Liiketoimien ja varaston dokumentointi. Kiinteistöjen inventoinnin suorittamis- ja rekisteröintimenettely. Mistä aloittaa inventaario

Yrityksen käyttöomaisuuden inventaario on omaisuuden todellisen saatavuuden tarkistusprosessi, jonka tuloksena kirjanpitoasiakirjat mukautetaan havaittujen poikkeamien määrään.

Asteikosta riippuen varasto voi olla seuraavan tyyppistä:

1. Jatkuva inventointi. Varmennuskohteet ovat:

• kaikki yrityksen omaisuus;
• taloudelliset velvoitteet.

2. Valikoiva varasto. Tarkastus koskee erillistä kiinteistön osaa.

Inventointi on pakollinen prosessi kaikille yrityksille. Tätä prosessia koskevat määräykset on määrätty useissa säädöksissä (RF-laki nro 129-F3, kirjanpitosäännöt 29. heinäkuuta 1998, ohjeet 13. kesäkuuta 1995), lisäykset ja selvennykset on kuvattu organisaation laskentaperiaatteissa ja johtajan erityismääräyksiä.

Käyttöjärjestelmäkartoitus on tarpeen suorittaa seuraavissa tilanteissa:

• omaisuuden myynti, omaisuuden vuokraus;
• yrityksen saneeraus/selvitystila;
• vuosikertomusten laatiminen;
• luonnonkatastrofi, joka aiheutti omaisuusvahinkoja;
• epäilty käyttöomaisuuden tahallisesta varkaudesta;
• aineellisen vastuun siirtyminen.

Inventointiprosessin aikana varmennetaan kaikki yrityksen alueella sijaitsevat tai asiakirjojen mukaan sille kuuluva käyttöomaisuus.

Vahvistettava:

• oma omaisuus;
• vuokrattu käyttöomaisuus;
• omaisuus, joka sijaitsee yhtiön alueella säilytyssopimuksen nojalla.

Tarkastuksen aikana ovat mahdollisia seuraavat tilanteet:

1. Käyttöomaisuus on tunnistettu, joka ei näy yrityksen kirjanpidossa - omaisuus on arvioitava, poistoaste määritettävä ja kirjattava.
2. Kirjanpitoasiakirjoihin sisältyvät käyttöomaisuushyödykkeet puuttuvat tai sen nykyinen kunto ei mahdollista niille osoitettujen toimintojen suorittamista - sinun on laadittava asianmukainen laki ja kirjattava ne yhtiön taseesta muiden kulujen kustannuksella tai syyllisen osapuolen vahingonkorvauksen kautta.
3. Varastokohteet ovat fyysisesti olemassa, mutta tarkastuksen aikana ne ovat yrityksen alueen ulkopuolella - sinun on tarkistettava asiakirjat, jotka vahvistavat poissaolon laillisuuden.

Inventoinnin aikana ei vain tarkisteta läsnäoloa, vaan myös:

• esineen todellinen kunto, sen kulumisaste ja kyky suorittaa toimintoja;
• laske määrä, mittaa tilavuus ja paino.

Varaston määräajat

Käyttöomaisuuden inventointi suoritetaan vähintään kerran vuodessa, lukuun ottamatta kirjastoja, joissa tarkastukset ovat sallittuja viiden vuoden välein.

Tarkista kuukausittain:

• yrityksen tilitysten tila sivuliikkeiden kanssa (1. päivästä alkaen);
• käteisen ja muiden arvoesineiden saatavuus, tiukat raportointiasiakirjat;
• raaka-aineiden ja materiaalien määriä.

Tarkastettu neljännesvuosittain:

• eläinten lukumäärä maatalousyrityksissä;
• rahtikirjat;
• sovittaa laskelmat yhteen budjetin kanssa.

Kerran kuuden kuukauden välein (01.06 ja 01.12 alkaen) saamisten ja velkojen laskelmat täsmäytetään.

Varasto vuosittain:

1. rakennukset, laitteet, inventaario jne.;
2. muut pääomasijoituskohteet;
3. tuotannon varastot;
4. tuotanto, joka ei ole valmis;
5. iso remontti.

Selvitykset pankkien kanssa täsmäytetään tiliotteiden saapuessa.

Inventoiminen on pääsääntöisesti suunniteltu prosessi, jonka päivämäärä, kohteet ja ajoitus ovat laskentaperiaatteissa kiinteät tai muuttuvat vuosien aikana merkityksettömästi. Joskus on suositeltavaa tehdä spontaaneja inventaarioita tietyille omaisuusryhmille.

Varaston vaiheet

1. Valmisteluvaihe:

• varaston kohteiden ja ajoituksen määrittäminen;
• inventaarioobjektien asiakirjojen oikeellisuuden tarkistaminen - esinekortit, vastaanottotodistukset, tekniset passit jne.;
• inventoinnin suorittajan määrittäminen - inventaariotoimikunnan hyväksyntä, johon tulee kuulua hallinnon edustaja, kirjanpito ja muut asiaankuuluvat asiantuntijat, koska joskus on vaikea mitata tuotteiden tai varastojen todellista määrää (esimerkiksi: jos tarve määrittää irtotavaran todellinen paino ilman mahdollisuutta punnita kaikkea);
• inventaariojärjestys.

2. Käyttöomaisuuden varsinainen tarkastus - laskenta, punnitus, mittaus, kunnon tarkastus ja tuloksen kirjaaminen inventointiin ja tekoihin.

3. Tarkastustuloksen vertailu kirjanpitoasiakirjojen tietoihin - täsmäytyslausuman muodostaminen ja poikkeamat selittävät toimet.

4. Inventoinnin ja sen tulosten kirjanpidon suorittamismääräys:

• tunnistettujen esineiden hyväksyminen taseeseen;
• taseesta puuttuvien esineiden poistaminen;
• vahingonkorvausten poisto omaisuusvahingosta syyllistyneiltä henkilöiltä.

Varaston säännöt:

• kaikkien komission jäsenten on oltava läsnä;
• taloudellisesti vastuussa olevan henkilön tai henkilöryhmän (pomo, sijainen, työntekijät) pakollinen läsnäolo kollektiivisessa vastuussa;
• jos inventointiprosessi on keskeytettävä, esimerkiksi siirrettävä seuraavalle päivälle, tilat sinetöidään toimeksiannon poissa ollessa.

Varaston tulosten näyttäminen yrityksen kirjanpidossa

Kun inventointi suoritetaan yrityksessä, seuraavat tilanteet ovat mahdollisia:

1. Käyttöomaisuuden ylijäämä havaitaan - sinun on määritettävä nykyinen arvo ja tehtävä seuraava kirjaus:

Dt01 Kt91.1 - käyttöomaisuuden hankintamenon kirjaaminen muihin tuottoihin.

2. Kiinteistöpulaa on havaittu, mutta tekijöitä ei ole tunnistettu - puuttuvan käyttöomaisuuden jäännösarvo on kirjattava muiksi kuluiksi:

• Dt91,2 Kt94 - jäännösarvon kohdistaminen muihin kuluihin.

3. Omaisuuden vahingoittuminen tai varkaus on tunnistettu ja tekijät tunnistettu - organisaatiolle aiheutettu vahinko on kirjattava pois tekijöiltä:

• Dt94 Kt01 - käyttöomaisuuden hankintamenon poisto;
• Dt02 Kt94 - kertyneen poiston poisto;
• Dt73 Kt94 - puutteen katsominen syyllisen tilille;
• Dt50 Kt73 - vahingonkorvaus kassalle.

Nykyinen kirjanpitolainsäädäntö sekä Venäjän federaation valtiovarainministeriön määräys nro 49, 13.6.1995, määrittelee inventaariotoimintaa koskevat määräykset, joita jokaisen elinkeinonharjoittajan on noudatettava.

Inventointi: ohjeet ja perusteet sen toteuttamiselle

Yksityiskohtaiset ohjeet inventaarion tekemisestä ja sen dokumentoinnista löytyvät edellä mainitulla määräyksellä hyväksytyistä omaisuus- ja rahoitusvelvoitteiden inventaarioohjeista.

Ohje sisältää vaatimuksia inventointitoiminnan aloittamis- ja toteuttamismenettelystä sekä erityiset syyt, jotka voivat olla perustana sen toteuttamiselle. Tällaisia ​​syitä ovat mm.

• suunniteltu kartoitus;
• omaisuuden uudelleenarvostus;
• yrityksessä toteutettu saneeraus tai uudelleenjärjestely;

• varkauden tai omaisuuden vahingoittumisen tosiasian toteaminen sekä sen menetys ylivoimaisen esteen (palo, luonnonkatastrofit jne.) vuoksi;
• yrityksen omaisuuden luovutus vuokralle ja sen myöhempi myynti.

Kuinka dokumentoida inventaario oikein

Varaston dokumentointi on yksi tarkastuksen pakollisista osista.

Todentamistoimissa käytettävät asiakirjat voidaan laatia itsenäisesti tai käyttämällä vakiolomakkeita, jotka on hyväksytty Goskomstatin 18.8.1998 päivätyillä päätöksillä nro 88 ja 27.3.2000 päivätyillä päätöksillä nro 26 (kaikki lomakkeet sisältävät lyhenteen ”INV”).

Inventointiasiakirjojen laatimista varten on useita sääntöjä:

• luodussa tarkastusraportissa ei saa olla tyhjiä sarakkeita. Jos vaaditut tiedot puuttuvat, täytettävään kenttään merkitään viiva;
• monisivuiset luettelot ja asiakirjat on kiinnitettävä peräkkäin ja asiakirjan kaikki sivut on numeroitava;
• säädöksiä täytettäessä käytetään kirjanpidossa yleisesti hyväksyttyjä nimikkeistön nimikkeitä ja mittayksiköitä;
• kaikki asiakirjaa täytettäessä tehdyt korjaukset on täsmennettävä alaviitteissä ja kaikkien inventaarikomission jäsenten sekä taloudellisesti vastuussa olevien henkilöiden allekirjoituksella varmennettava;
• Varaston kirjanpitoasiakirjat ovat kaikkien tarkastukseen osallistuvien henkilöiden hyväksymiä.

Varastoasiakirjat: "aloituspaketti".

Ennen toiminnan aloittamista on tarpeen laatia asiakirjat inventaarion suorittamista varten:

• kehittää ja hyväksyä tarkastuksen suorittamismenettely ja aikataulu;
• luoda inventaarioluetteloita (luettelo velvollisuuksista ja omaisuudesta tarkastettavaksi);
• antaa määräyksen inventaarion suorittamisesta;
• saada kuitit vahvistetussa muodossa taloudellisesti vastuullisilta henkilöiltä.

Suunnitelman mukaiset varastot suoritetaan yrityksen määräämällä taajuudella. Aineellisen omaisuuden ja taloudellisten velvoitteiden tarkastusten tiheyden määrää omistaja itsenäisesti, ja sen tulee näkyä paikallisissa laeissa - kirjanpitosäännöt, yrityksen kirjanpitoperiaatteet jne., jotka on hyväksytty ja saatettu voimaan vastaavasti.

Varaston järjestys: tärkeimmät näkökohdat

Inventoinnin suorittamismääräys voidaan antaa yhtenäisellä lomakkeella (nro INV-22) tai kehittää itsenäisesti.

Tilauksessa täsmennetään:

• tiedot inventaariotoimikunnan nimittämisestä ja kokoonpanosta - ilmoitetaan tarkastusryhmän kokoonpano, joka on jaettu toimikunnan puheenjohtajaan ja sen jäseniin sekä miehitetyt paikat;
• inventaarion suorittamisaika, jossa ilmoitetaan komission työn tarkat alkamis- ja päättymispäivät sekä määräajat tarkastuksen raportointiasiakirjojen toimittamiselle;
• tarkastuksen syyt - tilauksen inventoinnin syyn tulee ilmetä täsmällisesti (aikataulutarkastus, aineellisesti vastuussa olevien henkilöiden vaihto jne.).

