Περίοδοι αποθήκευσης τιμολογίων στην επιχείρηση. Περίοδοι αποθήκευσης μεμονωμένων εγγράφων Πόσο καιρό αποθηκεύονται τα τιμολόγια από προμηθευτές;

Τα τιμολόγια πρέπει να αρχειοθετούνται στο καθολικό αγορών και πωλήσεων και να αποθηκεύονται με αυτόν τον τρόπο ή μπορούν να αποθηκευτούν τα τιμολόγια μαζί με τα τιμολόγια; Πώς να αποθηκεύετε τιμολόγια

Η νομοθεσία δεν περιέχει απάντηση σε αυτό το ερώτημα.

Δεν χρειάζεται να καταχωρήσετε τιμολόγια στο βιβλίο αγορών και στο βιβλίο πωλήσεων.

Κατά γενικό κανόνα, ένας οργανισμός πρέπει να καταθέτει πρωτογενή λογιστικά έγγραφα με χρονολογική σειρά και να τα αποθηκεύει σε ειδικούς χώρους, χρηματοκιβώτια ή ντουλάπια (ρήτρα 6.2 των Κανονισμών που εγκρίθηκαν από).

Έτσι, μπορείτε να αποθηκεύετε τιμολόγια μαζί με τιμολόγια, εάν σας βολεύει.

Σεργκέι Ραζγκούλιν, πραγματικός κρατικός σύμβουλος της Ρωσικής Ομοσπονδίας, 3ης τάξης

Πώς να αποθηκεύσετε λογιστικά έγγραφα

Αποθήκευση

Για την αποθήκευση λογιστικών εγγράφων, πρέπει να εξοπλίσετε ειδικούς χώρους, χρηματοκιβώτια ή ντουλάπια (ρήτρα 6.2 των Κανονισμών, που εγκρίθηκε με επιστολή του Υπουργείου Οικονομικών της ΕΣΣΔ της 29ης Ιουλίου 1983 No. 105). Οι απαιτήσεις για τη διευθέτηση τέτοιων εγκαταστάσεων αποθήκευσης παρέχονται στους εγκεκριμένους Κανόνες.*

Αποθηκεύστε αυστηρά έντυπα αναφοράς σε χρηματοκιβώτια, μεταλλικά ντουλάπια ή σε ειδικούς χώρους για να εξασφαλίσετε την ασφάλειά τους (ρήτρα 16 των Κανονισμών που εγκρίθηκαν με Διάταγμα της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 6ης Μαΐου 2008 Αρ. 359). Συλλέξτε εντολές μετρητών, προκαταβολές, τραπεζικές καταστάσεις με σχετικά έγγραφα με χρονολογική σειρά και δεσμεύστε τις.

Αποθηκεύστε έγγραφα με την ένδειξη «εμπορικό μυστικό» σε χρηματοκιβώτια.

Αποθηκεύστε άλλα έγγραφα σε ειδικούς χώρους ή σε κλειδωμένα ντουλάπια με ευθύνη προσώπων εξουσιοδοτημένων από τον προϊστάμενο λογιστή.

Ένας οργανισμός έχει το δικαίωμα να αποθηκεύει λογιστικά έγγραφα σε ηλεκτρονική μορφή. Η εξήγηση είναι απλή.*

Σύμφωνα με τη νομοθεσία για τη λογιστική, τα πρωτογενή και συνοπτικά λογιστικά έγγραφα μπορούν να συντάσσονται σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή (Μέρος 5 του άρθρου 9 του νόμου της 6ης Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 402-FZ). Τα φορολογικά λογιστικά μητρώα μπορούν επίσης να τηρούνται σε χαρτί, ηλεκτρονικά και (ή) σε οποιοδήποτε μέσο υπολογιστή (). Τέλος, οι φορολογικές δηλώσεις (υπολογισμοί) μπορούν και σε ορισμένες περιπτώσεις πρέπει να υποβάλλονται ηλεκτρονικά ().

Και δεδομένου ότι τα πρωτογενή έγγραφα, τα λογιστικά και φορολογικά λογιστικά έγγραφα, καθώς και οι φορολογικές δηλώσεις (υπολογισμοί) μπορούν να συνταχθούν σε ηλεκτρονική μορφή, τότε μπορούν να αποθηκευτούν στην ίδια μορφή. Δεν χρειάζεται να εκτυπώσετε. Η μόνη προϋπόθεση είναι ότι τέτοια έγγραφα πρέπει να είναι πιστοποιημένα σύμφωνα με όλους τους κανόνες με ηλεκτρονική υπογραφή.*

Παρόμοια συμπεράσματα υπάρχουν σε επιστολές του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 22 Αυγούστου 2012 αριθ. 03-02-07/1-202 και ημερομηνία 24 Ιουλίου 2008 αριθ. 03-02-07/1-314.

Κατόπιν αιτήματος των ρυθμιστικών φορέων, συμπεριλαμβανομένης της φορολογικής επιθεώρησης, αντίγραφα ηλεκτρονικών εγγράφων θα πρέπει να εκτυπωθούν και να επικυρωθούν αυτοπροσώπως πριν υποβληθούν για έλεγχο (ρήτρα 1 του άρθρου 252, ρήτρα 1 του άρθρου 93 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας ). Αυτό το συμπέρασμα βασίζεται στις διατάξεις του Μέρους 6 του Άρθρου 9 του Νόμου της 6ης Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 402-FZ, στα άρθρα και στον Φορολογικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Για να οργανώσετε την αποθήκευση των εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή, χρησιμοποιήστε τους Κανονισμούς που εγκρίθηκαν με επιστολή του Υπουργείου Οικονομικών της ΕΣΣΔ της 29ης Ιουλίου 1983 Αρ. 105 (στο μέρος που δεν έρχεται σε αντίθεση με το νόμο) και τους Κανονισμούς που εγκρίθηκαν με εντολή Υπουργείο Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 31 Μαρτίου 2015 Αρ. 526.* Να το κάνετε αυτό μέχρι την έγκριση του ομοσπονδιακού λογιστικού προτύπου που θεσπίζει απαιτήσεις για έγγραφα και ροή εγγράφων στη λογιστική. Αυτό αναφέρεται στην ενημέρωση του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας αριθ. PZ-13/2015.

Ειδικότερα, τα ηλεκτρονικά έγγραφα κειμένου για αποθήκευση στο αρχείο του οργανισμού θα πρέπει να μεταφέρονται σε μορφή PDF/A. Επίσης, τουλάχιστον μία φορά κάθε πέντε χρόνια, ελέγχετε την κατάσταση των φορέων ηλεκτρονικών εγγράφων και εάν τα ίδια τα έγγραφα μπορούν να αναπαραχθούν. Αυτές είναι οι απαιτήσεις των παραγράφων και του 2.32 των Κανόνων, που εγκρίθηκαν με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας, της 31ης Μαρτίου 2015, αρ. 526.

Όλγα Τσιμπίζοβα,

Πώς να τηρείτε αρχεία καταγραφής παραληφθέντων και εκδοθέντων τιμολογίων

Ποιος πρέπει να ηγηθεί

Ο οργανισμός υποχρεούται επίσης να αποθηκεύει και να αρχειοθετεί με χρονολογική σειρά:*

τα ίδια τα τιμολόγια (συμπεριλαμβανομένων των διορθωτικών και διορθωμένων). Ταυτόχρονα, τα τιμολόγια που εκδίδονται ηλεκτρονικά μπορούν να αποθηκευτούν χωρίς εκτύπωση (επιστολή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της Ρωσίας με ημερομηνία 6 Φεβρουαρίου 2014 Αρ. GD-4-3/1984).
επιβεβαίωση των χειριστών διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων.

