Popunjavamo prethodni izvještaj. Kako pravilno pripremiti prethodni izvještaj? Uzorak i pravila Kako napraviti prethodni izvještaj

Naučimo sastavljati izvještaje o troškovima koristeći primjere (1C: Računovodstvo 8.3, izdanje 3.0)

Po mom zapažanju, za računovođe početnike, priprema izvještaja o troškovima u početku predstavlja značajan izazov.

Danas ćemo pogledati osnove ove materije, kao i najpopularnije slučajeve iz života. Sve eksperimente ćemo izvoditi u 1C: Računovodstvu 8.3 (izdanje 3.0).

Dakle, počnimo

Nije na meni da vam kažem da je 71 račun odgovoran za obračune sa odgovornim licima u računovodstvu:

Problem imovine se zaposleniku odražava na zaduženje ovog računa, a otpis - na kredit.

Pa, na primjer, dali su 5000 na račun iz kase:

Zašto sam rekao imovine? To je zato što zaposlenima možemo dati:

• Gotovina (od kase preko kase)
• Bezgotovinska sredstva (prenos sa tekućeg računa organizacije na kartični račun zaposlenog)
• Finansijski dokumenti (na primjer, avionske karte za poslovno putovanje)

Pogledajmo svaki od gore navedenih primjera.

Podizanje gotovine iz kase

Za izdavanje avansa iz blagajne izdajemo nalog za prijem gotovine (u prva tri, ovo je dokument „Podizanje gotovine“):

U vrsti operacije označavamo „Izdavanje odgovornom licu“:

Ožičenje je ispalo ovako:

Izdavanje bezgotovinskih sredstava

U tom slučaju sredstva se prenose na kartični račun zaposlenog (račun na koji je vezana bankarska kartica, sa kojeg zaposleni može podići ovaj novac).

U trojci je ova operacija formalizirana uobičajenim dokumentom "Otpis s tekućeg računa":

Također, ne zaboravite navesti u obliku operacije „Prenos odgovornoj osobi”:

Ožičenje je ispalo ovako:

Izdavanje novčanih dokumenata

Novčani dokument može biti, na primjer, avionska karta koju je organizacija kupila za zaposlenog koji ide na službeno putovanje.

Nakon kupovine ova karta se obračunava kao zaduženje računa 50.03:

Prilikom izdavanja ove karte zaposleniku za prijavu (prije službenog puta), računovodstvo sastavlja dokument „Izdavanje novčanih dokumenata“:

A na kartici "Gotovinski dokumenti" navedena je upravo ova karta:

Objava je ispala ovako (tiket je otpisan sa računa 50.03):

Posebno ću napomenuti:

• Imamo pravo da izdajemo izvještaje samo zaposlenima u organizaciji - licima sa kojima smo zaključili radni ili građanski ugovor.
• Spisak takvih lica odobrava se posebnom naredbom rukovodioca.
• Istim naredbom je propisan i maksimalni rok u kojem se zaposlenik mora prijaviti računovodstvu; ako zaposleni odlazi na službeni put, ovaj period se automatski produžava do njegovog povratka.

Izvještaji zaposlenih

Ali imovina se daje zaposlenom s razlogom, ali da ispuni određeni službeni zadatak. Dakle, dolazi trenutak kada se zaposlenik mora prijaviti računovodstvu na obrascu AO-1.

Ovo je štampani obrazac koji označava:

• sve što smo dali zaposleniku na prijavu
• sve na šta je potrošio ovaj novac (ili ga nije potrošio, ili je možda došlo do preterivanja)
• Prateća dokumenta (čekovi, fakture, akti, karte...) su priloženi ovom obrascu.

Evo primjera obrasca AO-1:

Ovaj izvještaj (AO-1) sastavlja zaposlenik zajedno sa računovodstvenom službom i odobrava ga menadžer. Na samom dnu je naznačen broj dokumenata i listova na kojima su priloženi izvještaju (čekovi se obično lijepe u cijelim paketima na A4 listove).

Dakle, da biste odštampali takav izvještaj (AO-1), otpisali dug na 71 račun od zaposlenog, a također prihvatili troškove u prva tri, postoji dokument „Unapredni izvještaj“:

Prođimo ukratko kroz njegove oznake:

Primjeri prethodnih izvještaja iz života

Popunite karticu "Napredak":

Mora se reći da se ova kartica ni na koji način ne prikazuje u knjiženju dokumenata, već je dostupna samo za štampani obrazac AO-1.