Sen jälkeen, kun johtaja on allekirjoittanut ja rekisteröinyt inventaarion suorittamismääräyksen erityispäiväkirjaan (lomake nro INV-23), komissiolla on oikeus aloittaa tarkastusmenettely. Inventointiasiakirjoja täytettäessä komissio ilmoittaa tilauksen rekisteröintitiedot jokaisessa niistä.

Inventointi: tarkastuksen tulosten perusteella täytetyt asiakirjalomakkeet

Tarkastuksen tulokset kirjataan varastokirjanpitoon, joka kootaan yleensä kolmena kappaleena, ja kun yritys pitää sähköistä kirjanpitoa, sähköisessä muodossa.

Varaston rekisteröinti suoritetaan kahdessa päävaiheessa:

• kun komissio tarkastaa tarkastettavien kohteiden todellisen saatavuuden, tarkastuksen alustavat tulokset laaditaan ja toimitetaan yrityksen johtajalle ja pääkirjanpitäjälle samana päivänä;
• Kun todellista saatavuutta koskevat tiedot on täsmäytetty kirjanpitotietoihin, laaditaan varastotarkastuksen lopullinen tulos - inventointilaki.

Tarkastuksen aikana komissio dokumentoi luettelon täyttämällä seuraavat lomakkeet:

• varastokirjanpito ja asiakirjat:

• käyttöomaisuuden (nro INV-1) ja aineettomien hyödykkeiden (nro INV-1a) osalta,
• varastotuotteille (nro INV-3, nro INV-4), sis. hyväksytty varastointiin ja kuljetukseen (nro INV-5, nro INV-6),
• jalometalleihin ja niistä valmistettuihin tuotteisiin, jalokiviin (nro INV-8, nro INV-8a, nro INV-9),
• arvopaperit ja BSO (nro INV-16),
• sovittelut velallisten ja velkojien, tavarantoimittajien ja asiakkaiden kanssa, laina- ja luottovelat (nro INV-17),

• Jos kirjanpidon ja tosiasioiden välillä havaitaan ristiriitaisuuksia, laaditaan vertailulausunnot, jotka sisältävät:

• käyttöomaisuuden ja aineettomien hyödykkeiden osalta (nro INV-18),
• tavaroiden ja materiaalien mukaan (nro INV-19).

Täsmäytyssivuilla on tietoa inventoinnin aikana havaituista yli- ja puutteista. Lisäksi on pyydettävä asianmukaiset selvitykset taloudellisesti vastuussa olevilta henkilöiltä.

Inventoinnin loppuasiakirja on inventaariotarkastuksen tuloksista tehty selvitys (lomake nro INV-26), joka heijastaa täydelliset tiedot suoritetusta tarkastuksesta. Tämä yhteenvetoasiakirja kuvastaa kaikkien havaittujen puutteiden ja ylijäämien määrät eriteltyinä kirjanpitotileittäin sekä sitä, mistä puutteista johtuvat tappiot johtuvat (rikoksentekijöille, uudelleenluokittelulle jne.).

Tunnistetietojen tasaus

Inventoinnin tulosten perusteella, jos todellisen saatavuuden ja kirjanpitotietojen välillä on eroja (ohjeen kohta 5.1):

• ylijäämäinen omaisuus - on aktivoitava ja kohdistettava yrityksen taloudellisen toiminnan tulokseen, minkä jälkeen on yksilöitävä vastuulliset ja syyt ylijäämän muodostumiseen;
• hyväksyttävissä rajoissa tappio kirjataan jakelukuluiksi johtajan määräyksen perusteella;
• Luonnollisen menetyksen tai omaisuusvahingon sallitut rajat ylittävä puute katsotaan syylliseksi (ja jos sitä ei todeta, kirjataan kuluksi).

Inventoinnin tulos tulee näkyä tarkastuksen päättymiskuukauden kirjanpidossa ja raportoinnissa ja vuosiinventoinnin osalta vuosikertomuksessa.

"Ascountant's Advisor", 2011, N 4

Jatkamme keskustelua tilinpäätösperiaatteiden muodostamisesta, tarkastelemme kahta muuta tärkeää asiaa, jotka on ratkaistava organisatorisessa ja teknisessä osiossa: järkevän asiakirjavirran luomisen ja inventaariomenettelyn säätelyn hienoudet.

Yleiset vaatimukset ensisijaiselle kirjanpidolle ja kirjanpitoasiakirjoille

Koska kirjanpito on suunniteltu jatkuvaan ja jatkuvaan organisaation eri liiketoimintojen seurantaan, on menettelyjen säätelyyn kiinnitettävä erityistä huomiota siinä vaiheessa, kun tietoja kerätään suoritetuista tapahtumista, eli ensisijainen kirjanpito. Loppujen lopuksi hän on tärkein "tietojen toimittaja" kaikentyyppiselle taloudelliselle kirjanpidolle, yrityksen toiminnan analysointiin, valvonta- ja tarkastustyön ja tarkastusten suorittamiseen, yrityksen toiminnan suunnitteluun ja ennustamiseen.

Ensisijaisen havainnoinnin menetelmät sisältyvät PBU 1/2008 "Organisation kirjanpitopolitiikka" (hyväksytty Venäjän valtiovarainministeriön määräyksellä 6. lokakuuta 2008 N 106) kohdan 2 mukaisesti osana kirjanpitomenetelmiä. jotka muodostavat organisaation kirjanpitopolitiikan, kustannuslaskun, nykyisen ryhmittelyn ja lopullisen yhteenvedon taloudellisen toiminnan tosiseikoista.

Ensisijainen kirjanpito muodostaa perustan myöhemmälle lähtötietojen käsittelylle ja johtamisprosessille. Sen kustannusten on arvioitu muodostavan pääsääntöisesti 40 - 60 % tiedonkäsittelyn kokonaiskustannuksista.

Ensisijaisen kirjanpidon vaiheessa alustavat tiedot liiketoimintaprosesseista ja ilmiöistä, joita esiintyy kassakoneessa, varastoissa, työpajoissa ja yrityksen muissa osastoissa, heijastuu perusasiakirjoihin.

Asiakirja(latinasta documentum - "todiste") on kirjallinen todiste, joka todistaa jatkuvasta tosiasiasta. Se vahvistaa liiketoimen laillisuuden ja laillisuuden, sen täydellisyyden ja taloudellisen toteutettavuuden.

Liittovaltion 21. marraskuuta 1996 päivätyn lain N 129-FZ "Kirjanpito" mukaisesti kaikki organisaation suorittamat liiketapahtumat on dokumentoitava tositteiden kanssa, jotka toimivat ensisijaisina kirjanpitoasiakirjoina, joiden perusteella kirjanpitoa pidetään. Kirjanpidon tunnusmerkki on kaikkien liiketapahtumien pakollinen rekisteröinti perusasiakirjoilla.

Ensisijainen asiakirja- tämä on kirjanpitoasiakirja, joka on laadittu liiketoimen yhteydessä, todisteena tapahtuneista tosiseikoista, vahvistaa suoritetun liiketoimen oikeudellisen pätevyyden ja vahvistaa suorittajien vastuun heidän suorittamistaan ​​toiminnoista.

Se on dokumentaatio, joka luo pohjan omaisuuden turvallisuuden valvonnalle, sillä asiakirjat vahvistavat työntekijöiden taloudellisen vastuun heille uskotuista arvoista ja auttavat vahvistamaan toiminnan laillisuutta.

Ensisijaiset asiakirjat on laadittava kaupantekohetkellä ja jos tämä ei ole mahdollista, välittömästi kaupan jälkeen. Ensisijaisten tositteiden perusteella kirjaukset tehdään kirjanpitorekistereihin (tilit, päiväkirjat).

Tietoja ensisijaisten asiakirjojen tyypeistä

Kiinnitä erityistä huomiota siihen, että kirjanpidon perusteena voidaan käyttää vain kirjanpitoasiakirjoja tai yhdistettyjä kirjanpitoasiakirjoja, mutta ei hallinnollisia tositteita. Selitämme tarkemmin.

Hallinnollinen asiakirjat ovat nimensä mukaisesti asiakirjoja, jotka sisältävät yrityksen päällikön ja hänen valtuuttamiensa henkilöiden määräyksiä. Näitä ovat esimerkiksi työhönotto- ja irtisanomismääräykset, loma-, maksumääräykset ja muut. Tällaiset asiakirjat eivät vahvista liiketoimen tosiasiaa. Siksi ne eivät itse voi olla perustana tapahtumien kirjaamiselle kirjanpitoon. Loppujen lopuksi, jos esimerkiksi johtaja määräsi työntekijän lähetettäväksi työmatkalle ja antoi hänelle matkakorvauksia, tämä ei tarkoita, että kirjanpitäjälle tämä olisi perusta tämän toiminnan heijastamiselle kirjanpidossa. Tai jos organisaatio on jättänyt pankille maksutoimeksiannon siirtää rahaa toimittajalle, tämä ei tarkoita, että pankki olisi toteuttanut sen välittömästi - rahan siirtäminen (hävitys) käyttötilin kautta voitiin todellakin suorittaa seuraavana päivänä, ja jos tilillä ei ole rahaa, maksumääräyksen vastaanottamishetkellä - muutaman päivän kuluttua (kun tilillä on tarpeeksi varoja).

Korostetaan vielä kerran: kirjanpidon tapahtumien kirjaamisen perusteet ovat tukiasiakirjat. He ovat ne, jotka todistavat liiketoimien tosiasian kirjanpitoa varten. Esimerkiksi, nämä voivat olla kuittimääräyksiä, laskuja, inventaarion vastaanottoasiakirjoja, käyttöomaisuuden vastaanotto- ja siirtoasiakirjoja ja monia muita asiakirjoja. Ne laaditaan toimenpiteen yhteydessä ja ne allekirjoittavat toimintojen suorittamisesta ja niiden suorittamisen oikeellisuudesta vastaavat henkilöt asiakirjoissa.

Joissakin tapauksissa - esimerkiksi kun ei ole olemassa standardoituja asiakirjamuotoja, jotka kuvastavat tiettyä tapahtumaa tai kun kirjanpitäjän on tehtävä yhteenveto useista tositteita ja hallinnollisia asiakirjoja laatiakseen kirjanpitoa - kirjanpitotyöntekijät laativat kirjanpitoasiakirjat. Tällaiset asiakirjat laaditaan yleensä aiemmin laadittujen tositteiden tai hallinnollisten asiakirjojen perusteella rekistereissä tapahtuvaa tapahtumaa kuvaamaan, joten nämä asiakirjat eivät saa sisältää toimeksiantoja tai vahvistusta niiden toteutumisesta. Esimerkkejä tällaisista asiakirjoista ovat korvausvaatimusten määrien laskelmat, käyttöomaisuuden ja aineettomien hyödykkeiden poistolaskelmat, hyödyketappiolaskelmat jne. Lisäksi kirjanpitoasiakirjat sisältävät myös kirjanpitotodistukset, jotka kootaan tapauksissa, joissa on tarpeen siirtää summa tililtä toiselle, sulkea tili, korjata kirjanpitoon tehdyt virheet jne.

Käytännössä niitäkin on usein yhdistetty sekä hallinnollisia että toimeenpanevia asiakirjoja. Esimerkiksi, saapuvat ja lähtevät maksumääräykset, palkkalaskelmat yrityksen työntekijöiden palkkojen maksamisesta, ennakkoraportit jne. Ne heijastavat samanaikaisesti sekä toimenpiteen suorittamismääräystä (esimerkiksi kun johtaja allekirjoittaa palkkalaskelman otsikkoosan ja määrää siten tämän selvityksen mukaisen palkan maksamisen työntekijöille) että tämän toimenpiteen varsinaista toteutusta (kun työntekijät allekirjoittavat lausunnon, kun he saavat palkkansa). Yhdistettyjen asiakirjojen käytöllä voit vähentää asiakirjojen määrää ja vähentää asiakirjojen virheiden ja kirjoitusvirheiden todennäköisyyttä.

Tietoja perusasiakirjojen muodoista

Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat hyväksytään kirjanpitoon vain, jos ne on laadittu määrätyssä muodossa.