Όλγα Τσιμπίζοβα,Αναπληρωτής Διευθυντής του Τμήματος φορολογικής και τελωνειακής δασμολογικής πολιτικής του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας

Πώς να κρατήσετε ένα βιβλίο αγορών

Δημιουργία βιβλίου αγορών

Πώς να κρατήσετε ένα βιβλίο πωλήσεων

Σχεδιασμός βιβλίων πωλήσεων

Λήψη φορμών

«Εμπόριο: λογιστική και φορολογία», 2010, N 12

Συχνά γίνονται συζητήσεις σε φόρουμ λογιστικών για το πώς να αποθηκεύονται σωστά τα τιμολόγια που λαμβάνονται από τους προμηθευτές. Ορισμένοι φορολογούμενοι υποστηρίζουν ότι αυτά τα φορολογικά έγγραφα πρέπει να αποθηκεύονται αυστηρά με χρονολογική σειρά, χωριστά από άλλα «κύρια» έγγραφα. Άλλοι δεν συμφωνούν μαζί τους, πιστεύοντας ότι είναι πολύ πιο βολικό να επικολλούνται τιμολόγια με τα πρωτότυπα τιμολόγια (πράξεις που έχουν εκτελεστεί). Μερικοί άνθρωποι είναι της γνώμης ότι τα τιμολόγια πρέπει να αποθηκεύονται με τη σειρά με την οποία εμφανίζονται στο βιβλίο αγορών, μια άλλη επιλογή είναι για κάθε αντισυμβαλλόμενο ξεχωριστά. Σε γενικές γραμμές, οι απόψεις για αυτό το θέμα διίστανται. Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε τη διαδικασία αποθήκευσης τιμολογίων που προβλέπεται από τα κανονιστικά έγγραφα και θα μάθουμε εάν υπάρχει ευθύνη για απόκλιση από αυτούς τους κανόνες.

Αναλύοντας το «πρότυπο»

Το μόνο έγγραφο που καθορίζει τη διαδικασία αποθήκευσης τιμολογίων είναι οι Κανόνες για τη διατήρηση αρχείων καταγραφής παραληφθέντων και εκδοθέντων τιμολογίων, βιβλίων αγορών και πωλήσεων για υπολογισμούς φόρου προστιθέμενης αξίας, που εγκρίθηκαν με Διάταγμα της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 2ας Δεκεμβρίου 2000 N 914 (εφεξής οι Κανόνες ). Αυτοί οι Κανόνες καθορίζουν τη διαδικασία για τους αγοραστές και τους πωλητές αγαθών (εκτελεσθείσες εργασίες, παρεχόμενες υπηρεσίες), δικαιώματα ιδιοκτησίας - πληρωτές ΦΠΑ ημερολόγια παραληφθέντων και εκδοθέντων τιμολογίων, βιβλία αγορών και βιβλία πωλήσεωνκατά τον υπολογισμό του ΦΠΑ, καθώς και εγγραφή πρόσθετων φύλλων του βιβλίου αγορών και πρόσθετων φύλλων του βιβλίου πωλήσεων.

Ειδικότερα, η ρήτρα 1, μέρος 1 των Κανόνων ορίζει: οι αγοραστές τηρούν αρχείο καταγραφής του τι λαμβάνουν από τους πωλητές πρωτότυπα τιμολόγια στα οποία είναι αποθηκευμένακαι οι πωλητές διατηρούν ένα αρχείο καταγραφής τιμολογίων που εκδίδονται στους αγοραστές, στο οποίο αποθηκεύονται τα δεύτερα αντίγραφά τους. Αυτή η παράγραφος υποδεικνύει ότι τα ληφθέντα τιμολόγια (και τα πρωτότυπα) αποθηκεύονται στο λογιστικό ημερολόγιο. Δεν υπάρχει και δεν μπορεί να υπάρξει καμία ένδειξη ότι μαζί τους κατατίθεται και άλλο «κύριο έγγραφο», αφού οι σκοποί της σύνταξης αυτών των εγγράφων είναι διαφορετικοί. Όπως είναι γνωστό, ένα τιμολόγιο είναι ένα έγγραφο που χρησιμεύει ως βάση για να αποδεχτεί ο αγοραστής τα αγαθά (έργα, υπηρεσίες) που παρουσιάζει ο πωλητής, τα δικαιώματα ιδιοκτησίας και τα ποσά φόρου προς έκπτωση με τον τρόπο που ορίζεται στο Κεφάλαιο. 21 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας (ρήτρα 1 του άρθρου 169 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Το δελτίο αποστολής είναι η βάση για την αποδοχή αγαθών (εργασίας, υπηρεσιών) για εγγραφή, καθώς και για τη διαγραφή τους σε περίπτωση πώλησης (Οδηγίες χρήσης και συμπλήρωσης εντύπων πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης για την καταγραφή εμπορικών πράξεων (γενικά )<1>). Το πιστοποιητικό ολοκληρωμένης εργασίας επιβεβαιώνει το κόστος του εμπορικού οργανισμού για φορολογικούς σκοπούς. Συμπέρασμα: Τα τιμολόγια πρέπει να φυλάσσονται χωριστά από άλλα έγγραφα.

<1>Εγκρίθηκε με ψήφισμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσίας της 25ης Δεκεμβρίου 1998 N 132.

Περαιτέρω. Οι αγοραστές διατηρούν αρχεία με τα τιμολόγια όπως αυτά λαμβάνονται από τους πωλητές και οι πωλητές τηρούν αρχεία με τα τιμολόγια που εκδίδονται στους αγοραστές με χρονολογική σειρά (ρήτρα 2 των Κανόνων). Και εδώ όλα είναι ξεκάθαρα: τα τιμολόγια από τους προμηθευτές πρέπει να αποθηκεύονται με τη σειρά με την οποία λαμβάνονται (ή με την οποία αντικατοπτρίζονται στο λογιστικό ημερολόγιο).

Μητρώα ληφθέντων και εκδοθέντων τιμολογίων πρέπει να είναι δεμένα και οι σελίδες τους αριθμημένες(Άρθρο 6 του Κανονισμού). Από αυτή τη διατύπωση δεν είναι απολύτως σαφές τι είναι το λογιστικό περιοδικό: είναι κάποιο είδος μητρώου στο οποίο καταχωρούνται (αναγράφονται) τα «εισερχόμενα» τιμολόγια (και αυτό είναι που πρέπει να είναι δεμένο και αριθμημένο), ή είναι τα ίδια τα τιμολόγια που λαμβάνονται από προμηθευτές. Σημειώνεται ότι στην προηγουμένως υφιστάμενη Διαδικασία τήρησης ημερολογίων τιμολογίων για υπολογισμούς Φ.Π.Α.<2>Αυτό συζητήθηκε πιο συγκεκριμένα: τα τιμολόγια στα λογιστικά περιοδικά πρέπει να είναι αρχειοθετημένα και αριθμημένα. Σύμφωνα με τον συγγραφέα, η ουσία δεν άλλαξε με την αλλαγή στη διατύπωση. Και τα τιμολόγια, για να διασφαλιστεί η ασφάλειά τους, υπόκεινται σε αυστηρή λογιστική (δηλαδή να είναι αριθμημένα και δεμένα).

<2>Εγκρίθηκε με διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 29ης Ιουλίου 1996 N 914. Απώλεια δύναμης την 1η Ιανουαρίου 2001.

Δεν υπάρχουν άλλες οδηγίες για τη διαδικασία αποθήκευσης τιμολογίων στους Κανόνες, καθώς και σε άλλα κανονιστικά έγγραφα. Εκτός εάν παρέχεται η ελάχιστη διάρκεια ζωής τους. Υποπαράγραφος 8 της ρήτρας 1 του άρθρου. Το άρθρο 23 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας ορίζει μια γενική απαίτηση για την περίοδο κατά την οποία ο φορολογούμενος είναι υποχρεωμένος να διασφαλίζει την ασφάλεια των φορολογικών λογιστικών δεδομένων και άλλων εγγράφων που είναι απαραίτητα για τον υπολογισμό και την πληρωμή των φόρων και αυτή η περίοδος είναι τέσσερα χρόνια. Επιπλέον, η ρήτρα 368 του Καταλόγου των τυπικών αρχειακών εγγράφων διαχείρισης που δημιουργούνται κατά τη διαδικασία των δραστηριοτήτων κρατικών φορέων, τοπικών κυβερνήσεων και οργανισμών, που υποδεικνύει τις περιόδους αποθήκευσης<3>επιβεβαιώνεται ότι η περίοδος αποθήκευσης του τιμολογίου είναι τέσσερα χρόνια. Λάβετε υπόψη ότι έχει καθοριστεί διαφορετική περίοδος αποθήκευσης του βιβλίου αγορών και του βιβλίου πωλήσεων - πέντε χρόνια (άρθρα 15, 27 των Κανόνων).

