نحن نملأ التقرير المسبق. كيفية إعداد تقرير مسبق بشكل صحيح؟ العينة والقواعد كيفية إجراء تقرير مسبق

نتعلم كيفية إعداد تقارير النفقات باستخدام الأمثلة (1C: المحاسبة 8.3، الإصدار 3.0)

في ملاحظتي، بالنسبة للمحاسبين المبتدئين، يعد إعداد تقارير النفقات تحديًا كبيرًا في البداية.

اليوم سنلقي نظرة على أساسيات هذا الأمر، وكذلك الحالات الأكثر شعبية من الحياة. سنقوم بإجراء جميع التجارب في 1C: المحاسبة 8.3 (الإصدار 3.0).

لذلك، دعونا نبدأ

ليس لي أن أقول لك أن 71 حسابًا مسؤولة عن التسويات مع المسؤولين في قسم المحاسبة:

مشكلة أصولينعكس للموظف على الخصم من هذا الحساب، والشطب - على الائتمان.

حسنًا، على سبيل المثال، قاموا بتوزيع 5000 مقابل تقرير من ماكينة تسجيل النقد:

لماذا قلت أصول؟ وذلك لأننا نستطيع أن نعطي الموظف:

• النقد (من السجل النقدي إلى السجل النقدي)
• الأموال غير النقدية (التحويل من الحساب الجاري للمؤسسة إلى حساب بطاقة الموظف)
• المستندات المالية (على سبيل المثال، تذاكر الطائرة لرحلة عمل)

دعونا نلقي نظرة على كل من الأمثلة المذكورة أعلاه.

السحب النقدي من السجل النقدي

لإصدار سلفة من ماكينة تسجيل النقد، نقوم بإصدار أمر استلام نقدي (في الثلاثة الأولى، هذا هو مستند "السحب النقدي"):

في نوع العملية نشير إلى "الإصدار لشخص مسؤول":

تحولت الأسلاك مثل هذا:

إصدار الأموال غير النقدية

في هذه الحالة يتم تحويل الأموال إلى حساب بطاقة الموظف (الحساب الذي ترتبط به البطاقة المصرفية والذي يمكن للموظف سحب هذه الأموال من خلاله).

في الترويكا، يتم إضفاء الطابع الرسمي على هذه العملية من خلال الوثيقة المعتادة "الشطب من الحساب الجاري":

ولا تنس أيضًا الإشارة في نموذج عملية "التحويل إلى شخص مسؤول":

تحولت الأسلاك مثل هذا:

إصدار الوثائق النقدية

يمكن أن يكون المستند النقدي، على سبيل المثال، تذكرة طائرة اشترتها مؤسسة لموظف يقوم برحلة عمل.

بعد الشراء، يتم احتساب هذه التذكرة كخصم من الحساب 50.03:

عند إصدار هذه التذكرة لموظف للإبلاغ (قبل رحلة عمل)، يقوم قسم المحاسبة بإعداد مستند "إصدار المستندات النقدية":

وفي علامة التبويب "المستندات النقدية" تتم الإشارة إلى هذه التذكرة بالذات:

ظهر النشر على النحو التالي (تم شطب التذكرة من الحساب 50.03):

وسأذكر على وجه الخصوص:

• لدينا الحق في إصدار التقارير فقط لموظفي المنظمة - الأشخاص الذين أبرمنا معهم عقد عمل أو عقد مدني.
• تتم الموافقة على قائمة هؤلاء الأشخاص بأمر منفصل من الرئيس.
• وينص الأمر نفسه على الحد الأقصى للمدة التي يجب على الموظف تقديم تقرير فيها إلى قسم المحاسبة؛ إذا ذهب الموظف في رحلة عمل، يتم تمديد هذه الفترة تلقائيًا حتى عودته.

تقارير الموظفين

ولكن يتم منح الأصول للموظف لسبب ما، ولكن للوفاء بمهمة رسمية معينة. لذلك، تأتي اللحظة التي يجب فيها على الموظف تقديم تقرير إلى قسم المحاسبة في النموذج AO-1.

وهذه استمارة مطبوعة تشير إلى:

• كل ما قدمناه للموظف للإبلاغ
• كل ما أنفق عليه هذا المال (أو لم ينفقه، أو ربما كان هناك إسراف في الإنفاق)
• المستندات الداعمة (الشيكات، الفواتير، التصرفات، التذاكر...) مرفقة بهذا النموذج.

