Rokovi skladištenja računovodstvenih dokumenata prema listi. Koliko godina dokumenti treba da "žive" u računovodstvu? Nijanse izračunavanja roka trajanja

Izvještavanje i evidencija za određeni vremenski period je zahtjev postojećeg zakonodavstva.

To znači da u navedenom roku treba obezbijediti pristup dokumentima i mogućnost njihovog potpunog korištenja ako je potrebno.

Koji dokumenti zahtijevaju obavezno čuvanje?

Dokumenti koji zahtijevaju obavezno čuvanje, uslovno mogu se podijeliti za dokumente:

• koji su u funkciji tokom izvještajne godine;
• koji su uvijek neophodni u radu, uprkos činjenici da se ne koriste svakodnevno.

TO prva grupa dokumenti uključuju:

Zadržati potrebna su dokumenta koja se odnose na prvu grupu:

• za računovodstvene svrhe (član 29. Zakona o računovodstvu br. 402-FZ) - najmanje pet godina od kraja izvještajne godine ili godine u kojoj su ti dokumenti posljednji put korišteni;
• za potrebe poreskog računovodstva (član 23. Poreskog zakona Ruske Federacije) - na period od najmanje 4 godine. Istovremeno, Kodeksom se mogu utvrditi duži periodi skladištenja. Na primjer, učesnik u investicionom projektu konstitutivnog entiteta Ruske Federacije dužan je čuvati sve dokumente 6 godina. I da se potvrdi iznos nastalog gubitka - za čitav period tokom kojeg se uz njegovu pomoć smanjuje i koji se može izračunati za više od jedne ili dvije godine.

Co. druga grupa To uključuje dokumente koji se moraju čuvati u preduzeću tokom čitavog perioda njegove delatnosti. Konkretno, za LLC preduzeća Zakon „o društvima sa ograničenom odgovornošću“ br. 14-FZ predviđa sljedeće lista obaveznog skladištenja dokumentacija na licu mjesta:

• registracioni dokumenti, uključujući konstituirajuću skupštinu (odluku) o osnivanju društva;
• dokumenti koji potvrđuju vlasništvo nad imovinom u bilansu stanja preduzeća;
• zapisnici sa sastanaka osnivača i drugih lica;
• dokumenti o emisiji hartija od vrijednosti;
• pravilnik o posebnim podjelima preduzeća;
• liste povezanih lica;
• zaključci različitih regulatornih organa o određenim pitanjima aktivnosti preduzeća (o izvršenim inspekcijama itd.);
• i druge dokumente koje preduzeće mora imati u skladu sa važećim zakonodavstvom.

Koliko dugo treba čuvati računovodstvene dokumente?

Opšti period skladištenja za bilo koju računovodstvenu dokumentaciju nije kraći od 5 godina.

Ali u nekim slučajevima može biti mnogo više. U nastavku je prikazana sažeta tabela sa rokom trajanja.

Uprkos činjenici da značajan dio ove liste čine kadrovska dokumenta, oni su sastavni dio računovodstva. Na osnovu njih se obračunavaju naknade i naknade, kao i razne beneficije.

Periodi skladištenja izvještajne dokumentacije opisani su u sljedećem videu:

Ako još niste registrovali organizaciju, onda najlakši način To se može učiniti pomoću online servisa koji će vam pomoći da besplatno generirate svu potrebnu dokumentaciju: Ako već imate organizaciju i razmišljate o tome kako pojednostaviti i automatizirati računovodstvo i izvještavanje, tada će vam u pomoć priskočiti sljedeći online servisi i u potpunosti će zamijeniti računovođu u vašem preduzeću i uštedjeti mnogo novca i vremena. Sva izvještavanja se generiraju automatski, potpisuju elektronski i šalju se automatski online. Idealan je za individualne preduzetnike ili LLC preduzeća na pojednostavljenom poreskom sistemu, UTII, PSN, TS, OSNO.
Sve se dešava u nekoliko klikova, bez redova i stresa. Probajte i bićete iznenađeni kako je postalo lako!

Narudžba i lokacija skladištenja

To organizovati skladištenje dokumenata, preduzeće može:

• ili se obratiti službama posebne arhivske organizacije;
• ili kreirajte vlastitu arhivu. Ovo je dozvoljeno članom 13. Zakona „O arhivskim poslovima“ br. 125-FZ od 22. oktobra 2004. godine.