Popunite karticu "Proizvodi" (kupili smo gomilu svega i stavili na deset):

Evo objava za ovu oznaku:

Popunjavamo karticu "Plaćanje" (isplaćujemo dug prema dobavljačima, ili plaćamo avans):

Evo ožičenja:

Primjeri popunjavanja kartice "Ostalo".

Plaćanje komunikacionih usluga:

Plaćanje za novinske reklame:

Otpis dnevnica i duga za putne karte:

Plaćanje nekih usluga (odmah se naplaćuje do 26):

Inače, na karticama "Proizvodi" i "Ostalo" postoji potvrdni okvir "SF", ako ga označite, primljena faktura će biti upisana u ovaj red.

U slučajevima kada su sredstva po izveštaju izdata za polaganje u kasu isporučioca dobara (radova, usluga) za otplatu obaveza, u avansnom izveštaju se popunjava kartica Plaćanje.
Pogledajmo popunjavanje dokumenta prilikom sastavljanja izvještaja o plaćanju dobavljaču koristeći sljedeći primjer.
Primjer 3-4
Zaposlenik organizacije Romanova S.S. Dana 19. maja 2008. godine iz kase su izdata sredstva u iznosu od 2.360 rubalja. po izveštaju za polaganje u blagajnu Veresk doo kao uplata za akt br.1.
Sutradan je računovodstvu dostavljen avansni izvještaj uz koji je priložena potvrda za PKO broj 56 od 19.05.2008.godine o prijemu sredstava na blagajni organizacije Veresk doo.
U listi avansnih izvještaja (meni Blagajnik -> Izvještaj avansa)
otvorite obrazac za novi dokument, popunite “header”, “footer” i karticu Advances (Sl. 3-20).


Idite na karticu Plaćanje, dodajte novi red u sekciju tabele, u kojoj označavamo (Sl. 3-21):
u koloni Counterparty - Veresk LLC (odabrano iz imenika Counterparties);
u koloni Ugovor sa drugom stranom - akt broj 1 od 16.05.2008. (po izboru iz imenika Ugovori sa drugom stranom);
u koloni Iznos - 2360 rubalja. (iznos sredstava položenih na blagajni dobavljača);
u kolonama Vrsta unosa, dokument, Datum unosa, dokument i Broj dokumenta treće strane – odnosno, potvrda KPKO, 19.05.2008., 56.
u koloni Sadržaj - uplata za akt broj 1 od 16.05.2008.
u koloni Račun obračuna - obračunski račun na kojem je evidentiran otplaćeni dug (standardno se upisuje račun 60.01 „Računi sa dobavljačima i izvođačima“);
u koloni Račun avansa - obračunski račun u koji treba uzeti u obzir iznos plaćen dobavljaču ako se radi o avansu (standardno se upisuje račun 60.02 “Ispostavljeni avansi”).

Ako je službeno putovanje planirano unaprijed i dio je plana putovanja, zaposlenik može napisati zahtjev za akontaciju troškova poslovanja. To uključuje smještaj, putovanje do i sa poslovnog putovanja, te obroke. Upravo te troškove mora prijaviti po dolasku nazad na svoje radno mjesto.

Dragi čitaoci! Članak govori o tipičnim načinima rješavanja pravnih pitanja, ali svaki slučaj je individualan. Ako želiš znati kako rešite tačno svoj problem- kontaktirajte konsultanta:

PRIJAVE I POZIVI SE PRIMAJU 24/7 i 7 dana u nedelji.

Brzo je i BESPLATNO!

Nakon sastavljanja izvještaja o službenom putovanju, naznačuje se konačan iznos utrošenih sredstava. Ako je iznos veći od akontacije, računovodstvo mora prenijeti razliku. Za manje troškove radnik mora uplatiti sredstva u kasu.

Predračun je jedan od dokumenata čija je izrada jasno regulisana zakonom. Sastavlja ga upućeni radnik kao potvrdu svih troškova nastalih tokom službenog puta.