PBU 1/2008 ”Organisation kirjanpitopolitiikka” kohdan 4 mukaisesti kirjanpitopolitiikkaa muodostettaessa ja hyväksyttäessä tulee hyväksyä ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen muodot sekä kirjanpitorekisterit ja sisäisen kirjanpidon raportoinnin asiakirjat.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että jokaisella organisaatiolla on oikeus kehittää itsenäisesti kaikenlaisia ​​ensisijaisia ​​asiakirjoja, joita se aikoo käyttää. Loppujen lopuksi artiklan 3 kohdan mukaan 6 artikla ja artiklan 2 kohta. Lain N 129-FZ 9 §:n mukaan ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat on laadittava vakiomuotoisten (yhtenäisten) peruskirjanpitoasiakirjojen mukaisesti.

Toisin sanoen useimpien liiketapahtumien rekisteröintiä varten on yhtenäiset lomakkeet, jotka ovat pakollisia kaikille organisaatioille. Ja jos yhtenäinen muoto on olemassa, organisaatiot ovat velvollisia käyttämään sitä, eikä heillä ole oikeutta kehittää itsenäisesti vaihtoehtoista muotoa yhtenäisen tilalle.

Joissakin tapauksissa valinnanvaraa on kuitenkin edelleen - tapahtuu, että sama toiminto voidaan virallistaa jollakin useista yhtenäisistä ensisijaisista dokumenteista, ja organisaatio voi itsenäisesti päättää, mitä muotoa käyttää. Esimerkiksi, materiaalien luovutus varastosta tuotantopajaan voidaan tehdä joko kysyntälaskulla tai rajakortilla.

Tämä valinta tulee kirjata laskentaperiaatteisiin. Toisin sanoen on järkevää esittää siinä - joko tekstissä tai erillisenä liitteenä - erityinen luettelo ensisijaisista asiakirjoista, joille on laadittu vakiomuotoiset lomakkeet, joita käytetään tietyssä organisaatiossa, ottaen huomioon organisaation erityispiirteet. sen toimintaa.

Ja vain, jos yhtenäisten asiakirjojen albumit eivät tarjoa asiakirjalomakkeita tiettyjen tapahtumien heijastamiseksi, organisaatio saa oikeuden kehittää itsenäisesti lomake (lomake) tällaiselle asiakirjalle.

Esimerkiksi, aineettomien hyödykkeiden vastaanotto- ja siirtoasiakirjasta ei ole yhtenäistä muotoa, kun taas olemassa oleva lomake NMA-1 "Aineettomien hyödykkeiden kirjanpitokortti" (hyväksytty Venäjän valtion tilastokomitean 30. lokakuuta 1997 päivätyllä päätöksellä N 71a) on enemmän analyyttinen kirjanpitorekisteri kuin ensisijainen todistusasiakirja. Tämä tarkoittaa, että organisaation, jonka taseessa on aineettomia hyödykkeitä (tai ainakin aikoo luoda tai hankkia niitä), on itsenäisesti kehitettävä oma aineettoman hyödykkeen hyväksymis- ja siirtotodistuslomake, johon kirjataan erityisesti esineen alkukustannukset ja käyttöikä - tiedot, jotka ovat tarpeen sekä kirjanpidossa että verokirjanpidossa kohteen poistojen oikeellisuuden vahvistamiseksi. Tässä tapauksessa voit ottaa perustaksi kiinteän omaisuuden vastaanottoa ja siirtoa koskevien lakien yhtenäiset muodot (esimerkiksi lomake OS-1, hyväksytty Venäjän valtion tilastokomitean 21. tammikuuta 2003 päätöksellä N 7) muuttaen vastaavasti indikaattoreitaan.

Kun kehität omia lomakkeitasi, sinun on varmistettava, että se sisältää kaikki vaaditut tiedot, nimittäin:

1) Asiakirjan nimi;

2) asiakirjan laatimispäivämäärä;

3) sen organisaation nimi, jonka puolesta asiakirja on laadittu;

4) liiketoimen sisältö;

5) liiketapahtumien mittaaminen fyysisesti ja rahallisesti;

6) liiketoimen toteuttamisesta vastuussa olevien henkilöiden tehtävien nimet ja sen toteuttamisen oikeellisuus;

7) näiden henkilöiden henkilökohtaiset allekirjoitukset ja kopiot.

Huomaa, että sinettiä ei vaadita. Siksi monia kirjanpitäjän käyttämiä asiakirjoja ei ole leimattu. On kuitenkin myös asiakirjoja, jotka on leimattava, kuten laskut, valtakirjat jne.

Asiakirjoille, joiden lomakkeita organisaatio kehittää itsenäisesti, on välttämätöntä paitsi ilmoittaa kirjanpitoperiaatteessa tällaisten asiakirjojen nimet (luettelo), myös toimittaa mallit (lomakkeet) näistä lomakkeista kirjanpitopolitiikan liitteissä. Lisäksi on suositeltavaa sisällyttää liitteisiin ohjeet (suositukset) tällaisten lomakkeiden täyttämiseksi. Tämä pätee erityisesti suuriin organisaatioihin, jotta kaikki työntekijät (mukaan lukien etäosastojen, sivukonttorien työntekijät jne.) valmistelevat perusasiakirjoja yhdenmukaisesti.

Perusasiakirjojen laatimisen perusvaatimukset

Kirjanpitoasiakirjojen tulee täyttää seuraavat vaatimukset:

1) oltava tarkkoja (vastaa luonteeltaan, määrältään ja rahallisesti todellisia tapahtumia);

2) olla yksinkertainen ja selkeä, ymmärrettävä paitsi kirjanpitohenkilöstölle myös käyttäjille (verotoimiston työntekijät, pankit, johtajat, perustajat jne.);

3) valmistua ajoissa ja keskittyä käsittelyyn kirjanpitoprosessin automatisoinnin olosuhteissa;

4) oltava korkealaatuisia ja tehokkaita (muodostettu vähimmällä työmäärällä ja aikaa).

Näiden vaatimusten perusteella voimme muotoilla kirjanpidon perusasiakirjojen laatimisen perussäännöt:

1. Tosite on laadittava kaupantekohetkellä ja jos tämä ei ole mahdollista, välittömästi sen valmistumisen jälkeen. Myytäessä tavaroita, tuotteita, töitä ja palveluita kassakoneilla on mahdollista laatia vähintään kerran vuorokaudessa KKM Z-raportin perusteella (päivän aikana rei'itetyt kassakuitit) ensisijainen kirjanpitoasiakirja.

2. Asiakirjat on laadittava yhtenäisten asiakirjalomakkeiden mukaisesti, ja jos yhtenäistä lomaketta ei ole, organisaation on itsenäisesti kehitettävä asiakirjalomake, joka sisältää kaikki liittovaltion kirjanpitolaissa säädetyt pakolliset tiedot.

3. Alkuasiakirjat on laadittava vahvistetuille lomakkeille vaadittavana määränä kappaleita ja kaikki tiedot on täytetty. Jos joitain tietoja ei ole täytetty, tyhjät rivit on yliviivattava.

4. Merkinnät asiakirjoihin on tehtävä musteella, kemiallisella kynällä, kuulakärkikynällä tai kirjoitus- ja laskukoneilla, eli siten, että niistä jää selkeä, pysyvä jälke, jonka tulee varmistaa merkintöjen turvallisuus määräajaksi vahvistetun ajan. niiden säilytys arkistossa. Kynän käyttäminen muistiinpanojen tekemiseen asiakirjaan on kielletty.

5. Ensisijaiset ja yhdistetyt kirjanpitoasiakirjat voidaan koota paperille ja tietokoneelle; Jälkimmäisessä tapauksessa organisaatio on velvollinen toimittamaan omalla kustannuksellaan kopiot tällaisista asiakirjoista paperilla muille liiketoimiin osallistujille sekä Venäjän federaation lainsäädännön mukaisesti valvovien viranomaisten pyynnöstä. , tuomioistuin ja syyttäjänvirasto.

6. Asiakirjan tekstin on oltava täsmällinen, selkeä, eikä se saa sallia kaksinkertaista lukemista. Asiakirjat on laadittava huolellisesti, teksti ja numerot on kirjoitettava selkeästi ja luettavasti, lopulliset tiedot on ilmoitettava numeroin ja sanoin (isoilla kirjaimilla).

7. Jos asiakirjassa on tehty virhe, se korjataan korjausmenetelmällä - väärin kirjoitettu teksti tai numerot yliviivataan yhdellä rivillä niin, että kirjoitettu on luettavissa, ja oikea teksti tai määrä kirjoitetaan päälle, sitten oikea teksti tai määrä toistetaan asiakirjan marginaaleissa ja varmistetaan asiakirjan laativan henkilön allekirjoituksella (eli ne osoittavat, mitä ja kuinka paljon korjattiin numeroin ja sanoin).

8. Korjaukset eivät ole sallittuja käteis- ja pankkiasiakirjoissa. Jos asiakirja on vaurioitunut, se yliviivataan ristillä, liitetään vasta myönnettyyn asiakirjaan ja säilytetään vahingoittumattomana asiakirjana, jotta perustellusti puuttunut asiakirjanumero voidaan todistaa (esim. vaurioitunut sekki on yliviivattu rasti ja jätetty sekkikirjaan, ja sitten annettu uusi (seuraava) sekki).

9. Luettelon henkilöistä, joilla on oikeus allekirjoittaa ensisijaisia ​​kirjanpitoasiakirjoja, hyväksyy organisaation johtaja yhteisymmärryksessä pääkirjanpitäjän kanssa. Varoilla tapahtuvien liiketoimien virallistamiseen käytettävät asiakirjat allekirjoittavat organisaation johtaja ja pääkirjanpitäjä tai heidän valtuuttamansa henkilöt. Ilman pääkirjanpitäjän tai hänen valtuuttaman henkilön allekirjoitusta raha- ja selvitysasiakirjat, taloudelliset ja luottovelvoitteet katsotaan pätemättömiksi, eikä niitä tule hyväksyä suoritettaviksi.

10. Ensisijaisten kirjanpidon tositteiden oikea-aikainen ja laadukas toteutus, niiden siirtäminen säädetyssä ajassa kirjanpidon heijastamista varten sekä niissä olevien tietojen luotettavuus on näiden tositteiden laatineiden ja allekirjoittaneiden henkilöiden toimesta.

Oikeudella allekirjoittaa asiakirjoja

Artiklan 3 kohdan mukaan Lain N 129-FZ 9 §:n mukaan luettelo henkilöistä, joilla on valtuudet allekirjoittaa ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat, on hyväksyttävä organisaation johtajan suostumuksella pääkirjanpitäjän kanssa. Samanaikaisesti varoilla tapahtuvien liiketoimien virallistamiseen käytettävät asiakirjat on allekirjoitettava organisaation johtajan ja pääkirjanpitäjän tai heidän valtuuttamiensa henkilöiden kanssa.

On loogista sisällyttää tällainen luettelo osaksi yrityksen kirjanpitopolitiikkaa. Vaikka ei ole muodollisesti kiellettyä antaa erillinen määräys tämän luettelon hyväksymisestä.

Tällaista luetteloa kehitettäessä sinun tulee tietysti ilmoittaa niiden henkilöiden tehtävien nimet, joilla on oikeus allekirjoittaa ensisijaisia ​​asiakirjoja, ei heidän koko nimiään. tietyt työntekijät, koska työntekijät voivat vaihtua (jotkut lähtevät, joku ylennetään jne.), ja henkilöstötaulukko on vakaampi.

Asiakirjan kulkuaikataulu

Tietojen saannin täydellisyys ja oikea-aikaisuus varmistetaan asiakirjavirran selkeällä järjestämisellä - asiakirjan kulku (liikkuminen) valmistelusta tai vastaanottamisesta muilta organisaatioilta ja henkilöiltä arkistoon tallettamiseen asti.

PBU 1/2008:n "Organisation kirjanpitopolitiikka" kohdassa 4 määrätään, että osa laskentaperiaatteita tulee olla asiakirjojen käsittelysääntöjen ja kirjanpitotietojen käsittelytekniikan sääntely.