Kreiranje vlastitu arhivu, preduzeće mora izdvojiti posebnu prostoriju za ove svrhe i opremiti je regalima, policama ili ormarima. Ako u ovoj prostoriji postoje prozori, oni moraju biti zasjenjeni ili na drugi način zasjenjeni kako bi se spriječilo da sunčeva svjetlost uđe u dokumente, uzrokujući njihovo blijeđenje.

Osim toga, potreban vam je vlastiti arhivski prostor opremiti zaštitom od neovlašćenog pristupa i od požara - metalna ulazna vrata, rešetke na prozorima i alarmni sistem.

Da biste organizirali brzu pretragu potrebnih dokumenata, trebali biste izraditi listu slučajeva.

U slučaju prijenosa predmeta na njihovo skladištenje u specijalizovana struktura, potrebno je izabrati organizaciju koja je opremljena savremenom opremom i svim uslovima za dugotrajno skladištenje dokumenata, uključujući prisustvo požarnih alarma i sistema kontrole pristupa.

Što se tiče dokumenata o registraciji organizacije, njene i druge slične dokumente, obično ih rukovodilac organizacije čuva u originalima iu sefu. A njihove kopije se nalaze u računovodstvu.

Zaposleni u preduzeću, njihovi blanko obrasci i ulošci za njih uvek treba da budu u kadrovskoj službi ili u računovodstvu, ako mu je povereno vođenje kadrovske evidencije. Istovremeno, radne knjižice se uvijek čuvaju u sefu.

Vrijedi napomenuti da dokumenti u elektronskom obliku moraju biti zaštićeni od neovlaštenih promjena na njima, a istovremeno njihovo skladištenje mora omogućiti mogućnost kreiranja kopije na papiru ako je potrebno.

Prenos dokumentacije u arhivu

Dokumenti se prenose u arhivu na dugotrajno (više od 10 godina) i trajno čuvanje.

Prenošenje ovih materijala u arhiv sprovedeno prema rasporedu koji je odobrio rukovodilac organizacije naredbom o formiranju arhive.

Istim nalogom se imenuje osoba odgovorna za održavanje arhive i odobravaju pravila:

• deponovanje dokumenata u arhivu i njihovo izdavanje;
• održavanje arhive;
• uništavanje dokumenata kojima je istekao rok čuvanja;
• organizovanje događaja za očuvanje arhivske građe.

Svi dokumenti u arhivi prihvataju se samo u obliku originala, a u nedostatku - u obliku ovjerenih kopija. Preneseni dokumenti moraju biti uvezani po određenim kriterijumima, a na koricama njihovog dosijea nalazi se oznaka identifikacione informacije, posebno:

• godina izvršenja dokumenata;
• računovodstvena oblast;
• serijski brojevi;
• period za koji su generisani registri i primarni dokumenti;
• vrsta podnesenih dokumenata;
• broj podnesenih listova itd.

Što se tiče podnošenja dokumenata u arhivu u elektronskom obliku, ovaj postupak je posebno odobren Naredbom rukovodioca o arhivi organizacije. Ali obično se ti dokumenti prvo umnožavaju na drugim medijima.

Primjer skladištenja računovodstvene dokumentacije predstavljen je u sljedećem videu:

Šta učiniti u slučaju gubitka

Dokumenti mogu biti izgubljeni zbog elementarne nepogode ili kao rezultat radnji trećih lica ili vlastitih zaposlenika. Ali u svakom slučaju, bit će potrebna potvrda činjenice gubitka od strane nadležnih organa. To mogu biti agencije za provođenje zakona (ako su dokumenti ukradeni), ili vatrogasne službe (ako su dokumenti spaljeni) itd.

Ako se otkrije uništenje ili gubitak dokumentacije, rukovodilac organizacije po svom nalogu mora formiraju komisiju da se otkriju razlozi za utvrđenu činjenicu. Po potrebi se mogu pozvati da učestvuju u uviđaju predstavnici preduzeća za obezbeđenje, vatrogasne jedinice ili istražne strukture.