Uz to, računovodstvu se moraju dostaviti originalni dokumenti za troškove. Uopšteno govoreći, izvještaj o troškovima je dokument koji navodi putne troškove.

Da li je potrebno?

Svrha avansne isprave je potvrda utroška avansa izdatog prije putovanja ili primanje utrošenih sredstava nakon putovanja. Iz ovoga proizilazi da je sastavljanje izvještaja obavezno.

Pravni akti:

• Član 252, stav 1 člana 264 Poreskog zakona Ruske Federacije: putni troškovi su troškovi proizvodnje i prodaje koji se odnose na druge troškove.
• Član 313, član 314 Poreskog zakona Ruske Federacije: informacije moraju biti potvrđene primarnom dokumentacijom. Ovo također uključuje izvještaj o službenom putovanju. Bez toga je nemoguće potvrditi nastale troškove, uključujući avanse izdate zaposlenom. Troškovi se uzimaju u obzir prema datumu izdavanja izvještaja.

Avansni izvještaj je osnova za računovodstvo:

• transfer sredstava za pokrivanje poslovnih troškova;
• potvrda o finansijskim troškovima prilikom izdavanja sredstava unaprijed prije službenog puta.

Kako popuniti avans za službeno putovanje 2019?

Izvještaj o službenom putu je završna faza cjelokupnog postupka: od pripreme do povratka uposlenika.

Pravilno sastavljen izvještaj treba da potvrdi finansijske troškove, koji zauzvrat utiču na poreze.

Prethodni izvještaj mora sačiniti zaposlenik upućen na službeni put. Kada se završi, šalje se računovodstvu na provjeru.

U završnoj fazi, dokument potpisuje menadžer. Navedena su utrošena sredstva (u nedostatku avansa) ili razlika ako je trošak veći od akontacije.

Zahtjevi za dokumente

Kako pravilno pripremiti avans da bude prihvaćen tokom poreske kontrole?

Izvještaj je strogo izvještajni dokument. Popunjava se prema obrascu br. AO-1 i služi za obračun sredstava koja su izdata putniku.

Dokument se sastavlja u jednom primjerku na papiru ili se popunjava elektronski.

Imajte na umu da su se u novom obliku obrasca pojavile samo linije: potvrda računovođe da je primio izvještaj od zaposlenika. Ostatak dokumenta nije pretrpio nikakve izmjene.

Forma i sekcije

Kako ga pravilno popuniti:

• Prednja strana: Popunjuju se lični podaci zaposlenog, dokument kojim se potvrđuje izdavanje novca i podaci o prethodnom avansu.
• Povratak: naznačeni su datumi troškova, broj dokumenta, naziv, iznosi, dokumenti koji potvrđuju transakcije (kolone 1-6).

Svi troškovi moraju biti dokumentovani. Spisak dokumenata je dat u nastavku. Moraju se po dolasku pohraniti i zalijepiti na poseban A4 papir.

Iznos koji se plaća će direktno zavisiti od dostavljenih potvrda i potvrda.

Uzorak punjenja (primjer)

Primjer pripreme unaprijed izvještaja za službeni put 2019:

Ko potpisuje i pristaje?

Svaki dokument mora biti potpisan od strane osobe koja ga popunjava. Tek nakon toga moguće je prenijeti izvještaj u računovodstvo. Ona provjerava da li je ispravno popunjen.

Rukovodilac preduzeća i glavni računovođa moraju staviti svoj potpis na dokument. Tek nakon toga mogu se prenijeti sredstva koja je zaposlenik platio samostalno.

Rokovi

Po dolasku sa službenog puta, zaposleni je dužan sastaviti i predati unaprijed izvještaj u roku od 3 dana.

Prateća dokumenta

Odlukom br. 749 od 13. oktobra 2008. ustanovljen je određeni paket putnih isprava:

• Putni list utvrđenog obrasca. Izdaje se za svako poslovno putovanje u Ruskoj Federaciji. Obrazac ima datum, pečat i potpis pri odlasku iz organizacije. Strana koja prima pečat stavlja pečat, potpis i datum ulaska, slično za odlazak. Kada se zaposlenik vrati, računovodstvo upisuje datum dolaska.
• Čekovi, računi, potvrde.
• Računi, karte – svi troškovi vezani za putovanje do i od lokacije poslovnog putovanja (karte za vlak, putno životno osiguranje, računi za naplatu cestarine, itd.)
• , odobren od strane menadžera.
• Ostali troškovi vezani za službena putovanja.