Käytännössä tämä vaatimus toteutetaan laatimalla ja sisällyttämällä laskentaperiaatteisiin dokumenttien kulkuaikataulu - yleensä liitteenä, taulukkomuotoisena. Tämä tarkoittaa, että asiakirjankulkuaikataulun laatii pääkirjanpitäjä, ja se hyväksytään ja otetaan käyttöön johtajan määräyksellä.

Nykyisen lainsäädännön mukaan pääkirjanpitäjän vaatimukset liiketapahtumien dokumentoinnista sekä asiakirjojen ja tietojen toimittamisesta kirjanpitopalveluun ovat pakollisia kaikille organisaation työntekijöille, ei vain kirjanpitohenkilöstölle. Siksi on varmistettava, että jokainen esiintyjä, eli jokainen työntekijä, jonka on työskennellyt tiettyjen ensisijaisten asiakirjojen kanssa, saa otteen asiakirjankulkuaikataulusta. Se on kätevämpää antaa työntekijälle palkkaamisen (tai uuteen tehtävään siirron) yhteydessä toimenkuvan kanssa, jossa muuten tulee myös mainita, että työntekijän tehtäviin kuuluu asiakirjojen kulkua koskevien sääntöjen (aikataulun) noudattaminen. . Tällöin työntekijällä ei ole mitään syytä perustella itseään sillä, ettei hänellä ollut aavistustakaan vaatimuksista osallistumiselle asiakirjavirtaan.

Asiakirjavirta-aikataulussa ilmoitetaan asiakirjojen nimet, suorittajien luettelo, kirjanpitoosaston asiakirjojen vastaanottoaika operatiivisista työntekijöiltä, ​​asiakirjojen käsittelyn ajoitus jne. Esimerkiksi, asiakirjakulun aikataulu voi näyttää tältä:

Aikataulua laadittaessa kannattaa noudattaa seuraavia periaatteita:

• aikataulu ei sisällä asiakirjan kulkua sen viranomaisen kautta, jossa asiakirja on vain hyväksytty;
• ajan, joka kuluu asiakirjan siirtymiseen toimeenpanijalta toiseen, tulisi olla mahdollisimman yhtenäinen;
• Asiakirjojen käsittelyn määrä kunkin esiintyjän osalta olisi annettava hänen kykyjensä ja tietämyksensä mukaisesti;
• Asiakirjan käsittely on suunniteltava yhdessä työvaiheessa, koska useaan kertaan paluu samaan dokumenttiin johtaa virheisiin.

Jokaiselle kirjanpidon asiakirjalle on oma asiakirjavirta, jonka kesto riippuu kirjanpidon järjestämisestä, työn erityispiirteistä, yrityksen koosta, kirjanpitotyön tietokoneistuksen asteesta jne.

kuitenkin Kaikille asiakirjoille on yhteiset siirtovaiheet:

1) asiakirjan laatiminen liiketoimen yhteydessä asiakirjan valmistelua koskevien vaatimusten mukaisesti;

2) asiakirjojen siirto kirjanpitoon, jossa he valvovat toimitustensa oikea-aikaisuutta ja täydellisyyttä;

3) hyväksyttyjen asiakirjojen tarkastus (muoto, sisältö, aritmetiikka);

4) asiakirjojen käsittely (ryhmittely, tilisiirto, summien kirjaaminen kirjanpitorekistereihin);

5) asiakirjojen toimittaminen arkistoon säilytettäväksi kirjanpitorekisterien ja ilmoituslomakkeiden laatimisen jälkeen.

Varasto laskentaperiaatteissa

Laskentapolitiikan organisatorisessa ja teknisessä osiossa on myös tarpeen täsmentää vaihto-omaisuuden järjestämiseen ja suorittamiseen liittyviä asioita.

Itse asiassa PBU 1/2008 "Organisation kirjanpitopolitiikka" lausekkeen 4 mukaan kirjanpitopolitiikan puitteissa organisaation varojen ja velkojen inventoinnin suorittamismenettely edellyttää hyväksyntää.

Tämän kirjanpitotavan tärkeys selittyy sillä, että vaikka kirjanpitotiedot vastaisivat täysin ensisijaisten kirjanpitotositteiden sisältöä, tämä ei aina tarkoita, etteikö taloudellisen toiminnan tosiseikkojen dokumentoinnissa ja niiden heijastumisessa kirjanpitoon ole tehty rikkomuksia. kirjanpitoasiakirjat. Organisaation todellinen omaisuus (omaisuus) ei välttämättä vastaa kirjanpitotietoja useista syistä:

• aineelliset hyödykkeet voivat altistua luonnollisille vaikutuksille, minkä seurauksena niiden määrä ja arvo voivat laskea merkittävästi (luonnollinen menetys);
• suorat väärinkäytökset kirjanpidon aikana ovat mahdollisia (varkaus, vartalosarjat jne.);
• virheet kirjanpitotiedoissa ovat mahdollisia, myös arvoesineitä rekisteröitäessä;
• ja niin edelleen.

Siksi kirjanpito- ja raportointitietojen täydellisyyden ja luotettavuuden varmistamiseksi kaikkien organisaatioiden on suoritettava omaisuus- ja rahoitusvelkojen inventointi, jonka aikana niiden olemassaolo, kunto ja arvostus tarkistetaan ja dokumentoidaan.

Kaikki organisaation omaisuus sen sijainnista riippumatta ja kaikenlaiset taloudelliset velvoitteet ovat inventaarion alaisia. Lisäksi vaihto-omaisuuteen kohdistuu inventointi ja muu omaisuus, joka ei kuulu organisaatiolle, mutta joka on listattu kirjanpitoon (säilytyksessä olevat, vuokratut, jalostettaviksi saadut), sekä omaisuus, jota ei ole kirjattu mikä tahansa syy.

Pohjimmiltaan inventointi on tietty sarja käytännön toimia, joilla dokumentoidaan organisaation omaisuuden ja velvoitteiden olemassaolo, kunto ja arviointi kirjanpito- ja raportointitietojen luotettavuuden varmistamiseksi. Se edistää kirjanpidon valvontatoiminnon toteuttamista, mikä mahdollistaa tapaukset, joissa erityyppisiin kiinteistöihin sijoitetun pääoman perusteeton vähennys on tapahtunut.

Inventointimenettelyä säätelevät seuraavat määräykset:

1) Liittovaltion laki, annettu 21. marraskuuta 1996, N 129-FZ "kirjanpidosta";

2) Määräykset kirjanpidon ja tilinpäätösten ylläpidosta Venäjän federaatiossa, hyväksytty Venäjän valtiovarainministeriön määräyksellä 29. heinäkuuta 1998 N 34n;

3) Metodologiset ohjeet omaisuuden ja taloudellisten velvoitteiden inventoimiseksi, hyväksytty Venäjän valtiovarainministeriön määräyksellä 13. kesäkuuta 1995 N 49.

Kiinteistöjen ja rahoitusvelkojen inventoinnin metodologisen ohjeen mukaisesti inventoinnin päätavoitteet ovat:

• omaisuuden todellisen saatavuuden tunnistaminen;
• kiinteistön todellisen saatavuuden vertailu kirjanpitotietoihin;
• velkojen kirjaamisen täydellisyyden tarkistaminen.

Tietenkään ei tarvitse toistaa edellä mainittujen säädösasiakirjojen vaatimuksia laskentaperiaatteissasi. Laadintaperiaatteessa tulee pääsääntöisesti ottaa huomioon vain ne asiat, joiden osalta säännökset antavat mahdollisuuden valita useista vaihtoehdoista tai eivät sääntele kirjanpitomenettelyjä ollenkaan.

Mutta varastojen lukumäärä raportointivuonna, niiden suorittamisen päivämäärät (ehdot) sekä luettelo kunkin aikana tarkastetuista omaisuus- ja taloudellisista velvoitteista on organisaation johdon vahvistama osana kirjanpitopolitiikkaa .

Liittovaltion kirjanpitolain ja kirjanpitoa koskevien asetusten mukaisesti Varastointi on pakollista seuraavissa tapauksissa:

• siirrettäessä organisaation omaisuutta vuokrattavaksi, lunastettavaksi, myytäväksi sekä laissa säädetyissä tapauksissa valtion tai kunnan yhtenäisen yrityksen muuttamisen yhteydessä;
• ennen tilinpäätöksen laatimista, lukuun ottamatta omaisuutta, jonka inventointi on suoritettu aikaisintaan 1. lokakuuta kertomusvuonna (käyttöomaisuuden inventointi voidaan tehdä kolmen vuoden välein ja kirjaston kokoelmien inventointi joka viides vuotta);
• taloudellisesti vastuussa olevia henkilöitä vaihdettaessa (tapausten vastaanotto- ja siirtopäivänä);
• varkauden tai väärinkäytön sekä arvoesineiden vahingoittamisen toteamisen yhteydessä;
• luonnonkatastrofien, tulipalon, onnettomuuksien tai muiden ääriolosuhteiden aiheuttamien hätätilanteiden sattuessa;
• organisaation selvitystilan (uudelleenorganisoinnin) aikana ennen selvitystilan (erottelu) taseen laatimista ja muissa Venäjän federaation lainsäädännössä tai Venäjän federaation valtiovarainministeriön asetuksissa säädetyissä tapauksissa;
• ja kollektiivisen (tiimin) taloudellisen vastuun tapauksessa inventoinnit suoritetaan ryhmänjohtajan (työnjohtajan) vaihtuessa, kun yli 50 % sen jäsenistä lähtee ryhmästä sekä yhden tai useamman ryhmän jäsenen pyynnöstä.

Organisaatiolla ei ole valintaa, suorittaako se inventaarion tällaisissa tapauksissa. Tässäkin on kuitenkin tilaa luovuudelle - esimerkiksi vuosiinventoinnin tekemiselle on järkevää laatia selkeä aikataulu, jotta niitä ei tehdä kiireellisesti kuluvan vuoden joulukuun lopussa tai edes takautuvasti, vaan kantaa järjestelmällisesti neljännen vuosineljänneksen ajan. Näin varmistetaan varastojen korkeampi laatu ja tulosten luotettavuus sekä annetaan myös kirjanpitäjälle aikaa ratkaista havaitut epäjohdonmukaisuudet rauhallisesti ja järjestelmällisesti ennen kiireisen "kirjanpitokauden" alkua, jolloin hänellä on paljon työtä lopettaa vuosi ja laatia vuosikertomukset.

Kirjanpitopolitiikan organisatorisessa osiossa on myös tarpeen säätää suunniteltujen varastojen (sekä pakollisten että johdon päätöksellä suoritettavien) lisäksi myös äkillisistä inventoinneista. Loppujen lopuksi he tekevät mahdolliseksi tunnistaa taloudellisesti vastuussa olevien henkilöiden (MRP) väärinkäytökset ja epärehellisyydet. Äkillisten inventaarioiden osalta ei tietenkään ole mitään järkeä määritellä laskentaperiaatteessa tiettyjä päivämääriä tai ajoitusta (esim. joka kuukauden kolmas tiistai), koska silloin MOL-rikkoilijat voivat varautua tarkastuksiin etukäteen ja piiloutua. heidän rikkomuksistaan.

Äkillisille inventoinneille on loogisempaa määrittää niiden suorittamisen vähimmäistiheys - esimerkiksi määrätä, että inventointikomission on suoritettava kassakoneen äkillinen inventointi vähintään kahden viikon välein.

Muuten, palkkioista. Organisaation inventaarion suorittamista koskevien sääntöjen mukaan a pysyvä inventaariopalkkio, johon kuuluvat organisaation hallinnon edustajat, kirjanpitotyöntekijät, muut asiantuntijat (insinöörit, ekonomistit, teknikot jne.), voivat sisältää myös organisaation sisäisen tarkastuksen, riippumattomien tarkastusorganisaatioiden edustajia. Kun työn määrä on suuri, samanaikaiseen omaisuuden ja taloudellisten velvoitteiden inventointiin, toimivat inventaariopalkkiot. Jos työn määrä on pieni ja organisaatiolla on tarkastuskomissio, sen tehtäväksi voidaan antaa inventaario.