Na osnovu rezultata interne istrage sastavlja se akt u bilo kom obliku sa izjavom svih činjenica. Ovaj akt postaje izgovor za nedostatak dokumenata ako ih zatraže regulatorni organi.

Šta učiniti s dokumentima ako im je istekao rok čuvanja?

Prije uništavanja dokumentacije trebat će vam obavljanje pregleda njene vrednosti. U tu svrhu se u preduzeću formira stalna komisija po nalogu direktora. Trebalo bi uključiti stručnjake koji su u stanju da daju kvalifikovanu procjenu potrebe za uništavanjem određenih dokumenata.

Upravo ta komisija donosi odluku o uništavanju dokumenata ako se više ne mogu čuvati neko vrijeme. Njihovo uništavanje se vrši sastavljanjem akta u bilo kojoj formi, koji mora imati obavezne podatke o primarnom dokumentu i koji mora biti odobren računovodstvenom politikom preduzeća.

Prije uništenja mora postojati izvršena inventura dokumente za određeni period. Bez ove procedure dokumentacija se ne može uništiti.

Ako se krše pravila skladištenja?

Odgovornost za ovo kršenje Postoje poreski i administrativni, posebno:

1. službenici mogu biti kažnjeni ako ne pohranjuju dokumente u zakonskom roku, od 5 hiljada do 10 hiljada rubalja. Ako se ovo kršenje ponovo otkrije - 10-20 hiljada rubalja ili diskvalifikacija na 1-2 godine (Upravni zakonik Ruske Federacije, član 15.11);
2. organizacija za iste radnje može biti kažnjena sa 10 hiljada rubalja, au slučaju ponovljenih kršenja - sa 30 hiljada rubalja (Poreski zakonik Ruske Federacije, čl. 120).

Za informacije o kaznama za ove prekršaje pogledajte sljedeći video:

Koliko dugo se čuvaju računovodstveni dokumenti? Pitanje je veoma važno i relevantno. Članak sadrži uzorak koji ukazuje na periode skladištenja računovodstvenih dokumenata u organizaciji (tabela): primarni, gotovinski i izvještajni.

Kao što je navedeno u osnovnom zakonu o računovodstvu 402-FZ, period skladištenja računovodstvenih dokumenata ne bi trebao biti

• manje od 5 godina nakon izvještajne godine (tačka 1 člana 29 Zakona 402-FZ) za primarne računovodstvene registre i registre blagajne;
• najmanje 5 godina, počevši od godine u kojoj su posljednji put korišteni. Ovo se odnosi na računovodstvene politike i druge lokalne akte kojima se utvrđuje postupak, metode i sredstva računovodstva u određenom preduzeću.

Međutim, treba uzeti u obzir da postupak skladištenja računovodstvenih dokumenata, uključujući periode njihovog skladištenja, utvrđuje svaka organizacija samostalno, uzimajući u obzir norme i zahtjeve:

• Porezni zakonik Ruske Federacije;
• odredbe odobrene Rezolucijom Federalne komisije za tržište hartija od vrijednosti Ruske Federacije od 16. jula 2003. godine br. 03-33/ps za dd.

Ako svaki od navedenih zakonskih akata određuje drugačiji rok za iste dokumente, stvarni se mora utvrditi u skladu sa aktom koji određuje maksimalni rok.

U tabeli možete pronaći odgovore na pitanje koliko dugo treba čuvati računovodstvene dokumente po vrsti s referencama na zakonodavne akte.

Važno je organizovati skladištenje računovodstvene dokumentacije u organizaciji u skladu sa gore navedenim zakonskim aktima. Ako rok čuvanja dokumenta nije istekao, a zatražena je kao dio kontrole na licu mjesta ili od strane poreske uprave, Fonda socijalnog osiguranja ili inspekcije rada, ali nije fizički tu, kaznit će se organizacija na osnovu na tačku 1 Art. 126 Poreski zakon Ruske Federacije u iznosu od 200 rubalja. za svaki dokument koji nije dostavljen. Organizacija i službenik također se suočavaju s administrativnim kaznama (Dio 1 Art. 5.27, dio 1 Art. 15.6, dio 3, 4 Art. 15.33 Zakon o upravnim prekršajima Ruske Federacije, art. 26.31 Zakona br. 125-FZ).