<3>Εγκρίθηκε με Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας της 25ης Αυγούστου 2010 N 558. Το έγγραφο αρχίζει να ισχύει την 1η Οκτωβρίου 2010.

Πολλές επιλογές

Όπως έχει ήδη σημειωθεί, στην πράξη, οι λογιστές δεν τηρούν πάντα τους Κανόνες που περιγράφονται παραπάνω, υποστηρίζοντας ως εξής.

Είναι πιο βολικό όταν τα έγγραφα (τιμολόγιο, δελτίο αποστολής) αποθηκεύονται μαζί. Πράγματι, όταν ένας αντισυμβαλλόμενος ζητά να στείλει, για παράδειγμα, με φαξ αντίγραφα εγγράφων ή το «κύριο έγγραφο» χρειαζόταν από τη διοίκηση του οργανισμού για διαχειριστικούς σκοπούς, είναι ευκολότερο και πιο γρήγορο να βρει κανείς τα απαραίτητα έγγραφα εάν βρίσκονται μαζί. Ωστόσο, αυτή η επιλογή για την αποθήκευση εγγράφων φαίνεται λανθασμένη στον συγγραφέα του άρθρου. Υπάρχει διέξοδος: ένας λογιστής μπορεί να κάνει φωτοαντίγραφα τιμολογίων, τοποθετώντας τα μαζί με δελτία παράδοσης (έντυπο N TORG-12) ή πράξεις εργασίας που εκτελούνται με την κατάλληλη ημερολογιακή σειρά. Και το πρωτότυπο φορολογικό έγγραφο, όπως αναμενόταν, θα επισυναφθεί στο ημερολόγιο τιμολογίου. Αυτή η επιλογή μπορεί να χρησιμοποιηθεί από έναν οργανισμό του οποίου η ροή εγγράφων είναι ασήμαντη. Με μεγάλο αριθμό «εισερχόμενων» εγγράφων, φυσικά, αυτό δεν αποτελεί επιλογή.

Θα πρέπει να χρησιμοποιούνται αντιγραφές εγγράφων εάν εμφανίζονται αυστηρά έντυπα αναφοράς στα λογιστικά αρχεία. Για παράδειγμα, SSB για έξοδα ταξιδίου, κατά κανόνα, υποστηρίζεται από την προκαταβολή (επιβεβαιώνοντας έτσι τη νομιμότητα των δαπανών φόρου εισοδήματος). Σε αυτήν την περίπτωση, ένα αντίγραφό του επισυνάπτεται στο φάκελο με τα τιμολόγια που λαμβάνονται. Ας σημειώσουμε ότι δεν είναι θεμελιώδους σημασίας πού θα αποθηκευτεί το πρωτότυπο και πού θα αποθηκευτεί το αντίγραφο του BSO (παράγραφος 2 του άρθρου 5 των Κανόνων). Είναι όμως σκόπιμο να σημειωθεί στη φωτοτυπία του εντύπου (το πρωτότυπο εισιτήριο τρένου επισυνάπτεται στην προκαταρκτική αναφορά N XX με ημερομηνία XX.XX.XXXX).

Είναι πιο βολικό όταν τα κύρια έγγραφα αποθηκεύονται (τοποθετούνται) σε σετ για κάθε αντισυμβαλλόμενο. Για παράδειγμα, οι λογιστές ορισμένων οργανισμών διατηρούν «κύρια» αρχεία από αντισυμβαλλόμενους με αλφαβητική σειρά. Αυτό έχει επίσης τα πλεονεκτήματά του: είναι ευκολότερο να βρείτε έγγραφα και, εάν είναι απαραίτητο, να συμβιβάζετε τις πληρωμές με τους προμηθευτές.
Είναι πιο πρακτικό εάν τα τιμολόγια αποθηκεύονται με τη σειρά που εμφανίζονται στο βιβλίο αγορών. Αυτός είναι ίσως ο πιο αποτελεσματικός τρόπος αποθήκευσης εγγράφων όσον αφορά την παραγωγικότητα. Σε αυτή την περίπτωση, είναι ευκολότερο τόσο για τους λογιστές όσο και για τις ρυθμιστικές αρχές να βρουν το απαραίτητο έγγραφο για να επαληθεύσουν την ορθότητα του υπολογισμού της φορολογικής βάσης για τον ΦΠΑ (ισχύος της έκπτωσης φόρου). Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν η περίοδος έκπτωσης του ΦΠΑ δεν συμπίπτει με την ημερομηνία παραλαβής του τιμολογίου από τον προμηθευτή (για παράδειγμα, κατά τις εξαγωγικές συναλλαγές).

Συνδυασμός τρόπων λειτουργίας

Ερωτήσεις σχετικά με τη διαδικασία αποθήκευσης τιμολογίων προκύπτουν συχνά από πωλητές που συνδυάζουν δύο φορολογικά καθεστώτα (για παράδειγμα, ένα γενικό φορολογικό καθεστώς και ένα ειδικό καθεστώς με τη μορφή UTII). Στην περίπτωση αυτή, σύμφωνα με τον συγγραφέα, ο λογιστής ενός εμπορικού οργανισμού, σε σχέση με τιμολόγια που σχετίζονται με δραστηριότητες που φορολογούνται στο πλαίσιο του TSNO, θα πρέπει να χρησιμοποιήσει τη διαδικασία που περιγράφεται παραπάνω και σε σχέση με τιμολόγια «ειδικού καθεστώτος» μπορεί να τα αποθηκεύσει καρφιτσωμένα σε άλλο «πρωτογενές» . Γεγονός είναι ότι η διαδικασία που καθορίζεται στους Κανόνες ισχύει μόνο για τους υπόχρεους ΦΠΑ. Εφόσον ο οργανισμός που μεταφέρεται για να πληρώσει το UTII δεν είναι υπόχρεος ΦΠΑ, επομένως, δεν χρειάζεται να ακολουθεί τους Κανόνες.

Χρειάζεται να συρράψω τιμολόγια;

Η απάντηση σε αυτό το ερώτημα πρέπει να προσεγγιστεί από πρακτική άποψη. Το κανονιστικό έγγραφο προβλέπει: τα ημερολόγια για την καταγραφή των παραληφθέντων και εκδοθέντων τιμολογίων πρέπει να είναι δεμένα και οι σελίδες τους αριθμημένες. Και είναι σωστό. Ωστόσο, η περίοδος αποθήκευσης αυτών των φορολογικών εγγράφων είναι αρκετά μεγάλη και κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου μπορεί να αλλάξουν τόσο οι λογιστές όσο και οι διευθυντές της εμπορικής επιχείρησης. Από την άλλη πλευρά, κατά τη διάρκεια της εργασίας τους, ένας λογιστής αντιμετωπίζει συχνά την ανάγκη να αντιγράψει αυτό ή εκείνο το έγγραφο (συμπεριλαμβανομένου του αιτήματος της εφορίας) και όταν είναι ραμμένα σε ένα χοντρό φάκελο, είναι άβολο για να γινει αυτο.

Επιπλέον εφιστούμε την προσοχή των αναγνωστών στα ακόλουθα. Κατά την αρχειοθέτηση εγγράφων, το άτομο που εμπλέκεται άμεσα σε αυτήν πρέπει να είναι εξαιρετικά προσεκτικό στις ενέργειές του, ώστε να μην βλάψει τις πληροφορίες που περιέχονται στο τιμολόγιο (για παράδειγμα, μην τρυπήσετε τα δεδομένα στον αριθμό και την ημερομηνία του τιμολογίου με διάτρηση) δεδομένου ότι η απουσία υποχρεωτικών στοιχείων στο τιμολόγιο μπορεί να χρησιμεύσει ως βάση για τους φορολογικούς επιθεωρητές να αρνηθούν να δεχθούν τα ποσά φόρου προς έκπτωση.