Toimikuntien henkilökohtaisen kokoonpanon hyväksyy organisaation johtaja. Erityisesti työinventaarikomission henkilöstö kirjataan inventaarion suorittamista koskevaan määräykseen (päätöslauselma, määräys), yhtenäinen lomake N INV-22 (hyväksytty Venäjän valtion tilastokomitean 18. elokuuta 1998 päätöksellä N 88) , joka tulee kirjata inventaarion suorittamista koskevien määräysten täytäntöönpanon valvontakirjaan.

Laskentaperiaatteessa on kuitenkin järkevää vahvistaa tai ainakin määrätä pysyvän inventointikomission kokoonpanon muodostamista koskevat säännöt (ilmoittaen tehtävät, ilman tilinpäätösperiaatteen hyväksymishetkellä näissä tehtävissä työskentelevien henkilöiden täydellisiä nimiä) .

N. N. Shishkoedova

Asiantunteva konsultti

Kustantaja "tilinpitäjän neuvonantaja"

Asiakirjojen olemus ja merkitys.

Asiakirjojen luokittelu.

Asiakirjoissa mainitut vaatimukset.

Kirjanpitorekisterit.

Asiakirjan kulku.

Varasto, sen tyypit ja merkitys.

1. Asiakirjojen olemus ja merkitys

Asiakirjojen laatimismenettely määräytyy liittovaltion lain "Kirjanpito" 9 artiklassa ja "Säännöt asiakirjoista ja asiakirjavirrasta kirjanpidossa", jotka on hyväksytty Neuvostoliiton valtiovarainministeriön määräyksellä nro 105 29. heinäkuuta 1983.

Dokumentointi - tämä on kirjallinen toimeksianto liiketoimen suorittamiseksi tai kirjallinen vahvistus liiketoimen tosiasiasta.

Asiakirjat ovat taloudellisen kirjanpidollisen tiedon lähde, jota käytetään taloudellisen toiminnan johtamisessa, valvonnassa ja analysoinnissa, varmistavat omaisuuden turvallisuuden, niillä on oikeudellista ja oikeudellista merkitystä ja ne ovat kirjallisia todisteita riita-asioissa.

Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen muotoja kehittävät Goskomstat, Gosstroy, työministeriö ja Venäjän federaation keskuspankki.

Indikaattorit ja arvot yhtenäisissä muodoissa organisaatiossa eivät saa muuttua tarpeen mukaan.

Käteis- ja pankkitositteita ei voi muuttaa.

2. Asiakirjojen luokittelu.

Organisaation monipuolinen taloudellinen toiminta vaatii erilaisia ​​asiakirjoja. Kirjanpitoasiakirjojen oikeaan käyttöön tarvitaan niiden tieteellinen luokittelu.

Alla asiakirjojen luokittelu ymmärtää niiden ryhmittelyn tiettyjen ominaisuuksien mukaan. Taulukossa 1 on esitetty tärkeimmät ominaisuudet, joiden mukaan kirjanpitoasiakirjat luokitellaan, ja tositetyypit.

Tarkoituksen mukaan Asiakirjat jaetaan hallinto-, perustelu-, kirjanpito- ja yhdistettyihin.

pöytä 1

Asiakirjojen luokittelu

hallinnollinen Nämä ovat asiakirjoja, jotka sisältävät määräyksen tietyn liiketapahtuman suorittamisesta. Niiden päätarkoituksena on välittää ohjeita johdolta suorille toimeenpanijoille. Monet toiminnot suoritetaan vain, jos on asianmukainen hallinnollinen asiakirja. Hallinnollisia asiakirjoja ovat käskyt, ohjeet, työhönotto- ja irtisanomisasiakirjat sekä lomat. Nämä asiakirjat eivät vielä sisällä vahvistusta liiketoimien tosiseikoista, joten ne eivät sinänsä voi toimia perustana tapahtumien kuvaamiselle kirjanpidossa.

Vapauttava (tai toimeenpaneva) Nämä ovat asiakirjoja, jotka virallistavat jo suoritetut tapahtumat. Ne on koottu tapahtuman yhteydessä ja ne vahvistavat toimeksiannon tai ohjeen toteuttamisen. Esimerkiksi palkkalaskut, laskut, asiakirjat, laskut, arvoesineiden vastaanottamisesta osoittavat kuitit ja monet muut.

Kirjanpitoasiakirjat Nämä ovat asiakirjoja, jotka kirjanpitolaitteisto luovat tilinpäätösten laatimiseksi sekä jälkimmäisen helpottamiseksi, vähentämiseksi ja yksinkertaistamiseksi. Kirjanpitoasiakirjat laaditaan kirjanpidossa aiemmin annettujen hallinto- ja tositteiden perusteella. Ne on suunniteltu heijastamaan kirjanpitomerkintöjä kirjanpitorekistereihin kirjanpitoprosessin nopeuttamiseksi. Nämä asiakirjat eivät sisällä toimeksiantoa liiketoimen suorittamiseksi, eikä sen toteutumisesta ole vahvistusta. Esimerkiksi vaateen määrän laskeminen, käyttöomaisuuden ja aineettomien hyödykkeiden poistojen laskeminen, hyödyketappioiden laskeminen jne. Kirjanpitoasiakirjat sisältävät myös kirjanpitotodistukset. Ne kootaan tapauksissa, joissa on tarpeen siirtää summa tililtä toiselle, sulkea tili, korjata kirjanpitoon tehdyt virheet jne. Tarve tälle tulee esiin melko usein, ja siksi tällaiset todistukset ovat hyvin yleisiä kirjanpitokäytännössä.

Yhdistetty Nämä ovat asiakirjoja, joissa yhdistyvät useiden asiakirjojen ominaisuudet: hallinto- ja tositteet, tositteet ja kirjanpitoasiakirjat jne. Ne toimivat sekä määräyksenä tietyn toimenpiteen suorittamiseksi että perusteena sen suorittamiselle, ja ne sisältävät samalla ohjeet sen kirjaamisesta kirjanpitoon. Esimerkiksi saapuvat ja lähtevät kassamääräykset, tilivelvollisten ennakkoilmoitukset, materiaalien luovutusvaatimukset, rajakortit, palkkalaskelmat, ilmoitukset käteisen talletuksista käyttötilille jne. Useiden asiakirjojen ominaisuuksien yhdistäminen samaan asiakirjaan yksinkertaistaa niiden kirjanpitokäsittelyä, vähentää asiakirjojen määrää ja niiden hankintakustannuksia. Yhdistetyt dokumentit laaditaan vähentämään sellaisten liiketapahtumien asiakirjojen määrää, jotka toistuvat organisaatiossa useita kertoja lyhyen ajanjakson aikana.

Menetelmän mukaan (kokoamisjärjestys) erottaa perusasiakirjat ja yhteenvetoasiakirjat.

Ensisijainen Nämä ovat asiakirjoja, jotka heijastavat kaikki liiketapahtumat välittömästi niiden toteutumishetkellä. Ne ovat ensimmäinen virallinen todiste siitä, että nämä toimet on todella suoritettu. Ensisijaisia ​​asiakirjoja ovat kassakuitit ja menoilmoitukset, laskut, vastaanottotodistukset, tilaukset, kuitit jne. Esimerkki ensisijaisesta asiakirjasta voi olla myös kuittimääräys. Se laaditaan materiaalien saapuessa varastoon ja osoittaa, että varastonpitäjä on täyttänyt hänelle antaman tilauksen vastaanottaa ne.

Konsolidoitu Nämä ovat asiakirjoja, jotka on koottu perusasiakirjojen perusteella. Ne kuvastavat tapahtumia, jotka on aiemmin dokumentoitu asiaankuuluviin ensisijaisiin asiakirjoihin. Toissijaisten asiakirjojen laatiminen ei liity suoraan liiketapahtumiin, vaan ne kirjataan vain perusasiakirjojen tietojen mukaan. Konsolidoitujen tositteiden avulla voit vähentää kirjausten määrää kirjanpitotileille. Yhteenvetoasiakirjoja ovat kehitystaulukot, ryhmittelylomakkeet, kulujakolomakkeet, raportit (selvitykset) tuotteiden ja materiaalien siirroista, ennakkoraportti jne. Ennakkoraportti täytetään ensisijaisten asiakirjojen perusteella, joista käy ilmi kaikki yritykselle aiheutuneet kulut. vastuullinen henkilö. Konsolidoituihin asiakirjoihin kuuluvat myös palkkalaskelmat tai valmiiden tuotteiden tiedotelomakkeet, erilaiset sisäiset raportit (esim. raportti aineellisten omaisuuserien liikkumisesta varastossa) jne. Kaikki nämä asiakirjat sisältävät välttämättä lisätietoa niiden perusasiakirjoissa olevien tietojen lisäksi, jotka toimi niiden kokoamisen perustana. Yhteenvetoasiakirjat palvelevat siis ensinnäkin primääriasiakirjojen tietojen yhdistämistä ja aggregoitujen indikaattoreiden hankkimista ja toiseksi primääriasiakirjojen tietojen ryhmittelyä saadakseen lisätietoa kirjanpitotapahtumista ja heijastaakseen näitä tapahtumia uudessa kontekstissa. Näin ollen tiivistelmäasiakirjoja käytetään lähdetapahtumatietojen käsittelyn välineenä.

Heijastusmenetelmällä Liiketapahtumaasiakirjat jaetaan kertaluontoisiin ja kumulatiivisiin.

Kerran asiakirjat kuvaavat yhtä tai useampaa liiketapahtumaa samanaikaisesti. Näiden asiakirjojen erottuva piirre on, että ne siirretään välittömästi laatimisen jälkeen kirjanpitoon ja voivat toimia kirjanpitomerkintöjen perustana. Esimerkiksi kuittitilaus materiaaleista, kustannusarviot, laskut, vastaanottotodistukset, kassamääräykset, kassakuitit jne.

Kumulatiivinen asiakirjoja käytetään yrityksessä eri aikoina (viikon, vuosikymmenen, puolen kuukauden) suoritettujen homogeenisten liiketoimien virallistamiseen. Ne kootaan, jotta vähennetään niiden toimintojen osalta myönnettyjen asiakirjojen määrää, jotka suoritetaan yrityksessä toistuvasti lyhyen ajan sisällä. Esimerkiksi päivittäinen kuittilomake raaka-aineiden luovutuksesta, henkilökohtaiset palkkatilit, työaikalomake, selvitys tehdyistä töistä jne.

Kokoamispaikan mukaan asiakirjat jaetaan sisäisiin ja ulkoisiin.

Sisäiset asiakirjat tehty yrityksen sisällä. Ne virallistavat liiketoimet, jotka suoritetaan vain yrityksen sisällä. Nämä asiakirjat eivät ylitä yrityksen rajoja, esimerkiksi palkkalaskelmat, kassakuitit ja -kulut jne.

Ulkoinen asiakirjat laaditaan yrityksen ulkopuolella, ja ne vahvistavat yritysten välisiä liiketoimia. Esimerkiksi laskut, laskut, vastapuolten laskut.

Liiketoimien seurauksena tietyt sisäiset asiakirjat muuttuvat ulkoisiksi, esimerkiksi käteissekit, maksumääräykset.

Sisäisiä asiakirjoja täytettäessä riittää, että ilmoitetaan vain vaaditut tiedot, ja ulkoisia asiakirjoja laadittaessa on lisättävä asiakirjatiedot täydentämään liiketapahtuman kuvausta.

Perustuu laadullisiin ominaisuuksiin asiakirjat voivat olla täysivaltainen Ja huonompi. Täydellinen asiakirja on sellainen, joka on laadittu määrättyyn muotoon, jossa on kaikki vaaditut tiedot ja joka kuvastaa oikein suoritettua ja laillista liiketapahtumaa.

Asiakirja, joka ei täytä näitä vaatimuksia, on epätäydellinen.

Tietotekniikan käyttöasteen mukaan asiakirjoja laadittaessa ne jaetaan manuaalisesti täytetyiksi, osittain koneella täytetyiksi (eli kirjelomakkeelle laadituiksi asiakirjoiksi) ja kokonaan koneellisesti täytetyiksi (maksutositteiksi, laskuiksi, laskuiksi, varastoluetteloiksi jne.).