Svi dokumenti moraju biti popunjeni u skladu s tim. Prilikom prilaganja troškovniku svaki dokument se lijepi ljepilom na A4 list.

Ako su zahtjevi prekršeni ili nedostaju originalni dokumenti navedeni u izvještaju, računovodstvo ima pravo da ne plati troškove koje ima zaposlenik. U slučajevima ulaska, poreska revizija će otkriti prekršaj i izreći novčanu kaznu.

Računovodstveno odjeljenje treba pažljivo pregledati dokumente koje zaposlenik dostavlja kako bi potvrdio svoje troškove.

Najčešći je novčani račun.

Ako nije navedeno koji je proizvod kupljen, mora mu se dostaviti račun ili račun.

Vrste dokumenata koji potvrđuju nastale troškove:

• Potvrda o gotovini— potrebno tokom poreske revizije, potvrđuje činjenicu plaćanja. Prilikom pohranjivanja čeka morate se pridržavati određenih pravila. Ako se pokisnete ili ostanete na suncu duže vrijeme, informacija može nestati. Takav ček se ne može priložiti uz nadoknadu troškova. Neke organizacije rade bez kase ili samo ispisuju ukupan iznos na računu. U tim slučajevima morate zatražiti račun o prodaji.
• Račun za prodaju– navodi detaljan opis poslovne transakcije, količinu, cijenu, ukupan iznos, naziv organizacije, datum, potpis i poziciju lica koja ga popunjava. Avansni izvještaj se prilaže uz račun. U nedostatku potonjeg, PM mora nositi pečat prodajne organizacije. Imajte na umu da iznos i datum na računu moraju odgovarati gotovinskom računu.
• Strogi obrasci za izvještavanje. Dokument mora da sadrži naziv, podatke o pravnom licu, poslovnu transakciju, cenu, iznos, datum, poziciju i potpis lica koja ga sastavlja.

Objave

• 71 – „poravnanja sa odgovornim licima“ (odnosi se na aktivno-pasivne račune);
• 70 – „poravnanja sa kadrovima za plate“;
• 51 – „tekući račun”;
• 50 – “kaza”;
• 94 – „nedostaci i gubici preduzeća“.

Kada je izvještaj odobren, transakcije izgledaju ovako:

• Prilikom izdavanja avansa: Računovođa priprema kasu i izdaje sredstva. Po prijemu, zaposleni potpisuje potrošni materijal. Dt71-Kt50
• Prilikom prenosa sredstava sa tekućeg računa na tekući račun zaposlenog: ožičenje Dt71-Kt51 se sastavlja. U tom slučaju banci se izdaje nalog za plaćanje. Potvrda o prijemu sredstava je izvod iz banke.
• Sredstva su izdata i iznos treba zatvoriti. To je moguće nakon što zaposleni dođe sa službenog puta i troškovi budu potvrđeni relevantnom dokumentacijom. Objave: Dt10-Kt71 – nabavka materijala, Dt41-Kt71 – nabavka robe, Dt20-Kt71, Dt26-Kt71, Dt44-Kt71 – trgovinske ili proizvodne aktivnosti preduzeća.
• Kada je iznos utrošenih sredstava veći od izdatog iznosa, vrši se obrnuta transakcija i novac se vraća u blagajnu. PKO se izdaje: Dt50-Kt71 ili Dt51-Kt71 (na tekući račun).
• Ako akontacija za službeni put nije dovoljna, novac se radniku prenosi iz kase. RKO se izdaje: Dt71-Kt50 ili Dt71-Kt51 (sa tekućeg računa).
• U slučaju da je zaposlenik izgubio čekove ili potrošio novac u lične svrhe koje nisu vezane za službeno putovanje, sastavlja se upis: Dt94-Kt71 - sredstva od osobe koja podnosi prijavu se otpisuju kao manjak preduzeća. Dt70-Kt94 - iznos manjka mora se odbiti od plate radnika koji nije mogao da prijavi akontaciju.

Nijanse izrade prilikom putovanja u inostranstvo

Registracija zaposlenika u proceduri je nešto složenija nego u Rusiji.