Δημιουργούμε ένα λογιστικό αρχείο καταγραφής

Τα κανονιστικά έγγραφα δεν αναφέρουν για ποια χρονική περίοδο θα πρέπει να δημιουργηθεί ένα αρχείο καταγραφής τιμολογίων. Και αν ναι, τότε, ανάλογα με τον αριθμό των εγγράφων και την επιθυμία του λογιστή, αυτό μπορεί να είναι ένα τέταρτο, ένας μήνας, μια δεκαετία ή άλλο χρονικό διάστημα (συνιστάται να το καθορίσετε με εσωτερικά έγγραφα).

Επιπλέον, το έντυπο του περιοδικού δεν εγκρίνεται επίσης σε νομοθετικό επίπεδο, επομένως ο εμπορικός οργανισμός θα πρέπει να το εγκρίνει ανεξάρτητα. Εάν η λογιστική διατηρείται χρησιμοποιώντας ένα προϊόν λογισμικού, τότε πιθανότατα το πρόγραμμα θα σας επιτρέψει να εκτυπώσετε κάποιο είδος μητρώου όλων των τιμολογίων που έχετε λάβει. Για παράδειγμα, στο πρόγραμμα 1C, κατά τη δημιουργία ενός βιβλίου αγορών, υπάρχει ένα πλαίσιο ελέγχου "Αρχείο καταγραφής ληφθέντων τιμολογίων". Όταν διαμορφωθεί, τα περιεχόμενα του βιβλίου αγορών πρακτικά διπλασιάζονται. Κατά την εκτύπωση αυτού του μητρώου, ίσως χρειαστεί να το διορθώσετε με μη αυτόματο τρόπο (για παράδειγμα, αποθηκεύοντάς το στο Excel για αυτόν τον σκοπό). Παρεμπιπτόντως, οι οργανισμοί που διατηρούν αρχεία με μη αυτόματο τρόπο, όταν αναπτύσσουν ένα ημερολόγιο για την καταγραφή των ληφθέντων τιμολογίων, μπορούν να λάβουν ως βάση του ακριβώς αυτό το μητρώο, το οποίο περιλαμβάνει τις ακόλουθες στήλες: αύξων αριθμός, ημερομηνία και αριθμός τιμολογίου, όνομα του αντισυμβαλλομένου, κόστος τιμών παραλαμβάνονται με συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.

Ξεχωριστές μονάδες

Για τις επιχειρήσεις που διαθέτουν ξεχωριστά τμήματα, η διαδικασία αποθήκευσης, καθώς και η μέθοδος μεταφοράς των τμημάτων του αρχείου καταγραφής παραληφθέντων και εκδοθέντων τιμολογίων, το βιβλίο αγορών και το καθολικό πωλήσεων δεν ορίζονται σε νομοθετικό επίπεδο. Επομένως, ας στραφούμε στους κανόνες της φορολογικής νομοθεσίας και στις εξηγήσεις ειδικών από διάφορα τμήματα.

Σύμφωνα με το άρθ. 143 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, οι οργανισμοί και οι μεμονωμένοι επιχειρηματίες αναγνωρίζονται ως υπόχρεοι ΦΠΑ. Επιπλέον, η υποχρέωση καταβολής φόρου σύμφωνα με το άρθρο 2 του άρθρου. Το άρθρο 174 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας πρέπει να εκτελεστεί από τον φορολογούμενο στον τόπο εγγραφής του στη φορολογική αρχή. Οργανισμοί που έχουν χωριστά τμήματα πληρώνουν φόρο κεντρικά χωρίς να τον διανέμουν μεταξύ αυτών των δομικών μονάδων (Επιστολή του Υπουργείου Φόρων της Ρωσίας με ημερομηνία 4 Νοεμβρίου 2002 N VG-6-03/1693@). Η αναφορά υποβάλλεται επίσης μόνο στην τοποθεσία του μητρικού οργανισμού (ρήτρα 5 του άρθρου 174 του φορολογικού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).

Μητρώα ληφθέντων και εκδοθέντων τιμολογίων, τα βιβλία αγορών και τα βιβλία πωλήσεων τηρούνται από διαρθρωτικά τμήματα με τη μορφή ενοτήτων ενιαίων λογιστικών περιοδικών, ενοποιημένα βιβλία αγορών και πωλήσεων του οργανισμού (Επιστολή του Υπουργείου Φορολογίας της Ρωσίας με ημερομηνία 21 Μαΐου 2001 N VG-6-03/404).

Κατά τη φορολογική περίοδο, χωριστά τμήματα υποβάλλουν τα καθορισμένα έγγραφα για τη σύνταξη ενιαίων αρχείων καταγραφής παραληφθέντων και εκδοθέντων τιμολογίων, βιβλίων αγορών και πωλήσεων του φορολογούμενου και για τη σύνταξη δηλώσεων ΦΠΑ.

Η διαδικασία έκδοσης τιμολογίων, βιβλίων αγορών και πωλήσεων, καθώς και η μεταφορά τους από ξεχωριστό τμήμα στον μητρικό οργανισμό πρέπει να αντικατοπτρίζονται στις λογιστικές πολιτικές του οργανισμού για φορολογικούς σκοπούς.

Βασική στιγμή. Η διαδικασία μεταφοράς τιμολογίων, βιβλίων αγορών και βιβλίων πωλήσεων από μια ξεχωριστή μονάδα στον μητρικό οργανισμό πρέπει να αντικατοπτρίζεται στις λογιστικές πολιτικές του οργανισμού για φορολογικούς σκοπούς.

μεταφέρονται τα πρωτότυπα των εκδοθέντων και παραληφθέντων τιμολογίων, η αρχική ενότητα του ενοποιημένου βιβλίου πωλήσεων και η αρχική ενότητα του ενιαίου βιβλίου αγορών. Εγκρίνεται η προθεσμία για τη διαβίβαση των εγγράφων και η θέση του υπεύθυνου για τη διαβίβαση δεδομένων.
μεταφέρονται αντίγραφα των εκδοθέντων και παραληφθέντων τιμολογίων, αντίγραφα του τμήματος του ενιαίου βιβλίου πωλήσεων και του τμήματος του ενιαίου βιβλίου αγορών (τα πρωτότυπα αποθηκεύονται σε ξεχωριστή μονάδα). Εγκρίνεται η προθεσμία για τη διαβίβαση των εγγράφων και η θέση του υπεύθυνου για τη διαβίβαση δεδομένων.
δεδομένα σχετικά με τα εκδοθέντα και ληφθέντα τιμολόγια διαβιβάζονται με οποιαδήποτε άλλη μορφή που επιτρέπει στον μητρικό οργανισμό να συντάσσει ενοποιημένα ημερολόγια εκδοθέντων και ληφθέντων τιμολογίων, ένα ενιαίο βιβλίο πωλήσεων και ένα ενιαίο βιβλίο αγορών (για παράδειγμα, μέσω ηλεκτρονικής επικοινωνίας). Εγκρίνεται η προθεσμία για τη διαβίβαση και η θέση του υπεύθυνου για τη διαβίβαση δεδομένων.

Έτσι, ο τόπος αποθήκευσης των αρχικών τιμολογίων μπορεί να καθοριστεί από την εταιρεία ανεξάρτητα, σύμφωνα με την καθιερωμένη διαδικασία στη λογιστική πολιτική.

Σημειώστε ότι, σύμφωνα με το άρθρο. 93 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ένας φορολογικός υπάλληλος που διενεργεί φορολογικό έλεγχο έχει το δικαίωμα να ζητήσει από το άτομο που ελέγχεται τα απαραίτητα για τον έλεγχο έγγραφα, παραδίδοντας σε αυτό ένα αίτημα για την παρουσίαση εγγράφων. Τα έγγραφα που ζητήθηκαν κατά τη διάρκεια φορολογικού ελέγχου προσκομίζονται εντός 10 ημερών από την ημερομηνία παράδοσης του σχετικού αιτήματος με τη μορφή αντιγράφων επικυρωμένα από τον ελεγχόμενο.

Ως εκ τούτου, ένας οργανισμός που έχει επιλέξει την επιλογή αποθήκευσης τιμολογίων στη θέση των χωριστών τμημάτων του που βρίσκονται σε άλλη περιοχή, θα πρέπει να λάβει υπόψη ότι σε αυτήν την περίπτωση μπορεί να αφιερώσει σημαντικό χρόνο εκπληρώνοντας την απαίτηση της φορολογικής αρχής να υποβάλει αυτά τα έγγραφα.