Asiakirjojen laatiminen on työläs prosessi. Henkilökohtaisten tietokoneiden käyttö kirjanpidossa mahdollistaa asiakirjojen täyttämisen kokonaan koneilla, mikä lisää työn tuottavuutta ja edistää sen tieteellistä organisointia.

Kirjanpidon asianmukainen järjestäminen ja liiketapahtumien oikea-aikainen heijastaminen tileihin on välttämätöntä, että asiakirjojen laatimista koskevia vaatimuksia noudatetaan tiukasti.

3. Asiakirjoja koskevat vaatimukset

Kirjanpitoasiakirjojen perusvaatimukset esitetään liittovaltion lain nro 129-FZ "Kirjanpito" 9 §:ssä.

Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat hyväksytään kirjanpitoon, jos ne on laadittu kirjanpidon perusasiakirjan yhtenäisten lomakkeiden albumeissa olevan lomakkeen mukaisesti.

Kirjanpitoasiakirjoihin sovelletaan seuraavia vaatimuksia:

Ne on laadittava ajoissa, toisin sanoen kaupantekohetkellä tai välittömästi sen suorittamisen jälkeen;

Asiakirjan tulee olla luotettava, selkeästi kirjoitettu ja selkeä sisältö.

Asiakirjojen laatimiseen sovelletaan seuraavia vaatimuksia:

1) asiakirjat on laadittava erityislomakkeille;

2) asiakirjojen on oltava tiukasti vahvistettujen muotojen ja yksityiskohtien mukaisia;

3. asiakirjassa on oltava selkeästi ja luettavasti kirjoitettu teksti ja numerot;

4. täyttämättömät tiedot on yliviivattu yhdellä rivillä;

5. rahamäärä ilmoitetaan numeroin ja sanoin;

6. Asiakirjassa on oltava asemaa osoittavien virkamiesten allekirjoitukset.

Jos organisaation toiminnan erityispiirteet edellyttävät omien ensisijaisten kirjanpitolomakkeiden luomista, joiden muotoa ei ole säädetty yhtenäisten lomakkeiden albumeissa, niiden on sisällettävä pakolliset tiedot. Asiakirjan tiedot ovat asiakirjoihin sisältyviä tarpeellisia alkutietoja. Pakollisia asiakirjatietoja ovat:

Asiakirjan nimi;

asiakirjan laatimispäivämäärä;

sen organisaation nimi, jonka puolesta asiakirja on laadittu;

liiketapahtumien mittaaminen fyysisesti ja rahallisesti;

liiketoimen toteuttamisesta vastuussa olevien henkilöiden tehtävien nimet ja sen toteuttamisen oikeellisuus;

näiden henkilöiden henkilökohtaiset allekirjoitukset ja heidän kopionsa (mukaan lukien tapaukset, joissa asiakirjoja luodaan tietotekniikkaa käyttäen).

Liiketoimen luonteesta, määräysten vaatimuksista, kirjanpitoohjeista ja kirjanpitotietojen käsittelytekniikasta riippuen ensiasiakirjoihin voidaan sisällyttää lisätietoja. Tilinpäätöksen laatimisperiaatteita koskevassa määräyksessä tulee hyväksyä yrityksessä kehitetyt ensisijaiset kirjanpitolomakkeet. Vanhentuneiden ja mielivaltaisten lomakkeiden käyttö ei ole sallittua.

Merkinnät ensisijaisiin asiakirjoihin tulee tehdä musteella, kemiallisella kynällä, kuulakärkikynätahnalla, kirjoituskoneilla, mekanisoinnilla ja muilla keinoilla, jotka varmistavat näiden merkintöjen turvallisuuden niiden arkistossa säilytystä varten vahvistetun ajan. Kynän käyttö muistiinpanoihin on kielletty. Vapaat rivit perusasiakirjoissa on yliviivattava. Tiukkaan raportointilomakkeiksi luokitellut perusasiakirjat on numeroitava ministeriöiden ja osastojen määräämässä järjestyksessä (numerointi, typografinen menetelmä).

Luettelon henkilöistä, joilla on oikeus allekirjoittaa ensisijaisia ​​kirjanpitoasiakirjoja, hyväksyy organisaation johtaja yhteisymmärryksessä pääkirjanpitäjän kanssa. Niiden henkilöiden määrää, joilla on oikeus allekirjoittaa asiakirjoja erityisen niukan ja kalliin aineellisen omaisuuden myöntämiseksi, tulee rajoittaa. Varoilla tapahtuvien liiketoimien virallistamiseen käytettävät asiakirjat allekirjoittavat organisaation johtaja ja pääkirjanpitäjä tai heidän valtuuttamansa henkilöt. Ilman pääkirjanpitäjän tai hänen valtuuttaman henkilön allekirjoitusta raha- ja selvitysasiakirjat, taloudelliset ja luottovelvoitteet katsotaan pätemättömiksi, eikä niitä tule hyväksyä suoritettaviksi. Mikäli organisaation johtajan ja pääkirjanpitäjän välillä on erimielisyyksiä tiettyjen liiketapahtumien toteuttamisesta, niitä koskevat ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat voidaan hyväksyä toteutettaviksi organisaation johtajan kirjallisella määräyksellä, joka on täysin vastuussa liiketoimista. tällaisten liiketoimien seuraukset ja niitä koskevien tietojen sisällyttäminen kirjanpitoon ja kirjanpitoraportointiin. Ensisijaisten kirjanpidon tositteiden oikea-aikainen ja laadukas toteutus, niiden siirtäminen säädetyssä ajassa kirjanpidon heijastamista varten sekä niissä olevien tietojen luotettavuus on näiden tositteiden laatineiden ja allekirjoittaneiden henkilöiden toimesta.

Käteis- ja pankkiasiakirjojen korjaukset eivät ole sallittuja. Muihin ensisijaisiin kirjanpitoasiakirjoihin voidaan tehdä korjauksia vain liiketoimiin osallistuneiden suostumuksella, mikä on vahvistettava samojen henkilöiden allekirjoituksilla, jotka ovat allekirjoittaneet oikaisujen päivämäärän.

Käsitellyissä ensisijaisissa asiakirjoissa on oltava merkintä, joka sulkee pois mahdollisuuden käyttää niitä uudelleen. Kaikki saapuviin ja lähteviin käteismääräyksiin liitetyt asiakirjat sekä palkanlaskennan perustana olleet asiakirjat on peruutettava pakollisella leimalla tai käsinkirjoitetulla merkinnällä "Vastaanotettu" tai "Maksettu", josta ilmenee päivämäärä (päivä, kuukausi, vuosi). ). Pääkirjanpitäjien määräysten mukaan on kiellettyä hyväksyä suoritettaviksi ja rekisteröitäväksi sellaisia ​​liiketoimia koskevia perusasiakirjoja, jotka ovat ristiriidassa lain ja varojen, varastojen ja muiden arvoesineiden vastaanotto-, säilytys- ja kulutuksen määräysten kanssa. Nämä asiakirjat on toimitettava yrityksen pääkirjanpitäjälle päätöksentekoa varten.

Liiketapahtumien tietojen käsittelyn ohjaamiseksi ja tehostamiseksi konsernitilinpäätösasiakirjat kootaan ensisijaisten kirjanpitotositteiden perusteella. Ensisijaiset ja yhdistetyt kirjanpitoasiakirjat voidaan koota paperille ja tietokoneelle. Jälkimmäisessä tapauksessa organisaatio on velvollinen toimittamaan omalla kustannuksellaan kopiot tällaisista asiakirjoista paperilla muille liiketoimiin osallistujille sekä Venäjän federaation lainsäädännön mukaisesti valvovien viranomaisten pyynnöstä. , tuomioistuin ja syyttäjänvirasto. Kirjanpidon automaation kannalta ensisijaisten tositteiden tiedot voidaan tallentaa koodien muodossa.

Kirjanpitoosastolla on oikeus hyväksyä vain täydelliset asiakirjat kirjanpitoon. Siksi kaikki kirjanpitoon saapuvat asiakirjat tarkistetaan niiden vakiintuneiden muotojen noudattamisen, tietojen täyttöjen oikeellisuuden, aritmeettisten laskelmien ja laskelmien oikeellisuuden, liiketoimien laillisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden osalta. Oikean käytön varmistamiseksi ne luokitellaan tiettyjen ominaisuuksien mukaan. Kirjanpitokäytön jälkeen asiakirjoja säilytetään yrityksen arkistossa määrätyn ajan, jonka jälkeen tieteellistä ja historiallista arvoa omaavat asiakirjat siirretään ohjeiden mukaisesti valtionarkistoon ja muut asiakirjat tuhotaan. Asiakirjat kulkevat kokoamishetkestä arkistoon tallettamiseen saakka tietyn polun ja niitä käytetään kirjanpitoprosessin eri vaiheissa, ts. suorittaa asiakirjojen kulkua.

4. Kirjanpitorekisterit

Kirjanpitorekisterit ovat erityisesti mukautettuja paperiarkkeja kirjanpitotietojen tallentamiseen ja ryhmittelyyn. Ulkonäöltään kirjanpitorekisterit ovat:

kirjat (kassakone, pää);

kortit (käyttöomaisuuden kirjanpito, materiaalien kirjanpito);

aikakauslehdet (löysät tai vuoratut arkit).

Tehtyjen tietueiden tyypin mukaan rekisterit jaetaan:

kronologinen (rekisteröintiloki);

systemaattinen (pääkirja);

yhdistetty (päiväkirjatilaukset).

Kirjanpitorekisterien sisältämien tietojen tarkkuuden mukaan ne ovat:

synteettinen (pääkirja);

analyyttiset (kortit);

yhdistetty (tilaa päiväkirjat).

Kirjanpitorekisterit on suunniteltu systematisoimaan ja keräämään ensisijaisten asiakirjojen sisältämiä tietoja kirjanpitoon ja tilinpäätökseen heijastamista varten.

Kirjanpitorekistereissä suoritetaan organisaation taloudellisen ja taloudellisen toiminnan tietojen rekisteröinti ja taloudellinen ryhmittely. Ne tallentavat tiedot perusasiakirjoista, varmistavat niiden turvallisuuden ja tiivistävät niissä näkyvät tiedot (kuva 6).

Suurin tietoturvallisuus taataan kirjanpitokirjoissa, joiden kaikki sivut on numeroitu, kietoutunut ja viimeisellä sivulla on merkitty numeroitujen sivujen kokonaismäärä pääkirjanpitäjän tai muun valtuutetun henkilön allekirjoituksella. Kirjan sidokseen on merkitty sen avaamisvuosi, organisaation nimi ja synteettinen tili. Kirjan sisältämien tietojen kanssa voi kuitenkin työskennellä vain yksi kirjanpitäjä kerrallaan.

Kortit ovat paksuja lomakkeita, joihin on painettu taulukoita ja jotka on tarkoitettu pitkäaikaiseen käyttöön. Niitä ei kiinnitetä yhteen ja ne säilytetään arkistokaappissa (erikoislaatikko). Useat kirjanpitäjät voivat työskennellä korttien kanssa samanaikaisesti, mutta ne katoavat helposti ja siksi kortit on rekisteröitävä erityiseen rekisteriin.

Tilikortteja käytetään maksujen ja varojen kirjaamiseen rahamittariin; varasto - ottaa huomioon aineelliset omaisuudet fyysisesti ja kokonaisuutena; monigraafinen - heijastaa yhtä taloudellisen elämän tosiasiaa useilla sen koostumuksilla (kohteen kustannusten huomioon ottaminen). Irtoarkeilla (arkeilla) ei ole vahvaa kiinnitystä, ne on valmistettu irtonaisesta suurkokopaperista ja niitä säilytetään erillisissä kansioissa. Erilaisten rekisterien käyttöä organisaation taloudellisen toiminnan kirjanpidossa säätelevät kirjanpitoprosessien ylläpitoa ja niiden koneistamista koskevat määräykset ja ohjeet.

Kirjanpitorekisterien kuvaaja voi olla rinnakkaista, peräkkäistä ja sekoitettua.