Pogledajmo primjer kako odrediti rok trajanja otpremnice i računa primljenih u 3. kvartalu 2017. Roba je primljena na računovodstvo, a PDV je odbijen u istom kvartalu. U 4. kvartalu U 2017. godini roba je prodata, a njihov trošak je uzet u obzir u rashodima prilikom obračuna poreza na dobit.

Period skladištenja fakture je do 30.09.2021. godine, pošto je korišćen za obračun PDV-a u 3. kvartalu 2017. godine (zatražen je odbitak), a period se računa kao 4 godine nakon poreskog perioda u kojem je faktura bila korišteno, odnosno od 01.10.2017.

Rok trajanja tovarnog lista ovisi o njegovoj kvalifikaciji:

• za potvrdu prava na odbitak PDV-a računamo period od četiri godine od 01.10.2017. i dobijamo 30.09.2021. (po analogiji sa fakturom);
• za priznavanje troška robe kao rashoda prilikom obračuna poreza na dobit računamo period od četiri godine od 01.01.2018. (pošto je poreski period za porez na dobit godinu dana) i dobijamo 31.12.2021.
• kao primarni dokument - računamo 5 godina nakon godine u kojoj je trošak robe priznat kao rashod, odnosno od 01.01.2018., i dobijamo 31.12.2022.

Pogledali smo vrste računovodstvenih dokumenata u. Koliko dugo vam je potrebno čuvati primarne računovodstvene dokumente, računovodstvene registre i finansijske izvještaje? Reći ćemo vam o rokovima skladištenja računovodstvenih dokumenata u našem materijalu.

Koliko dugo se čuvaju računovodstveni dokumenti?

Zakonodavstvo o računovodstvu propisuje da primarnu računovodstvenu dokumentaciju, računovodstvene registre i finansijske izvještaje organizacija mora čuvati na periode utvrđene u skladu sa pravilima za organizovanje državnih arhivskih poslova, ali ne manje od 5 godina nakon izvještajne godine (1. dio, član 29. Savezni zakon od 06.12.2011. br. 402-FZ).

Period čuvanja računovodstvenih dokumenata

Predstavimo periode skladištenja računovodstvenih dokumenata u organizaciji u tabeli (Savezni zakon od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ, Naredba Ministarstva kulture od 25. avgusta 2010. br. 558):

Naravno, organizacija mora osigurati sigurne uslove skladištenja računovodstvenih dokumenata i njihovu zaštitu od promjena u određenim rokovima (dio 3, član 29 Federalnog zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ).

Istovremeno, prilikom promjene šefa organizacije, prijenos računovodstvenih dokumenata mora biti osiguran na način koji odredi sama organizacija (dio 4, član 29 Federalnog zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ) .

Naznačeno je da sigurnost primarnih računovodstvenih dokumenata, računovodstvenih registara i finansijskih izvještaja, njihovo izvršenje i prijenos u arhivu osigurava glavni računovođa (

Savezni zakon od 22. oktobra 2004. N 125-FZ "O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji" organizacije su dužne osigurati sigurnost arhivskih dokumenata, uključujući dokumente o osoblju, tokom perioda njihovog skladištenja utvrđenog saveznim zakonima i drugim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije, kao i spiskove dokumenata predviđenih dijelom 3. člana 6. i dijelovima 1. i 1.1. člana 23. ovog Federalnog zakona.

Navedene liste dokumenata uključuju:

1) spiskovi standardnih arhivskih dokumenata koji ukazuju na periode njihovog skladištenja i uputstva za upotrebu ovih spiskova, koje je odobrio nadležni savezni izvršni organ u oblasti arhivskih poslova i kancelarijskog rada (trenutno - Rosarhiv, ranije - Ministarstvo kulture Rusije) :

- Odobrena lista standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u radu državnih organa, jedinica lokalne samouprave i organizacija sa naznačenim rokovima njihovog čuvanja. Naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. N 558;

- Odobrena lista standardnih arhivskih dokumenata nastalih u naučnim, tehničkim i proizvodnim aktivnostima organizacija, sa naznakom perioda skladištenja. Naredba Ministarstva kulture Rusije od 31. jula 2007. N 1182.