Τι γίνεται με την ευθύνη;

Μια κατάφωρη παραβίαση από έναν οργανισμό των κανόνων για τη λογιστική των εσόδων και (ή) δαπανών και (ή) φορολογητέων στοιχείων προβλέπει την επιβολή διοικητικού προστίμου στους παραβάτες σύμφωνα με το άρθρο. 120 Φορολογικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Τι εννοούν οι νομοθέτες λέγοντας κατάφωρη παραβίαση; Σύμφωνα με την παράγραφο 3 του άρθρου. 120 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, κατάφωρη παραβίαση των κανόνων για τη λογιστική των εσόδων και εξόδων και των αντικειμένων φορολογίας για τους σκοπούς αυτού του άρθρου σημαίνει απουσία πρωτογενών εγγράφων ή απουσία τιμολογίων ή λογιστική ή φορολογική λογιστική μητρώα, συστηματική (δύο ή περισσότερες φορές κατά τη διάρκεια του ημερολογιακού έτους), άκαιρη ή εσφαλμένη αναφορά στους λογιστικούς λογαριασμούς, στα φορολογικά μητρώα και στην αναφορά επιχειρηματικών συναλλαγών, μετρητών, ενσώματων περιουσιακών στοιχείων, άυλων περιουσιακών στοιχείων και οικονομικών επενδύσεων του φορολογούμενου. Οι παραβάσεις της διαδικασίας φύλαξης φορολογικών παραστατικών δεν κατονομάζονται στο κείμενο αυτού του άρθρου και ως εκ τούτου δεν ορίζεται το μέτρο ευθύνης. Επιπλέον, τέτοιες ενέργειες του φορολογούμενου δεν μπορούν να αποτελέσουν λόγο άρνησης εφαρμογής έκπτωσης φόρου για τον ΦΠΑ.

Υπάρχουν παραδείγματα δικαστικών αποφάσεων που επιβεβαιώνουν αυτό το συμπέρασμα (βλ., για παράδειγμα, Απόφαση του Ένατου Διαιτητικού Εφετείου της 24ης Σεπτεμβρίου 2008 N 09AP-11381/2008-AK<4>).

<4>Με ψήφισμα της Ομοσπονδιακής Αντιμονοπωλιακής Υπηρεσίας της Περιφέρειας της Μόσχας της 16ης Δεκεμβρίου 2008 N KA-A40/11617-08, το ψήφισμα του Διαιτητικού Δικαστηρίου της Μόσχας σε αυτή την υπόθεση έμεινε αμετάβλητο.

Στην προσφυγή, η φορολογική αρχή ανέφερε ότι, σύμφωνα με την ρήτρα 6 των Κανόνων, τα αρχεία καταγραφής των παραληφθέντων και εκδοθέντων τιμολογίων πρέπει να είναι δεμένα μεταξύ τους και οι σελίδες τους αριθμημένες. Κατά τις δραστηριότητες φορολογικού ελέγχου διαπιστώθηκε ότι τα υποβληθέντα αρχεία καταγραφής παραληφθέντων και εκδοθέντων τιμολογίων δεν ήταν δεμένα και αριθμημένα, δηλαδή συντάχθηκαν κατά παράβαση της παραγγελίας.

Το δικαστήριο σημείωσε ότι αυτό το επιχείρημα της φορολογικής αρχής δεν ανταποκρίνεται στις πραγματικές συνθήκες και επίσης δεν μπορεί να αποτελέσει βάση για την άρνηση του φορολογούμενου να εφαρμόσει έκπτωση φόρου για τον ΦΠΑ. Οι κανόνες της φορολογικής νομοθεσίας, ιδίως η παράγραφος 2 του άρθρου. Το άρθρο 93 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας προβλέπει την υποβολή εγγράφων στη φορολογική αρχή με τη μορφή επικυρωμένων αντιγράφων. Λαμβάνοντας υπόψη τα ανωτέρω, με βάση τα υποβληθέντα αντίγραφα των αρχείων καταγραφής των παραληφθέντων και εκδοθέντων τιμολογίων, η φορολογική αρχή δεν μπόρεσε να συναγάγει κανένα συμπέρασμα σχετικά με την εσφαλμένη εκτέλεση των πρωτοτύπων των κατονομαζόμενων εγγράφων, τα οποία συντάχθηκαν από τον αιτούντα σε πλήρη συμμόρφωση. με τις απαιτήσεις του νόμου. Ο οργανισμός υπέβαλε στη φορολογική αρχή ένα πλήρες πακέτο εγγράφων που πληρούν τις απαιτήσεις του άρθρου. Τέχνη. 169 και 172 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, επιβεβαιώνοντας την απόκτηση αγαθών (εργασία, υπηρεσίες), την πληρωμή τους (συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ) και την αποδοχή τους για λογιστική. Δυνάμει του Άρθ. 172 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ακόμη και αν ένας οργανισμός δεν έχει υποβάλει στη φορολογική αρχή ή δεν έχει υποβάλει με τη σωστή μορφή ημερολόγια των παραληφθέντων και εκδοθέντων τιμολογίων, δεν μπορεί να στερηθεί του δικαιώματος εφαρμογής φορολογικών εκπτώσεων.

* * *

Ας συνοψίσουμε. Όλες οι επιλογές αποθήκευσης τιμολογίων έχουν τους υποστηρικτές και τους οπαδούς τους. Όπως φαίνεται από το άρθρο, η ευθύνη για απόκλιση των φορολογουμένων από αυτούς τους κανόνες δεν προβλέπεται στη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Και αν ναι, τότε ο εμπορικός οργανισμός θα αποφασίσει για τη μέθοδο αποθήκευσης των δεδομένων φορολογικών παραστατικών ανεξάρτητα. Από την πρακτική εμπειρία, σημειώνουμε: συνήθως δεν υπάρχουν παράπονα από τις ρυθμιστικές αρχές σχετικά με την αποθήκευση των τιμολογίων. Η κύρια απαίτηση των επιθεωρητών (φοροτεχνικοί, ελεγκτές) είναι η δυνατότητα ταχείας εύρεσης ενός σωστά εκτελεσμένου φορολογικού παραστατικού. Δηλαδή, εάν ένας εμπορικός οργανισμός, για λόγους εξοικονόμησης χρόνου εργασίας, αποφάσισε να αποθηκεύσει τα τιμολόγια με διαφορετικό τρόπο από αυτόν που περιγράφεται στο πρώτο μέρος αυτού του άρθρου, δεν υπάρχει τίποτα κακό σε αυτό. Ωστόσο, συνιστούμε και μετά το ημερολογιακό έτος, τα αρχεία καταγραφής των παραληφθέντων και εκδοθέντων τιμολογίων να συμμορφώνονται με τους Κανόνες.

S.V.Manokhova

Συντάκτης περιοδικού

"Εμπορικές συναλλαγές:

Λογιστική

και φορολογία"

Στη διαδικασία της εργασίας, ένας επιχειρηματίας συγκεντρώνει πολλά διαφορετικά έγγραφα: πιστοποιητικά, πιστοποιητικά, έντυπα. Η αποθήκευση εγγράφων μεμονωμένων επιχειρηματιών είναι δύσκολη, αλλά απαραίτητη. Πώς πρέπει να τα αποθηκεύετε: ίσως σε ένα γραφείο ή πρέπει να έχετε ένα χρηματοκιβώτιο με τεχνολογία προστασίας λέιζερ; Αποδεικνύεται ότι ο νόμος προβλέπει διάφορες επιλογές. Θα σας ενημερώσουμε για τις περιόδους αποθήκευσης σημαντικών εγγράφων μεμονωμένων επιχειρηματιών.

Τι έγγραφα να κρατήσετε

Ο ομοσπονδιακός νόμος αριθ. 125-FZ «Σχετικά με την αρχειοθέτηση στη Ρωσική Ομοσπονδία» καθορίζει ποια έγγραφα πρέπει να αποθηκεύονται και για πόσα χρόνια.