Liiketapahtumien kirjaaminen kirjanpitorekistereihin, ns. tilikirjaus, tehdään tililuokituksen perusteella asiakirjakäsittelyn kolmannessa vaiheessa.

Kirjanpitorekisterien kokonaisuus, loogiset yhteydet ja laskentatavat määräävät taloudellisen yksikön käyttämän kirjanpitomuodon. Kaikkien kirjanpitomuotojen yhteisiä piirteitä ovat: kaksoiskirjaus; kronologiset ja systemaattiset tietueet samanaikaisesti; tiedon yleistämisen tasojen lukumäärä; taloudellisen toiminnan päättyneiden ja odotettujen tosiasioiden rekisteröinti.

5. Korjausmenetelmät kirjanpitorekistereissä

Kirjanpitorekistereissä voi esiintyä virheitä (paikallisia ja kauttakulkuja). Niiden syyt voivat olla työntekijöiden väsymys ja huolimattomuus, laitteiden toimintahäiriöt. Virheiden korjaaminen kirjanpitorekistereissä on perusteltava ja vahvistettava oikaisun tehneen allekirjoituksella, jossa on ilmoitettava korjauspäivämäärä.

Yleisin kolme erikoistapaa korjata ne: oikolukumenetelmä, lisäpostitusmenetelmä ja "punainen kääntö" -menetelmä.

1. Oikoluku käytetään, kun virhe havaitaan välittömästi yhden rivin yliviivauksella. Kirjoita oikea numero ylös tai oikealle. Korjaajan allekirjoitus ja päivämäärä ovat sen vieressä. Kirjanpitotodistus voidaan antaa. Korjaukset eivät ole sallittuja rahaasiakirjoissa!

2. Lisäjohdotusmenetelmä pätee, jos kirjaus on tehty oikein ja ilmoitettu summa on pienempi kuin todellinen summa ja se näkyy monissa rekistereissä. Virhe korjataan laatimalla tilinpäätös, josta käy myös ilmi erotuksen kirjanpito.

3. Punainen kääntömenetelmä (käänteinen merkintä, merkintä punaisella) - "negatiiviset merkinnät", "vähennys, poisto". Jos kirjaus on laadittu väärin, se korjataan tekemällä sama kirjaus, jossa on sama summa - peruutuskirjaus tai punainen, eli summa on vähennyskelpoinen. Sitten tehdään oikeat kirjanpitokirjaukset ja annetaan kirjanpitotodistus.

Esimerkki. Liiketoimi tapahtui: kassakoneeseen saapuneet rahat olivat 20 000 ruplaa. käyttötililtä.

1. Kirjanpitäjä teki virheellisen merkinnän Dt 60 - Kt 51 - 20000,00

Käänteinen kirjaus Dt 60 - Kt 51 - 20000,00

2. Kirjanpitäjä teki virheellisen merkinnän Dt 50 - Kt 51 - 250 000,00

a) Käänteinen kirjaus Dt 50 - Kt 51 - 230000,00

b) Käänteinen kirjaus Dt 50 - Kt 51 - 250000,00

Oikea johdotus Dt 50 - Kt 51 - 20000,00

Punaisia ​​käännöksiä käytetään myös säästöjen heijastamiseen.

6. Asiakirjakulku

Käsitellyt kirjanpitoasiakirjat säilytetään kirjanpidossa 1 vuoden, jonka jälkeen ne toimitetaan arkistoon. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoasiakirjoja on säilytettävä arkistoissa vähintään 5 vuotta.

Olemassa oleva asiakirjavuokaavio näyttää asiakirjojen liikkumisen organisaatiossa niiden luomisesta, varmentamisesta, käsittelystä ja arkistoon siirtämiseen asti. Asiakirjavirran katsotaan olevan asiakirjojen kulkureitti niiden valmisteluhetkestä arkistoon toimittamiseen asti. Asiakirjavirran järkevä järjestäminen on yksi kirjanpidon oikean järjestämisen tärkeimmistä edellytyksistä.

Asiakirja tiedon välittäjänä toimii välttämättömänä osana minkä tahansa laitoksen, yrityksen, yrityksen sisäistä organisaatiota varmistaen niiden osien vuorovaikutuksen. Tieto on perustana johtamispäätösten tekemiselle, toimii todisteena niiden toteuttamisesta ja lähteenä yleistyksille sekä aineistona referenssi- ja hakutyöhön. Lisäksi dokumentointi on monissa tapauksissa pakollista, lain ja hallituksen määräysten määräämää, joten se on yksi keino vahvistaa oikeusvaltiota ja valvontaa. Päätöksenteon nopeus riippuu viime kädessä asiakirjojen käsittelyn ja liikkumisen selkeydestä ja tehokkuudesta. Siksi järkevässä organisaatiossa kiinnitetään aina suurta huomiota dokumenttien kulkuun, erityisesti kirjanpidossa, jossa talousasiakirjojen ennenaikainen käsittely voi johtaa negatiivisiin taloudellisiin seurauksiin. Yhden tai toisen asiakirjankulkumenettelyn perustaminen riippuu liiketoimien luonteesta ja ominaisuuksista ja niiden kirjanpidosta sekä yrityksen rakenteesta ja sen kirjanpitolaitteista. Jokaiselle dokumenttityypille tai -tyypille (vaatimukset, laskut, laskut jne.) kehitetään erityinen asiakirjankulkukaavio asiakirjankulkuaikataulun muodossa. Tämä aikataulu kertoo, minkä viranomaisten (työpaikkojen) kautta ja missä järjestyksessä asiakirja kulkee ja mitä prosesseja kulloinkin suoritetaan tositteen ja siihen perustuvien kirjanpitotietojen käsittelyyn.

Oikein organisoidun dokumenttivirran on täytettävä kaksi pääehtoa: Ensinnäkin kullekin asiakirjalle määritetään lyhin polku, ts. yksittäisten viranomaisten (työpaikkojen) vähimmäismäärä, jonka kautta sen tulee kulkea ilman tarpeettomia ja toistuvia matkoja. Toiseksi kullekin asiakirjalle määritetään vähimmäiskestoaika, jota rajoittaa asiakirjan käsittelyyn kuluva aika kussakin tapauksessa (luonnos, toteutus, käsittely, kirjanpito jne.).

Asiakirjavirta-aikataulu voidaan laatia kaavion muodossa (kaavio 1) tai luettelona töistä, jotka liittyvät yrityksen, laitoksen ja kaikkien osaston suorittamien asiakirjojen luomiseen, tarkistamiseen ja käsittelyyn sekä kaikkiin esiintyjiin. suhde ja työn suorittamisen määräajat.

Jos yritys on suuri, on laadittava täydellinen asiakirjankulkuaikataulu (taulukko 2). Aikataulun kehittämiseksi suositellaan käytettäväksi "Säännöt asiakirjoista ja asiakirjavirrasta kirjanpidossa", jotka Neuvostoliiton valtiovarainministeriö on hyväksynyt 29. heinäkuuta 1983 nro 105.

taulukko 2

Ei ole mitään järkeä perehtyä kaikkiin työntekijöihin tällaiseen globaaliin aikatauluun. On parasta laatia kunkin osaston aikataulusta ote. Siinä on lueteltava kaikki asiakirjat, jotka liittyvät yksikön toiminnan laajuuteen ja määräajat, joissa ne on toimitettava.

Käytännössä jotkin yritykset käyttävät sekamuotoista asiakirjankulkujärjestelmää. Eli he laativat aikataulun ja sitten otteet siitä kaavioiden ja muistioiden muodossa lähetetään yrityksen rakenneosastoille.

Pääkirjanpitäjä valvoo, että suorittajat noudattavat yrityksen tai laitoksen asiakirjankulkuaikataulua.

6. Varasto, sen tyypit ja merkitys

Inventaation käsite tulee latinan sanasta "inventira", joka tarkoittaa "löytää". Tämä on kirjanpitotietojen täsmäytys kirjanpitoobjektien saatavuuden kanssa fyysisesti laskemalla, punnitsemalla, mittaamalla ja maistelemalla.

Yrityksessä tehdään inventointi tiettyinä aikoina kirjanpitotietojen oikeellisuuden varmistamiseksi. Suositeltu varastointitiheys on esitetty taulukossa 3.

Taulukko 3

Inventaation vähimmäisvaatimus

Varastoinnissa on useita vaiheita:

Ensimmäinen vaihe on valmistelu. Inventoinnin suorittamismääräys annetaan; nimitetään komissio; määritellään varaston ehdot ja kohteet; Taloudellisesti vastuullisilta henkilöiltä otetaan kuitit siitä, että heidän vastuullaan saatu omaisuus on aktivoitu (tai kuluksi kirjattu), kaikki meno- ja kuittiasiakirjat on toimitettu kirjanpitoon; saldot määritetään kirjanpitotietojen perusteella; vaa'at ja muut mittalaitteet tarkastetaan; huone, jossa inventointi suoritetaan, on sinetöity jne.

Toinen vaihe on tärkein. Luonnollinen ja dokumentaarinen todentaminen. Lasketaan, punnitaan, mitataan, etsitään asiakirjoja, jotka vahvistavat kirjanpitotiedot omistusoikeuksien, velvoitteiden ja varausten olemassaolosta. Laaditaan vakiomuotoiset inventaarioluettelot ja inventaarioasiakirjat. Kiinteistön todellisen saatavuuden varmistus suoritetaan aineellisesti vastuullisten henkilöiden pakollisella osallistumisella. On mahdotonta hyväksyä inventaarioraporttien täyttämistä näiden henkilöiden sanoilla. Tyhjiä rivejä ei saa jättää varastoon; tyhjät rivit on yliviivattu viimeisillä sivuilla. Inventaariot allekirjoittavat kaikki inventointitoimikunnan jäsenet ja taloudellisesti vastuussa olevat henkilöt. Inventaarion päätyttyä jälkimmäiset antavat kuitin, jossa vahvistetaan komission suorittaman omaisuuden tarkastuksen heidän läsnä ollessaan, reklamaatioiden puuttumisesta ja inventaarioluettelossa olevan omaisuuden hyväksymisestä säilytettäväksi. Tarkistaessaan omaisuuden todellista saatavuutta aineellisesti vastuussa olevien henkilöiden vaihtuessa, omaisuuden vastaanottanut työntekijä allekirjoittaa inventaarion vastaanottoa varten ja luovuttaja - tämän omaisuuden toimittamisesta. Säilytetyistä, vuokratuista tai jalostettaviksi vastaanotetusta omaisuudesta laaditaan erillinen luettelo.

Kolmas vaihe on analyyttinen. Tarkastuksesta saatuja varsinaisia ​​tietoja verrataan kirjanpitotietoihin, tunnistetaan poikkeamat (ylijäämät, puutteet, ali-, yliarvostus) ja laaditaan vertailulausunnot. Käytössä ovat seuraavat vakiomuotoiset hakulomakkeet: INV-18 käyttöomaisuuteen, INV-19 varastoon, INV-20 tukkukauppaan, INV-21 vähittäiskauppaan. Tässä vaiheessa johtajan määräyksestä voidaan suorittaa inventaarion oikeellisuuden valvontatarkastuksia. Ne tulee suorittaa inventointitoimikunnan jäsenten ja aineellisesti vastuussa olevien henkilöiden osallistuessa ennen inventointipaikan avaamista. Inventoinnin oikeellisuuden tarkastusten tulokset kirjataan asiakirjaan (lomake INV-24) ja kirjataan inventaarion oikeellisuuden tarkastuskirjaan (lomake INV-25).

Neljäs vaihe on viimeinen. Inventointitoimikunnan viimeinen kokous pidetään, jossa allekirjoitetaan INV-26-lomake ”Inventoimalla tunnistetut tulokset”. Tämän perusteella johtaja antaa määräyksen inventaarion tulosten hyväksymisestä ja vastuullisten saattamiseksi hallinnolliseen ja taloudelliseen vastuuseen. Kirjanpitokirjaukset tehdään. Hakemukset laaditaan tutkintaviranomaisille ja vaateet oikeusviranomaisille.