Pored toga, za utvrđivanje perioda skladištenja upravljačkih dokumenata za 80-te - prvu polovinu 90-ih godina 20. stoljeća, kao i specifične (industrijske) dokumentacije, koristi se Lista odobrenih standardnih dokumenata. Glavni arhiv SSSR-a od 15.08.1988;

2) spisak dokumenata nastalih u procesu njihovih aktivnosti, kao iu aktivnostima organizacija koje su im podređene, odobrene od strane saveznih državnih organa i drugih državnih organa Ruske Federacije, s naznakom perioda njihovog skladištenja. Ove liste dokumenata su odobrene u dogovoru sa Rosarhivom;

3) spisak dokumenata nastalih u toku aktivnosti kreditnih institucija, sa naznakom perioda njihovog skladištenja i uputstva za njihovu upotrebu, koji je odobrio nadležni savezni izvršni organ u oblasti arhivskih poslova i kancelarijskog rada zajedno sa Bankom Rusije.

Za akcionarska društva rokovi čuvanja njihove dokumentacije su utvrđeni Pravilnikom o postupku i rokovima čuvanja dokumenata akcionarskih društava, koji je usvojen. Rezolucija Federalne komisije za tržište hartija od vrednosti Rusije od 16. jula 2003. godine N 03-33/ps.

Referentne informacije pružaju rokove skladištenja za najčešće dokumente organizacija, utvrđene Listom standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata, odobrenom. Naredba Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. N 558, kao i rokovi skladištenja dokumenata koji nisu uključeni u gore navedene liste i utvrđeni saveznim zakonima i drugim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije.

Ovo pitanje postavljaju svi preduzetnici, bez izuzetka, koji su nedavno otvorili preduzeće i nisu razumeli zamršenost sistema. Dakle, koliko dugo treba čuvati dokumente LLC preduzeća, godinu, dvije ili više? Ovo pitanje možete detaljno razumjeti čitajući Federalni zakon br. 125-FZ „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji“ tačku po tačku.

Periodi skladištenja računovodstvenih dokumenata se razlikuju. Šta se može reći kombinovanjem svih podtačaka? Knjigovodstvene isprave moraju se čuvati u DOO barem onoliko dugo koliko postoji mogućnost da ih poreska revizija zahtijeva. Prema članu 89 Poreskog zakona Ruske Federacije, inspekcija podliježe periodu koji nije duži od tri godine prije donošenja odluke o sprovođenju ove inspekcije. Odnosno, čuvamo ga tačno tri godine, a onda počinje zabava.

Član 23 Poreskog zakonika Ruske Federacije, podtačka 8 klauzule 1, jasno nas obaveštava da su poreski obveznici dužni da čuvaju dokumentaciju koja potvrđuje obračunavanje poreza četiri godine i ne manje. To je to, gospodo. Ne tri godine, već četiri, pažljivo čuvamo knjigovodstvenu dokumentaciju i pazimo da se nijedan papir ne izgubi.

Kojim konkretnim dokumentima dajemo prednost i koje čuvamo kao zenicu oka?

• podaci poreskog računovodstva;
• dokumenti koji potvrđuju prihod;
• dokumentovani dokazi o troškovima;
• dokaz o porezu po odbitku;

Računovodstvo takođe potvrđuje pravila čuvanja primarne dokumentacije. Prema naredbi „O računovodstvu“ br. 129-FZ, finansijske izvještaje treba čuvati kako je navedeno u pravilima državnih arhivskih poslova. Ali ne manje od pet godina nakon što su posljednji put sastavljeni finansijski izvještaji za njih.

Šta se dešava? A činjenica je da ste dužni da dokumente čuvate striktno u periodu u kojem ih poreska služba može tražiti na provjeru. To je tri godine. Ako kao rezultat inspekcije nemate dokumente stare pet godina, možete biti kažnjeni zbog nepropisnog čuvanja dokumentacije i ništa više.

Ali nije sve tako jednostavno i transparentno u računovodstvenoj i poreskoj džungli. Postoji dokumentacija koju bi trebalo čuvati mnogo duže od perioda o kojima smo upravo govorili. Koji su to dokumenti?