Osnovni troškovi prilikom putovanja u inostranstvo:

• . Veličinu određuje organizacija samostalno i utvrđuje u lokalnim aktima. Iznos do 2500 rubalja dnevno ne podliježe porezu na dohodak. stoga se organizacije obično zaustavljaju na ovom iznosu. Prije prelaska granice sa stranom državom i po povratku, njihova veličina je jednaka maksimalnoj mogućoj na teritoriji Ruske Federacije. Preporuke: pri određivanju troškova fokusirajte se na troškove života zemlje domaćina.
• Putne troškove– plaćanje do odredišta se posebno plaća. Putovanje po gradu taksijem ili autobusom ponekad je uključeno u putne troškove.
• Troškovi života- hotel, hotel. Svi troškovi moraju biti potkrijepljeni priznanicama, fakturama, čekovima.
• Registracija pasoša i vize— troškovi državne dažbine, konsultacije sa specijalistima mogu se otpisati kao putni troškovi.
• Ostali troškovi: takse i carine, tranzit vozila.

Službeno putovanje u inostranstvo obrađuje se slično kao i službeno putovanje u Rusiju. Izdaje se nalog za upućivanje radnika na službeni put. Označava broj i datum narudžbe, prezime, ime, patronimiju zaposlenog, poziciju, odredište (sa državom), svrhu putovanja.

Putni list se ne izdaje. Datum odlaska i dolaska upisuje se u pasoš. Po dolasku, zaposlenik priprema unaprijed izvještaj i prilaže dokumente koji potvrđuju troškove. Višak sredstava se vraća na tekući račun organizacije. U slučaju prekoračenja, računovodstvo ih izdaje zaposleniku.

Stoga smo pogledali kako pripremiti izvještaj o troškovima. Izdaje se nakon svakog službenog putovanja uz troškove.

Zaposleni ga mora završiti u roku od 3 dana od povratka. Računovodstvo provjerava ispravnost registracije i dostavlja je upravniku na odobrenje. Nakon potpisa direktora, novčana sredstva se prenose na zaposlenog ako trošak prelazi iznos akontacije.

Ako je predujam veći od troška, ​​zaposleni ga mora vratiti na blagajnu preduzeća. Ako ne želi, računovodstvo ga nasilno otpisuje iz plate.

U poslovnim aktivnostima organizacije, izrada izvještaja o troškovima jedna je od najčešćih radnji računovođe. Većina plaćanja u gotovini se obrađuju unapred izveštaji: ovo i putne troškove i razne poslovne kupovine.

Po prijavi, zaposleniku organizacije se daje gotovina iz kase (ili novčani dokumenti, na primjer, avio karte). To se formalizira troškovno gotovinskim nalogom ili dokumentom „Izdavanje gotovinskih dokumenata“.

Nakon izvršenih troškova, zaposleni se izvještava, dostavljajući računovodstvu dokumente koji potvrđuju nastale troškove i popunjava avansni izvještaj za konačnu isplatu.

Pogledajmo proceduru za unos dokumenta " Izvještaj unaprijed" Na primjer 1C Računovodstvo 8.2 izdanje 3.0.

Ako radite u programu 1C Accounting Enterprise izdanje 2.0, onda je u redu - dokument "Napredni izvještaj" u ovim izdanjima je gotovo identičan. Postoji određena razlika u , ali dokument možete pronaći u meniju programa.

Listu dokumenata „Unapredni izvještaji“ možete otvoriti u računovodstvenom dijelu „Banka i blagajna“, pododjeljku „Blagajna“ u navigacijskoj ploči, stavci „Unapredni izvještaji“.

Pomoću dugmeta „Kreiraj“ unesite novi dokument.
U zaglavlju (vrhu) dokumenta morate navesti glavne detalje:

• organizacija (ako je zadana organizacija navedena u ličnim postavkama korisnika, ona se bira automatski prilikom unosa novih dokumenata);
• skladište u koje se prima kupljena roba odgovorno lice materijalne vrijednosti;
• pojedinac je zaposlenik organizacije koji prijavljuje sredstva koja su mu izdata na računu (ovaj podatak je potrebno popuniti).

Obrazac dokumenta “Unapredni izvještaj” ima pet kartica.