Διάφορα άρθρα νόμων και κωδίκων ρυθμίζουν την περίοδο αποθήκευσης ορισμένων εγγράφων που σχετίζονται με επιχειρηματικές δραστηριότητες:

Τα λογιστικά έγγραφα, τα φορολογικά λογιστικά στοιχεία, οποιαδήποτε τεκμηρίωση σχετικά με τα εισοδήματα και τα έξοδα που απαιτούνται για τον υπολογισμό των φόρων, καθώς και έγγραφα που επιβεβαιώνουν τις πληρωμές φόρων που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί, πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον 4 χρόνια. Αυτή η υποχρέωση ορίζεται στην παράγραφο 8 του άρθρου. 23 Φορολογικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Οι λογιστικές καταστάσεις και τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα πρέπει να αποθηκεύονται για τουλάχιστον 5 χρόνια, όπως αναφέρεται στην παράγραφο 1 του άρθρου. 29 του Ομοσπονδιακού Νόμου «Σχετικά με τη Λογιστική» Αρ. 402-FZ.
Όλα τα κύρια λογιστικά έγγραφα και έγγραφα εγγραφής για μεμονωμένους επιχειρηματίες, το βιβλίο λογιστικής εσόδων και εξόδων (KUDiR), βάσει του Μέρους 12 του Διατάγματος Νο. 86 του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας, ένας μεμονωμένος επιχειρηματίας πρέπει να διατηρεί για τουλάχιστον 4 χρόνια.
Τα έγγραφα που επιβεβαιώνουν την καταβολή ασφαλιστικών εισφορών στο Ταμείο Συντάξεων (PFR), στο Ταμείο Κοινωνικών Ασφαλίσεων (FSS) και στο Ταμείο Υποχρεωτικής Ασφάλισης Υγείας (MHIF) πρέπει να φυλάσσονται για 6 χρόνια, βάσει της ρήτρας 8 του άρθρου. 28 του ομοσπονδιακού νόμου αριθ. 212-FZ.
Οι προσωπικοί φάκελοι και οι κάρτες των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων των προσωρινά προσληφθέντων, των συμβάσεων εργασίας με υπαλλήλους, των εγγράφων απόλυσης και πρόσληψης, βάσει του διατάγματος αριθ. 558 του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας, πρέπει να φυλάσσονται για 75 χρόνια. Στη λίστα που ορίζεται με αυτήν τη σειρά, μπορείτε να μάθετε την περίοδο αποθήκευσης ενός εγγράφου ανάλογα με τον τύπο του.

Προσωπικοί φάκελοι και κάρτες εργαζομένων, συμβάσεις εργασίας με υπαλλήλους, έγγραφα απόλυσης και πρόσληψης πρέπει να φυλάσσονται για 75 χρόνια.

Οι καθορισμένες περίοδοι αποθήκευσης των εγγράφων ισχύουν για όλους τους μεμονωμένους επιχειρηματίες, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που έχουν εκκαθαρίσει τις δραστηριότητές τους.

Πού να αποθηκεύσετε έγγραφα

Ο τόπος αποθήκευσης των εγγράφων καθορίζεται από τον ίδιο τον μεμονωμένο επιχειρηματία. Αυτό θα μπορούσε να είναι μέρος ενός γραφείου, ενός ξεχωριστού δωματίου (όχι υπόγειο ή σοφίτα) ή ένας οργανισμός αρχειοθέτησης τρίτου μέρους (αν υπάρχει πολλή τεκμηρίωση). Τα άρθρα 14 και 17 του ομοσπονδιακού νόμου αριθ. Πρέπει να διασφαλίσετε την ασφάλεια των ίδιων των μέσων χαρτιού και του περιεχομένου τους από εξωτερικές επιρροές.

Εάν χαθούν ή καταστραφούν έγγραφα μεμονωμένου επιχειρηματία

Η έλλειψη πρωτογενών εγγράφων, λογιστικών και φορολογικών μητρώων, τιμολογίων, καθώς και η λανθασμένη απεικόνιση στοιχείων σε χρηματοοικονομικά έγγραφα με συστηματικό τρόπο (πάνω από δύο φορές το χρόνο) αποτελεί κατάφωρη παράβαση που ρυθμίζεται από το άρθρο. 120 Φορολογικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Τα πρόστιμα σε αυτή την περίπτωση ορίζονται σε 10.000 ρούβλια.

Τα χαμένα έγγραφα μπορούν και πρέπει να ανακτηθούν. Μπορείτε να ζητήσετε ξανά συμβόλαια, πράξεις, τιμολόγια από τους αντισυμβαλλομένους σας. Σε περίπτωση απώλειας λογιστικού παραστατικού, τότε είναι απαραίτητο να διαταχθεί έρευνα, ενδεχομένως με την παροχή βεβαίωσης για την αιτία απώλειας (πλημμύρα, κλοπή, πυρκαγιά) από την αρμόδια υπηρεσία. Η έκθεση με βάση τα αποτελέσματα της έρευνας αποστέλλεται με αίτηση ελεύθερης μορφής στην εφορία (FTS) - εκεί, με τη σειρά τους, έθεσαν προθεσμίες για την αποκατάσταση των εγγράφων.

Τα έγγραφα εγγραφής μεμονωμένων επιχειρηματιών μπορούν να ζητηθούν από την εφορία μεμονωμένα υποβάλλοντας αίτηση για αντίγραφο και απόδειξη πληρωμής του κρατικού δασμού ύψους 300 ρούβλια.

Για την απουσία πρωτογενών εγγράφων και λογιστικών μητρώων, μπορείτε να λάβετε πρόστιμο 10.000 ρούβλια.

Μόλις λήξει η περίοδος αρχειοθέτησης, τα αποθηκευμένα έγγραφα μπορούν να απορριφθούν: να καούν ή να κοπούν χρησιμοποιώντας ειδικό εξοπλισμό. Ωστόσο, να είστε εξαιρετικά προσεκτικοί ώστε να μην καταστρέψετε κατά λάθος δεδομένα που είναι ακόμα ενεργά ή απαιτούν αποθήκευση.

Ο νόμος δεν περιορίζει έναν μεμονωμένο επιχειρηματία στη λίστα των εγγράφων που μπορούν να αρχειοθετηθούν. Εάν είναι ήρεμο και βολικό για εσάς να αποθηκεύετε τα πάντα, αποθηκεύστε τα, αλλά όχι όπου θέλετε, αλλά σε ειδικά μέρη που έχουν σχεδιαστεί για αυτό. Τα έγγραφα που τοποθετούνται σωστά στο αρχείο, όπως η πανοπλία, θα προστατεύουν την επιχείρησή σας σε περίπτωση διαφωνιών με την εφορία ή τους αντισυμβαλλομένους.

Περίοδος αποθήκευσης τιμολογίωνμπορεί να διαφέρει σε διαφορετικές καταστάσεις. Από τι εξαρτάται, πώς να το υπολογίσετε σωστά και τι αντιμετωπίζει η εταιρεία για την παραβίασή του, θα μάθετε από το άρθρο μας.

Εμπορική δραστηριότητα - δεν μπορείτε να κάνετε χωρίς έγγραφα

Οποιαδήποτε εμπορική δραστηριότητα δεν μπορεί να γίνει χωρίς έγγραφα. Μερικές φορές, για να τα αποθηκεύσουν, οι εταιρείες αναγκάζονται να δημιουργήσουν αρχεία και να διαθέσουν σημαντικό χώρο και πόρους εργασίας. Επιπλέον, έγγραφα όχι μόνο συνοδεύουν την εταιρεία κατά την περίοδο της δραστηριότητάς της, αλλά και αναγκάζονται να συνεχίσει την ύπαρξή της μετά το κλείσιμό της (εκκαθάριση, πτώχευση κ.λπ.).

Ακόμα κι αν ένας επιχειρηματίας έχει δουλέψει μόνο 1 μήνα, συλλέγεται ένα ολόκληρο πακέτο εγγράφων για το κλείσιμο της εταιρείας: φορολογικές δηλώσεις, έγγραφα για την πώληση αγαθών, παραλαβή αγαθών και υλικών, μισθοδοσία κ.λπ. Αυτή η λίστα μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τιμολόγια (αν ο επιχειρηματίας ήταν ΦΠΑ). Θα μιλήσουμε περαιτέρω για τα προβλήματα που προκύπτουν κατά την αποθήκευση εγγράφων αφού ένας επιχειρηματίας αποφασίσει να σταματήσει τις δραστηριότητές του.