1. Primarni dokumenti za sticanje imovine. Ove dokumente čuvamo koliko god je potrebno. čemu služi. Prvo, amortizacija. Drugo, prilikom prodaje nekretnine morate negdje dobiti potvrdu o njenoj početnoj vrijednosti7 i ne zaboravite na porez na imovinu.
2. Osnovna sredstva. Za neprofitabilna preduzeća, član 283. Poreskog zakonika predviđa pravilo za smanjenje poreske osnovice tekućeg perioda zbog gubitaka iz prethodnog poreskog perioda. Naravno, dokumentacija bi to trebala potvrditi. Gubici se mogu uzeti u obzir za deset narednih godina, što znači da dokumentacija mora biti uredna (član 283. stav 4.). Poreski inspektori imaju pravo da traže primarnu dokumentaciju kojom se potvrđuje finansijski rezultat radi potvrđivanja podataka o gubicima navedenim u podnesenoj prijavi.
3. Za ruralna preduzeća koja rade sa jedinstvenim poljoprivrednim porezom, potrebno je i čuvanje dokumenata o gubicima tokom čitavog perioda njihovog otpisa. Član 346.6 stav 5 Poreskog zakona Ruske Federacije.
4. Za lica koja rade po tzv. „pojednostavljenom“ sistemu, jedinstveni socijalni porez. Član 346.18 stav 7 Poreskog zakona Ruske Federacije.
5. Za otpis loših potraživanja potrebno je imati i prateću primarnu dokumentaciju za poresku službu. Uništavanje prateće dokumentacije lišava kompaniju prava da prizna loš dug kao trošak, jer neće moći ništa da potvrdi iznos.
6. Nećemo se previše zadržavati na akcionarskim društvima, jer se i dalje postavljalo pitanje koliko dugo je potrebno čuvati dokumente DOO, a ne OJSC. Dakle, ukratko, potrebno je da u OJSC-u čuvate dokumente za poresko izveštavanje – godišnje finansijske izveštaje, kao i statut, sve dok kompanija postoji. Ako preduzeće ide u likvidaciju, dokumenti se šalju u državni arhiv. Za ovaj postupak potreban je unaprijed zaključen ugovor sa arhivom. Ako takvog sporazuma nije bilo, u arhivu dolazi samo dokument o osoblju kompanije. Gdje će preostala dokumentacija biti pohranjena morat će odlučiti predsjednik likvidacione komisije, ili možda stečajni upravnik.
7. Kompanija je dužna da čuva godišnje poreske izvještaje najmanje 10 godina. kvartalno - pet godina, ovo je u prisustvu godišnjih.
8. Ako nema tromjesečnih izvještaja, mjesečni izvještaji se takođe čuvaju najmanje pet godina.
9. Knjige nabavke i prodaje i fakture treba čuvati punih pet godina od datuma posljednjeg unosa u dnevnik. Tačka 15.27 „Pravila za vođenje računovodstvenih dnevnika“. U Listi standardnih upravljačkih dokumenata postoji stavka u vezi sa fakturama, a ona kaže da te iste račune treba čuvati pet godina, period.

Opet, poreski organi se tokom revizija moraju rukovoditi zakonima o porezima i taksama. Ali lista tu nije uključena.

Hajde da zaključimo: Koliko dugo treba čuvati dokumente LLC preduzeća? Ispada da ne manje od pet godina, a u pogledu osnovnih sredstava, uglavnom tokom čitavog postojanja preduzeća. Period čuvanja dokumenata mora se računati od prvog januara nakon godine u kojoj su nastali.

Kako čuvati papirnate dokumente?

U računovodstvenoj politici preduzeća mora biti navedeno kako i gde treba da se čuva dokumentacija, kao i da se imenuje osoba odgovorna za sprovođenje ove stavke ili čak komisiju koja se sastoji od najkvalifikovanijih radnika.

Usput, nije potrebno čuvati dokumentaciju u kancelariji. Zakon ne zabranjuje odabir drugih mjesta za skladištenje, na primjer, specijalizovanih arhivskih kompanija. Ali akcionarsko društvo je po zakonu dužno da skladišti dokumente kao što su godišnji izveštaji i statuti tačno tamo gde se nalazi sedište. Inače, pohranjivanje dokumentacije u elektronskom obliku zakonom je dozvoljeno uz malu napomenu da će dokumenti nužno sadržavati elektronski potpis osobe odgovorne za izradu dokumenta. Za skladištenje dokumentacije u elektronskom obliku, kompanija kreira korporativni informacioni sistem. Opslužuje ga sertifikacioni centar, koji osigurava upotrebu elektronskog potpisa u elektronskim dokumentima.

