखीय प्राधिकारियों के प्रतिनिधियों को आपके संगठन में अभिलेखीय दस्तावेज़ों के उचित भंडारण की जाँच करने का अधिकार है। और यहां, भंडारण, लेखांकन और अधिग्रहण के नियमों के उल्लंघन के साथ-साथ अभिलेखीय दस्तावेजों के उपयोग पर रूसी संघ की संहिता के अनुच्छेद 13.20 के अनुसार, आपको 300 से 500 रूबल या प्रशासनिक जुर्माने से दंडित किया जा सकता है। सज़ा.

कंपनी के निदेशक दस्तावेजों को संग्रहीत करने और विशेष रूप से संग्रह करने के लिए स्थान बनाने के लिए जिम्मेदार हैं, और मुख्य लेखाकार को इन्हीं दस्तावेजों को व्यवस्थित तरीके से संरक्षित करना होगा और उन्हें संग्रह में सही ढंग से स्थानांतरित करना होगा।