Έκλεισε η επιχείρηση - πρέπει να διατηρεί τιμολόγια και άλλα έγγραφα

Ας δούμε ένα παράδειγμα. Ο μεμονωμένος επιχειρηματίας K.N Ryabinin αποφάσισε να σταματήσει τις εμπορικές δραστηριότητες. Δεδομένου ότι οι ιδιοκτήτες ζήτησαν επειγόντως να εκκενώσουν τον χώρο, ο επιχειρηματίας μετέφερε όλα τα έγγραφα στο σπίτι του και τα τοποθέτησε στον ελεύθερο χώρο του βοηθητικού δωματίου. Τα τιμολόγια κατέλαβαν σημαντικό όγκο, δεδομένου ότι η πώληση των αγαθών πραγματοποιούνταν σε μικρές παρτίδες σε πολλούς αντισυμβαλλομένους. Πέρασε αρκετός καιρός και τα έγγραφα που ήταν αποθηκευμένα σε ένα ακατάλληλο δωμάτιο ξεθώριασαν, έγιναν υγρά και έχασαν την αρχική τους εμφάνιση.

Ωστόσο, ο νόμος ορίζει ότι οι επιχειρηματίες υποχρεούνται να διασφαλίζουν την ασφάλεια των αρχειακών εγγράφων κατά τη διάρκεια της περιόδου αποθήκευσης (Μέρος 1 του άρθρου 17 του νόμου «Περί Αρχειακών Υποθέσεων στη Ρωσική Ομοσπονδία» της 22ας Οκτωβρίου 2004 αριθ. 125-FZ) - διαφορετικά μπορεί να τιμωρηθούν βάσει του άρθ. 13.20 ή 13.25 Κώδικας Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Δεν πρέπει επίσης να ξεχνάμε ότι οι φορολογικές αρχές έχουν το δικαίωμα να διενεργούν επιτόπιο έλεγχο για τα τελευταία 3 χρόνια της δραστηριότητας ενός μεμονωμένου επιχειρηματία, επομένως, ακόμη και μετά το κλείσιμο, ο επιχειρηματίας θα πρέπει να διατηρεί έγγραφα (συμπεριλαμβανομένων των τιμολογίων) εάν επιβεβαιώσει την υπολογισμός φόρων και πληρωμή τους (ρήτρα 48 της Διαδικασίας για τη λογιστική των εσόδων και εξόδων και των επιχειρηματικών συναλλαγών για μεμονωμένους επιχειρηματίες, εγκεκριμένη με εντολή του Υπουργείου Οικονομικών αριθ. 86n, Υπουργείο Φόρων της Ρωσίας Αρ. BG-3-04/ 430 με ημερομηνία 13/08/2002).

Πόσο καιρό πρέπει να φυλάσσονται τα έγγραφα;

Οι περίοδοι διατήρησης για διαφορετικά έγγραφα μπορεί να διαφέρουν σημαντικά. Έτσι, τα φορολογικά έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον 4 χρόνια (εδάφιο 8, παράγραφος 1, άρθρο 23, υποπαράγραφος 5, ρήτρα 3, άρθρο 24 του Κώδικα Φορολογίας). Η περίοδος αποθήκευσης των εγγράφων που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων των οργανισμών καθορίζεται επίσης από τον Κατάλογο τυποποιημένων αρχειακών εγγράφων διαχείρισης που δημιουργούνται κατά τη διαδικασία δραστηριοτήτων κρατικών φορέων, τοπικών κυβερνήσεων και οργανισμών, με ένδειξη περιόδους αποθήκευσης, εγκεκριμένη με Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 25 Αυγούστου 2010 Αρ. 558 (εφεξής ο κατάλογος Νο. 558). Έτσι, η ρήτρα 368 του καταλόγου Νο. 558 ορίζει επίσης περίοδο αποθήκευσης 4 ετών για τα τιμολόγια.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτή η περίοδος μπορεί να αυξηθεί σε 6 χρόνια. Για παράδειγμα, προβλέπεται περίοδος 6 ετών για συμμετέχοντες σε περιφερειακά επενδυτικά σχέδια (ρήτρα 3 του άρθρου 89.2 του Φορολογικού Κώδικα). Οι ετήσιες οικονομικές καταστάσεις, μαζί με τις εκθέσεις ελέγχου, αναμένουν μόνιμη αποθήκευση (Μέρος 1, άρθρο 29 του Νόμου «Περί Λογιστικής» της 6ης Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 402, παράγραφοι 351, 408 του Καταλόγου Αρ. 558).

Εάν μια εταιρεία έχει προσλάβει υπαλλήλους, συλλέγει μια αξιοπρεπή ποσότητα εγγράφων που πρέπει να διατηρηθούν για πολύ περισσότερο από τις καθορισμένες προθεσμίες. Για παράδειγμα, μια πράξη για τη διερεύνηση ενός βιομηχανικού ατυχήματος με υλικά έρευνας πρέπει να αποθηκεύεται για τουλάχιστον 45 χρόνια (μέρος 6 του άρθρου 230 του Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας) και μια πράξη για την περίπτωση επαγγελματικής ασθένειας - για 75 χρόνια (ρήτρα 33 του κανονισμού «Σχετικά με τη διερεύνηση και την καταγραφή επαγγελματικών ασθενειών», που εγκρίθηκε με διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 15ης Δεκεμβρίου 2000 αριθ. 967).

Οι νομικά καθορισμένες περίοδοι αποθήκευσης εγγράφων δεν μπορούν να μειωθούν. Για παραβίαση των όρων αποθήκευσης λογιστικών εγγράφων, προβλέπεται πρόστιμο στο άρθ. 15.11 Κώδικας Διοικητικών Παραβάσεων.

Για πληροφορίες σχετικά με το τι ευθύνη προβλέπεται για έναν επιχειρηματία για φορολογικές παραβάσεις, δείτε το υλικό .

Οργανώνουμε τη σωστή αποθήκευση των τιμολογίων

Ας συνεχίσουμε με το παράδειγμα. Ο Stepanova P.A., ο οποίος εργάστηκε στο παρελθόν ως επικεφαλής λογιστής για τον μεμονωμένο επιχειρηματία K.N Ryabinin, βρήκε μια παρόμοια δουλειά στη νέα εταιρεία Vozrozhdenie LLC. Θυμόμενη τις παραλείψεις του προηγούμενου εργοδότη για τη διασφάλιση της ασφάλειας των τιμολογίων και άλλων εγγράφων, αποφάσισε να αναλάβει τον έλεγχο αυτού του ζητήματος στη νέα εταιρεία.

Δεδομένου ότι η εταιρεία είχε μόλις ξεκινήσει τη λειτουργία της, ήταν απαραίτητο πρώτα από όλα να οργανωθεί η αποθήκευση των εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των τιμολογίων. Δεν βρήκε ειδικές απαιτήσεις για την αποθήκευση τιμολογίων στη νομοθεσία, γι 'αυτό αποφάσισε να ακολουθήσει τη διαδικασία αποθήκευσης που καθορίστηκε για τα λογιστικά έγγραφα, σύμφωνα με την οποία τα λογιστικά έγγραφα πρέπει να αποθηκεύονται σε ειδικούς χώρους, χρηματοκιβώτια ή ντουλάπια (άρθρο 6.2 του κανονισμού, εγκεκριμένο με επιστολή του Υπουργείου Οικονομικών με ημερομηνία 29 Ιουλίου. 1983 Αρ. 105).

Εν τω μεταξύ, τα τιμολόγια δεν ανήκουν σε αυστηρά έντυπα αναφοράς και δεν αποτελούν έγγραφα που περιέχουν εμπορικά μυστικά, επομένως μπορούν να αποθηκευτούν χωρίς χρηματοκιβώτια και μεταλλικά ντουλάπια. Η διοίκηση της Vozrozhdenie LLC διέθεσε ένα ξεχωριστό απομονωμένο δωμάτιο στο γραφείο της εταιρείας για το σκοπό αυτό. Ο Προϊστάμενος Λογιστής προσδιόρισε τους υπεύθυνους για την ασφάλεια των εγγράφων (άρθρα 6.2–6.4 των κανονισμών, που εγκρίθηκαν με την επιστολή του Υπουργείου Οικονομικών υπ' αρ. 105).