Inventoinnissa havaitut erot kiinteistön todellisen saatavuuden ja kirjanpitotietojen välillä on otettava huomioon asianmukaisissa tileissä. Ylijäämäomaisuus arvostetaan inventointipäivän käypään arvoon. Omaisuuden puute ja sen vahingot luonnollisen kadon normien rajoissa johtuvat tuotanto- tai kiertokuluista (kulutilit) ja normit ylittävät - syyllisten kustannuksella. Jos tekijöitä ei tunnisteta tai tuomioistuin kieltäytyy perimästä heiltä vahingonkorvausta, omaisuuden puutteesta ja sen vahingoista aiheutuneet tappiot kirjataan tulokseen.

Inventointitulosten laillisuuden ja luotettavuuden varmistamiseksi olisi ryhdyttävä toimiin paperityötä ja inventointimenettelyjä koskevien sääntöjen noudattamiseksi.

Taulukko 4

Inventointivirheet ja niiden seuraukset.

Inventointitoimikunta ei vastaa muiden organisaatioiden toimittamien ja inventointiasiakirjojen laatimiseen käytettyjen tietojen epäluotettavuudesta sellaisille aineellisille hyödykkeille, joiden turvallisuudesta inventointihetkellä organisaation työntekijät eivät ole vastuussa.

Jokaisen organisaation on suoritettava määräajoin aineellisten omaisuuserien ja erilaisten vastuiden tarkastuksia, eli olemassaolon kirjaaminen ja kunnon analysointi. Aineellisten hyödykkeiden todellisen määrän, arvon ja kunnon tulee vastata kirjanpitoon merkittyjä lukuja. Kiinteistövarojen, tavaroiden ja muun omaisuuden inventointi on välttämätön toimenpide kaikille yritysten omistajille.

Kuvaamme alla, mitä sääntöjä tämä toimenpide suoritetaan ja mitkä vivahteet ovat tyypillisiä sen dokumentoinnissa.

Inventaari ja sen objektiivinen merkitys

Aineellisen omaisuuden määräaikaista kirjanpitoa vertaamalla henkilökohtaisen tarkastuksen jälkeen saatua todellista objektiivista tietoa kirjanpidossa näkyvään tietoon on ns. inventaario.

Varastoomaisuuden todellisen ja dokumentoidun tilan tai määrän välinen ero on mahdollista useista syistä:

• tiettyihin aineellisiin hyödykkeisiin kohdistuvat luonnolliset vaikutukset, jotka voivat vaikuttaa niiden määrän, painon, tilavuuden, jäännösarvon muutoksiin (kutistuminen, häviöt kuljetuksen aikana, varastoinnin aiheuttama pilaantuminen, haihtuminen jne.);
• Väärinkäytösten tunnistaminen aineellisten resurssien kirjanpidossa (virheelliset mittaukset, vartalopakkausten salliminen, varkaudet jne.);
• ongelmat, jotka ilmenivät kirjanpitoasiakirjoihin tehtäessä merkintöjä (lipsahdus, virheet, blotit, korjaukset, epätarkkuudet ja muut epäselvyydet).

Siksi säännöllinen inventointi on äärimmäisen tärkeää mille tahansa yritykselle.

Varaston käytännön toiminnot

1. Sen avulla voit objektiivisesti arvioida tavaroiden varastointiehtojen noudattamista.
2. Sen avulla voit arvioida objektiivisesti perus- ja kirjanpitoasiakirjojen ylläpitomenettelyä.
3. Kuvaa varastointikäytäntöjä.
4. Ilmaisee kirjanpidon täydellisyyden ja luotettavuuden.
5. Rikollisuuden ja hyväksikäytön ehkäisy.

Lain vaatima

Tämän menettelyn pakollinen luonne on hyväksytty maamme liittovaltion lainsäädännössä. Yrittäjien on säännöllisesti inventoitava oma, varastoitu tai vuokrattu omaisuus ja taloudelliset velvoitteensa kahdella säädösasiakirjalla:

• Liittovaltion laki 6. joulukuuta 2011 nro 402-FZ "Kirjanpito";
• Metodologiset suositukset omaisuuden ja taloudellisten velvoitteiden inventoimiseksi (hyväksytty Venäjän valtiovarainministeriön määräyksellä 13. kesäkuuta 1995 nro 49).

Inventaarion määrittämisen syyt

Lainsäädäntöasiakirjojen mukaisesti organisaatioiden on omistusmuodostaan ​​riippumatta tehtävä inventointi seuraavissa olosuhteissa:

• kun myydään, ostetaan tai liisataan aineellista omaisuutta;
• jos organisaatio organisoidaan uudelleen tai puretaan virallisesti;
• kun taloudellisesti vastuussa oleva henkilö vaihtuu tietyllä alueella;
• kun kuntayhtymä tai valtionyritys muutetaan muuksi omistusmuodoksi;
• todettaessa varkauksia (varkauksia), varastointiehtojen rikkomista, tavaroiden siirtoa ja luovutusta, väärinkäytösten tunnistamista jne.;
• äkillisten ääriolosuhteiden päättymisen jälkeen - onnettomuudet, luonnonkatastrofit, katastrofit ja muut hätätilanteet;
• kaikissa olosuhteissa vähintään kerran vuodessa ennen tilinpäätösraportin laatimista (jos inventointi on suoritettu kuluvan vuoden lokakuun 1. päivän jälkeen, tämä riittää).

TIEDOKSESI! Jos taloudellinen vastuu ei ole yksittäisellä henkilöllä, vaan ryhmällä, esimerkiksi prikaati, niin inventoinnin syynä voi olla tämän ryhmän johtajan (työnjohtajan) tai yli puolet sen kokoonpanosta vaihtuminen tai pyytää keneltä tahansa ryhmän jäseneltä.

Kuka määrää menettelyn?

Menetelmäsuositusten lakisääteisten vaatimusten lisäksi kaikki muut inventaarion vivahteet jäävät organisaation johdon vastuulle. Luonnollisesti ne on kirjattava yrityksen paikallisiin asiakirjoihin. Osaston on selvennettävä seuraavat asiat:

• kuinka monta inventointia on tehtävä työvuoden aikana;
• mihin aikaan tämä tulisi tehdä;
• tarkastuksen kohteena olevien omaisuustyyppien luettelo;
• inventaariotoimikunnan johtajan ja jäsenten nimittäminen;
• valikoivan (äkillisen) inventoinnin mahdollisuus.

Mitä tarkalleen tarkastetaan?

Sen mukaan, mitkä omaisuuserät sisältyvät varastoluetteloon, erotetaan yksi tai toinen muoto:

• jatkuva varastointi- yhtiön omaisuutta vastaava koko omaisuusrahasto, vuokrattu ja/tai säilytykseen otettu aineellinen omaisuus sekä mahdolliset tilittämättömät varat ja liiketoiminnan velat;
• valikoiva (äkillinen) inventaario- tietty osa omaisuudesta on alennettu uudelleen (esimerkiksi vain tietyn taloudellisesti vastuussa olevan henkilön hallinnassa tai alueellisesti yhdistyneet varat).

Seuraavat aineellisten hyödykkeiden ja kaupallisten velvoitteiden ryhmät kirjataan varastokohteiksi yhdessä tai toisessa yhdistelmässä.

1. Yhtiön kiinteä omaisuus.
2. Tavarat.
3. Aineeton omaisuus.
4. Käteissijoitukset.
5. Keskeneräinen tuotanto.
6. Suunnitellut kulut.
7. Käteinen, arvokkaat asiakirjat, tiukat raportointilomakkeet.
8. Laskelmat.
9. Varaukset.
10. Eläimet, kasvit, siemenet jne. (asianomaisella yrittäjyyden alalla).

Tarkastuksia ja kirjanpitoa suorittava elin

Koska inventointi on lain mukaan tunnustettu pakolliseksi ja säännölliseksi toimeksi, on suositeltavaa, että yrityksessä on pysyvä inventointikomissio, jolla on seuraavat tehtävät:

• aineellisen omaisuuden säilyttämiseen tähtäävät ennaltaehkäisevät toimenpiteet;
• osallistuminen varastointiasioiden hallintaan ja mahdollisiin kiinteistörahastoihin liittyvien ongelmien ratkaisemiseen;
• aineellisten hyödykkeiden dynamiikan dokumentaarisen tuen valvonta;
• inventointiprosessin varmistaminen kaikilta osin (komission jäsenten ohjeistaminen, itse tarkastuksen suorittaminen, asiaankuuluvien asiakirjojen laatiminen);
• inventaariotulosten rekisteröinti.

Toimikunnan kokoonpanon hyväksyy organisaation johto, rekisteröi se tilauksella ja kirjataan lokikirjaan inventaarion suorittamista koskevien määräysten (asetusten, ohjeiden) täytäntöönpanon valvomiseksi (). Se voi sisältää:

• hallintotyöntekijät;
• kirjanpito työntekijät;
• sisäiset tarkastajat tai riippumattomat asiantuntijat;
• minkä tahansa yrityksessä työskentelevien erikoisalojen edustajat.

Jos kiinteistöomaisuuden määrä on pieni, inventaariotoimikunnan tehtävä voidaan antaa tarkastuslautakunnalle tapauksissa, joissa se toimii yrityksessä.

TÄRKEÄ! Jos varsinaisen tarkastuksen aikana kirjataan yhdenkin toimikunnan jäsenen poissaolo, inventaariota ei pidetä pätevänä.

Varastoiminen yrityksessä askel askeleelta

Katsotaanpa vaiheittaista menettelyä inventaarion suorittamiseksi. Menettely ei saa olla millään tavalla ristiriidassa edellä mainittujen menetelmäohjeiden kanssa.

1. Valmistautuminen. Ennen inventaarion aloittamista sinun on suoritettava useita pakollisia toimenpiteitä:
   • johtajan toimesta toimeksianto inventaarion suorittamisesta yrityksessä;
   • inventaariotoimikunnan (tai sen ensisijaisen nimityksen, jos inventointi suoritetaan ensimmäistä kertaa) valmiuden valvonta;
   • tarkastuspäivien asettaminen;
   • luetteloitujen varojen luettelon hyväksyminen;
   • inventaariotoimikunnalle viimeisimpien kiinteistöomaisuuden kirjanpitoon liittyvien tietojen esittäminen kuittien muodossa taloudellisesti vastuullisilta henkilöiltä.
2. Varsinainen tarkastus. Inventointitoimikunnan täysi jäsenyys tarkastaa (mittaa, tunnistaa, analysoi) kiinteistöomaisuuden ja/tai kaupallisten sopimusten todellisen olemassaolon, määrällisen ilmaisun ja aseman. Tätä varten komissio luo kaikki tarvittavat edellytykset (yrityksen työ on sallittua keskeyttää enintään 3 päiväksi, johtaja on velvollinen toimittamaan kaikki tarvittavat välineet, työkalut ja säiliöt mittausta, punnitusta ja muita tarkastusmenetelmiä varten, ja tarvittaessa antaa työvoimaa käytännön apuun esimerkiksi omaisuuden muuttamiseen). Tästä alueesta taloudellisesti vastuussa olevan työntekijän on oltava läsnä prosessin aikana. Jos tarkastus kestää useita päiviä, on toimikunta velvollinen sinetöimään sen inventointipaikalta poistuessaan.
3. Varasto. Saatujen tulosten kirjaaminen inventointiasiakirjoihin (ne kootaan useana kappaleena, vähintään 2 kappaletta). Oman, vuokratun tai varastoidun omaisuuden tulokset kirjataan erikseen.
4. Dokumentaarinen analyysi. Dokumentoitujen tietojen vertailu kirjanpitoon saatavilla oleviin tietoihin. Kirjeenvaihdon korjaaminen tai ristiriitojen havaitseminen. Kun eroavaisuuksia havaitaan, täytetään vertailulomake, jossa ilmoitetaan eron syy.
5. Tulosten esittely. Tarkastuksen tulosten perusteella kirjanpitotiedot on saatettava täysin identtiseksi todellisten tietojen kanssa. Tätä varten on olemassa erilaisia ​​mekanismeja:
   • varojen kuittaus (offset);
   • tappioiden poisto;
   • ylijäämän pääomittaminen;
   • syyllistymistä.