Dokumenti koji su podložni dugotrajnom skladištenju će se vremenom pogoršati i izblijediti. Da bi njihov sadržaj bio čitljiv, oni koji su odgovorni za skladištenje moraju voditi računa i pravovremeno napraviti kopije.

Prilikom likvidacije preduzeća dokumenti koji podliježu dugoročnom čuvanju predaju se u arhiv. Ako se preduzeće reorganizuje, dokumenti se prenose na organizaciju naslednicu. Kada se novo preduzeće izdvoji, ono dobija lične dosijee zaposlenih koji su prešli u novu strukturu i dokumente koji se odnose na delokrug nove kompanije.

Uništavanje dokumenata. Da biste uništili dokument, prvo morate sastaviti akt, koji će potpisati šef kompanije, a tek onda možete pristupiti direktno uništavanju dokumenata. Štaviše, u aktu nije potrebno pažljivo prepisivati ​​svaki papir koji ide na uništenje. Dovoljno je prepisati nazive homogenih grupa. Ono što se smatra homogenim grupama treba osmisliti nezavisno. Na primjer, fakture se mogu smatrati homogenim dokumentima i tako dalje.

Kako pravilno uništiti dokumente?

Samo ga spaliti? Odgovor je netačan. U ovom slučaju možete imati problema sa uslugama zaštite životne sredine.
Da li da ga recikliram kao otpadni papir? Opcija je dobra, ali nema garancije da dokumenti neće završiti kod konkurentske kompanije, što nije dobro. Da se to ne bi dogodilo, fascikle sa dokumentima treba dostaviti na raspolaganje uz fakturu. Štaviše, uklanjanje dokumenata trebalo bi da se vrši pod nadzorom službenika kompanije odgovornog za čuvanje dokumentacije.

Također ga je nemoguće jednostavno baciti jer je po zakonu poslodavac dužan čuvati lične podatke zaposlenih u tajnosti.

Šta je ostalo? Najbolje je koristiti posebnu mašinu za rezanje papira. Općenito, na vama je da odlučite kako ćete se riješiti nepotrebnih papira.

Da biste izbjegli želju da unaprijedite svoju dokumentarnu arhivu, dodat ću da se nedostatak računovodstvenih registara ili faktura za poreski period smatra grubim prekršajem i kažnjava se novčanom kaznom od pet hiljada rubalja.

I to ako nedostaju dokumenti za jedan poreski period. U težim slučajevima kazna više neće biti 5.000, već 15.000 rubalja.

Ako je poreska osnovica potcijenjena gubitkom dokumenata koji potvrđuju prihod, poreski obveznik će platiti kaznu u iznosu od 10 posto iznosa neplaćenog poreza i ne manje od istih 15.000 rubalja.
Inače, krivični zakon ima i klauzule koje se tiču ​​osiguranja sigurnosti knjigovodstvenih isprava. Ako se dokaže da su dokumenti oštećeni iz ličnih razloga, osoba koja je uključena mogla bi dobiti kaznu od najmanje godinu dana zatvora. Ako želite da se detaljnije upoznate sa ovim stavom, pogledajte član 352. stav 1. Krivičnog zakona Ruske Federacije.

Takođe imajte na umu da predstavnici arhivskih organa imaju pravo da provjere ispravnost čuvanja arhivske dokumentacije u vašoj organizaciji. I ovdje, prema članu 13.20 Kodeksa Ruske Federacije o kršenju pravila skladištenja, računovodstva i nabavke, kao i korištenja arhivskih dokumenata, možete biti kažnjeni novčanom kaznom od 300 do 500 rubalja ili administrativnom kaznom. kazna.

Direktor preduzeća je odgovoran za stvaranje mjesta za čuvanje dokumenata, a posebno za arhiviranje, a šef računovodstva je dužan da te iste dokumente organizirano čuva i pravilno prenosi u arhivu.