Η Vozrozhdenie LLC δεν κατέθεσε τιμολόγια στο ημερολόγιο ληφθέντων και εκδοθέντων τιμολογίων, καθώς από την 01/01/2015 οι εταιρείες δεν τηρούν αυτό το ημερολόγιο εκτός εάν είναι προγραμματιστές ή διαμεταφορείς και δεν πραγματοποιούν ενδιάμεσες πράξεις.

Αποφάσισαν επίσης να μην κάνουν χωριστούς φακέλους τιμολογίων - απλώς κατέθεσαν τιμολόγια μαζί με τιμολόγια.

Μάθετε πώς να υπολογίζετε σωστά τη διάρκεια ζωής ενός τιμολογίου

Τώρα ήρθε η ώρα να μάθετε πώς να προσδιορίσετε την ημερομηνία έναρξης της περιόδου διατήρησης τιμολογίου.

Η διαδικασία αποθήκευσης τιμολογίων περιγράφεται στην ρήτρα 10 των Κανόνων για τη διατήρηση τιμολογίων (μέχρι την 1η Οκτωβρίου 2017 - ρήτρα 14 των Κανόνων για τη διατήρηση αρχείου καταγραφής παραληφθέντων και εκδοθέντων τιμολογίων), που εγκρίθηκε με το κυβερνητικό διάταγμα αριθ. 1137 της 26ης Δεκεμβρίου, 2011. Σύμφωνα με το παρόν κανονιστικό έγγραφο τα τιμολόγια πρέπει να αποθηκεύονται με χρονολογική σειρά σύμφωνα με την ημερομηνία έκδοσής τους ή παραλαβής τους για τη σχετική φορολογική περίοδο.

Το Υπουργείο Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας με τις επιστολές της 19ης Ιουλίου 2017 αριθ. της περιόδου που χρησιμοποιήθηκε τελευταία φορά το τιμολόγιο για σύνταξη φορολογικής δήλωσης, υπολογισμό και πληρωμή φόρου, βεβαίωση εσόδων και εξόδων. Εφόσον δηλαδή η εταιρεία αντικατοπτρίζει τον ΦΠΑ από το καθορισμένο τιμολόγιο στη δήλωση 3ου τριμήνου 2017, η περίοδος αποθήκευσης θα ξεκινήσει από 01/10/2017.

Για πληροφορίες σχετικά με το πώς να συμπληρώσετε σωστά μια δήλωση ΦΠΑ, διαβάστε το υλικό .

Στην πράξη, συμβαίνει συχνά κατά την κατάθεση εγγράφων να μην διαχωρίζονται τα τιμολόγια από τα δελτία αποστολής και να καθορίζονται οι ίδιες προθεσμίες για την αποθήκευσή τους. Αυτή η προσέγγιση εξηγείται από το γεγονός ότι η εθελοντική αύξηση της περιόδου αποθήκευσης (σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου 29 του νόμου αριθ. 402-FZ, η περίοδος αποθήκευσης των τιμολογίων είναι 5 έτη και υπερβαίνει την περίοδο αποθήκευσης των τιμολογίων) δεν έρχεται σε αντίθεση ο νόμος. Ωστόσο, με αυτήν τη μέθοδο, η καθορισμένη περίοδος αποθήκευσης για τα τιμολόγια θα παραβιάζεται σε περίπτωση:

τις αποδείξεις τους μετά το τέλος της φορολογικής περιόδου·
υπάρχουν λάθη που απαιτούν διόρθωση.
μη έγκαιρη υποβολή για οποιοδήποτε λόγο.

Πότε πρέπει να παραταθεί η διάρκεια ζωής ενός τιμολογίου;

Η προηγουμένως συμφωνημένη υποχρεωτική περίοδος αποθήκευσης 4 ετών για τα τιμολόγια μπορεί να παραταθεί. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι από 01/01/2015 οι εταιρείες μπορούν να μεταφέρουν εκπτώσεις φόρου. Το δικαίωμα μεταφοράς εκπτώσεων ΦΠΑ εντός τριετίας από την ημερομηνία εγγραφής αγαθών (έργων, υπηρεσιών) κατοχυρώνεται στην ρήτρα 2 του άρθρου. 171 Φορολογικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο καθορισμού της προθεσμίας για την υποβολή εκπτώσεων στη φορολογική σας δήλωση, διαβάστε το υλικό .

Λαμβάνοντας υπόψη την ημερομηνία παραλαβής των εμπορευμάτων από το υπό εξέταση παράδειγμα (08/11/2017), θα πρέπει να δηλωθεί στη δήλωση για το 3ο τρίμηνο του 2020 εάν η εταιρεία αναβάλει την έκπτωση για 3 ακριβώς χρόνια. Η διάρκεια ζωής των 4 ετών θα πρέπει να υπολογίζεται από 10/01/2020, δηλ. σε αυτή την περίπτωση θα είναι στην πραγματικότητα 7 χρόνια.

Όταν εξετάζετε την παρατεταμένη διάρκεια ζωής των τιμολογίων κατά τη μεταφορά των εκπτώσεων, είναι απαραίτητο να θυμάστε ότι δεν μπορεί να μεταφερθεί σε έκπτωση κατά την επιστροφή της προκαταβολής στον αγοραστή για 3 χρόνια. Η έκπτωση μπορεί να γίνει μόνο στη φορολογική περίοδο κατά την οποία οι προϋποθέσεις που προβλέπονται στα άρθρα του άρθ. 171, 172 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας (επιστολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 21 Ιουλίου 2015 Αρ. 03-07-11/41908).

Περίοδος αποθήκευσης ηλεκτρονικών τιμολογίων

Τώρα όλο και περισσότεροι επιχειρηματίες στρέφονται στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης ηλεκτρονικών τιμολογίων. Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι ισοδύναμο με ένα έντυπο (ρήτρα 1 του άρθρου 169 του φορολογικού κώδικα), η διαδικασία εκτέλεσής του ρυθμίζεται από την εντολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας «Σχετικά με την έγκριση της διαδικασίας έκδοσης και λήψης τιμολογίων σε ηλεκτρονική μορφή μέσω τηλεπικοινωνιακών καναλιών με χρήση ενισχυμένης ειδικής ηλεκτρονικής υπογραφής» με ημερομηνία 10 Νοεμβρίου 2015 Αρ. 174ν.

Ακόμη και πριν οργανωθεί η αποθήκευση ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου, δηλαδή ήδη κατά την εκτέλεσή του, είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη ότι πρέπει να υπογραφεί με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή (άρθρο 6 του άρθρου 169 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, επιστολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 05/05/2015 Αρ. 07-01-06/25701).

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το ποια ηλεκτρονική υπογραφή είναι ασφαλέστερη για χρήση σε έγγραφα, διαβάστε το υλικό .

Οι περίοδοι αποθήκευσης για τα ηλεκτρονικά τιμολόγια είναι ίδιες όπως και για τα έντυπα - 4 χρόνια (ρήτρα 1.13 της Διαδικασίας, που εγκρίθηκε με εντολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 10ης Νοεμβρίου 2015 αριθ. 174n, υποπαράγραφος 8 της ρήτρας 1 του άρθρο 23 του Κώδικα Φορολογίας). Οι εταιρείες δεν υποχρεούνται να αποθηκεύουν έντυπα έντυπα αντίγραφα ηλεκτρονικών τιμολογίων (επιστολή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας με ημερομηνία 02/06/2014 Αρ. GD-4-3/1984).

Αποτελέσματα

Η συνήθης περίοδος αποθήκευσης των τιμολογίων είναι 4 χρόνια, ανεξάρτητα από τη μορφή τους (ηλεκτρονική ή έντυπη). Ωστόσο, η περίοδος μπορεί να αυξηθεί εάν ζητηθούν εκπτώσεις σε μεταγενέστερες περιόδους.