Na kartici „Avansi“ izaberite dokument kojim su izdata obračunska sredstva. Postoje tri vrste dokumenata koje možete izabrati:

• izdavanje novčanih dokumenata;
• račun za gotovinski nalog;
• zaduženje sa tekućeg računa.

Ako su sredstva izdata odgovornoj osobi, tada morate odabrati dokument koji odražava problem.

Na listi dokumenata koja se otvori odaberite već kreirani ili kreirajte novi dokument.

Prilikom unosa troškovnog naloga za gotovinu iz dokumenta „Avans izvještaj“, tip transakcije „Izdavanje odgovornom licu“ se automatski unosi u kasu, primalac je odgovorno lice odabrano u avansnom izvještaju i obračunski račun. Sve što treba da uradimo je da odaberemo stavku toka novca i navedemo iznos avansa.

Nakon knjiženja dokumenta, izaberite ga, a iznos i valuta izdatog avansa će se automatski uneti u tabelarni deo „Avansi” dokumenta „Avans”.

Kancelarijski materijal je kupljen uz avans. Njihova kupovina mora se odraziti na kartici „Proizvodi“. Na ovoj kartici se unose podaci o kupljenim artiklima zaliha.

Na kartici „Kontejneri“ popunjavaju se podaci o povratnim posudama koje je odgovorno lice primilo od dobavljača (na primjer, boce za vodu za piće).

Kartica „Plaćanje“ sadrži informacije o novčanim iznosima plaćenim dobavljačima za kupljenu imovinu ili izdatim unaprijed za buduće isporuke.

Kartica “Ostalo” namijenjena je za prikaz informacija o putnim troškovima. Ovo može uključivati ​​dnevnice, karte i troškove benzina. Na njemu upisujete naziv, broj, datum dokumenta (ili troška) i iznos troška.

Robe, usluge i drugi troškovi se biraju iz imenika „“. U odgovarajućim tabelarnim dijelovima dokumenta daju se detalji „Knjigovodstveni račun“ i „Knjigovodstveni račun PDV-a“, koji se automatski popunjavaju ako su u sistemu konfigurisani računi obračuna stavki (članak o tome kako ih postaviti -).

Ako je uz izveštaj o troškovima priložena faktura, potrebno je da potvrdite izbor u polju za potvrdu „Predstavljeni račun“, naznačite datum i broj fakture u detaljima odgovarajućeg reda, a prilikom vođenja avansnog izveštaja, sistem će automatski generisati „Račun primljen” dokument. Isti mehanizam za generisanje primljene fakture je obezbeđen na kartici „Proizvodi“.

Nakon knjiženja, dokument će generirati transakcije:

Iz dokumenta možete generisati i odštampati obrazac AO-1 “Unapredni izvještaj”:

Tako u programu 1C računovodstvo 8.2 su uvedeni izvještaji o troškovima.

Video tutorial:

U procesu poslovanja svako preduzeće ima pravo da svojim zaposlenima izda sredstva na račun. Zaposleni, koji se u ovom slučaju zove odgovorno lice, dužan je da dostavi izvještaj o utrošku izdatih sredstava i da uz njega priloži dokumente koji potvrđuju troškove. U ovom članku ćemo vas upoznati sa karakteristikama obračuna sa odgovornim licima, kao i sa postupkom prikazivanja avansnih izvještaja u transakcijama.

Prema Poreskom zakoniku, sredstva po prijavi mogu se izdati zaposlenom isključivo u svrhu obavljanja proizvodnih aktivnosti organizacije. Odgovorno lice može novac primljen na službenom putu ili direktno koristiti za poslovne potrebe. Po nastanku troškova, zaposleni daje predujam na obrascu AO-1. Uz njega moraju biti priloženi računi, priznanice i drugi dokumenti koji potvrđuju da je zaposlenik napravio troškove u vezi sa proizvodnim potrebama.

Poravnanja sa odgovornim licima su prilično česte transakcije. Teško je pronaći računovođu koji se barem jednom nije susreo sa izdavanjem sredstava zaposleniku ili avansnim izvještajem. Glavna stvar koju treba zapamtiti u ovom slučaju je pažnja i skrupuloznost prilikom provjere dokumenata koji potvrđuju činjenicu i iznos troškova koje je zaposlenik napravio.