فيما يلي مثال على نموذج AO-1:

يتم تجميع هذا التقرير (AO-1) من قبل الموظف مع قسم المحاسبة ويتم اعتماده من قبل المدير. يُشار في الجزء السفلي إلى عدد المستندات والأوراق المرفقة بالتقرير (عادةً ما يتم لصق الشيكات في حزم كاملة على أوراق مقاس A4).

لذلك، من أجل طباعة مثل هذا التقرير (AO-1)، وشطب الديون على 71 حسابًا للموظف، وكذلك قبول النفقات في الثلاثة الأوائل، هناك مستند "التقرير المسبق":

دعنا نستعرض بإيجاز الإشارات المرجعية الخاصة بها:

أمثلة على التقارير المسبقة من الحياة

املأ علامة التبويب "التقدمات":

ويجب القول أن علامة التبويب هذه لا يتم عرضها بأي شكل من الأشكال في عمليات ترحيل المستندات، ولكنها متاحة فقط للنموذج المطبوع AO-1.

املأ علامة التبويب "المنتجات" (اشترينا مجموعة من كل شيء ووضعناها على عشرة):

فيما يلي المنشورات الخاصة بهذه الإشارة المرجعية:

نقوم بملء علامة التبويب "الدفع" (نقوم بسداد الديون للموردين، أو ندفع مقدمًا):

وهنا الأسلاك:

أمثلة على ملء علامة التبويب "أخرى".

الدفع مقابل خدمات الاتصالات:

الدفع مقابل إعلانات الصحف:

شطب البدل اليومي والديون لتذاكر السفر:

الدفع مقابل بعض الخدمات (يتم تحميله على الفور إلى 26):

بالمناسبة، في علامتي التبويب "المنتجات" و"أخرى" يوجد مربع اختيار "SF"، إذا قمت بتحديده، فسيتم إدخال الفاتورة المستلمة في هذا السطر.

في الحالات التي يتم فيها إصدار أموال مقابل التقرير لإيداعها في السجل النقدي لمورد البضائع (الأعمال والخدمات) لسداد الحسابات المستحقة الدفع، يتم ملء علامة التبويب "الدفع" في التقرير المسبق.
دعونا نلقي نظرة على ملء مستند عند إعداد تقرير الدفع للمورد باستخدام المثال التالي.
مثال 3-4
موظفة في منظمة Romanova S.S. في 19 مايو 2008، تم إصدار أموال بمبلغ 2360 روبل من السجل النقدي. على حساب الإيداع في مكتب النقد لشركة Veresk LLC كدفعة للقانون رقم 1.
وفي اليوم التالي، تم تقديم تقرير مسبق إلى قسم المحاسبة، وأرفق به إيصال PKO رقم 56 بتاريخ 19 مايو 2008 حول استلام الأموال في مكتب النقد التابع لمنظمة Veresk LLC.
في قائمة التقارير المسبقة (قائمة أمين الصندوق -> التقرير المسبق)
افتح نموذج المستند الجديد، واملأ "الرأس" و"التذييل" وعلامة التبويب "التقدمات" (الشكل 3-20).


انتقل إلى علامة التبويب "الدفع"، وأضف سطرًا جديدًا إلى قسم الجدول الذي نشير فيه (الشكل 3-21):
في عمود الطرف المقابل - شركة Veresk LLC (المحددة من دليل الأطراف المقابلة)؛
في عمود اتفاقية الطرف المقابل - القانون رقم 1 بتاريخ 16 مايو 2008 (بالاختيار من دليل اتفاقيات الطرف المقابل)؛
في عمود المبلغ - 2360 روبل. (مبلغ الأموال المودعة في مكتب النقد الخاص بالمورد)؛
في الأعمدة نوع الإدخال والمستند وتاريخ الإدخال والوثيقة ورقم المستند الخاص بمنظمة خارجية - على التوالي، إيصال KPKO، 19/05/2008، 56.
في عمود المحتويات - الدفع مقابل القانون رقم 1 بتاريخ 16 مايو 2008؛
في عمود حساب التسوية - الحساب المحاسبي الذي يتم فيه تسجيل الديون المسددة (يتم إدخال الحساب 60.01 "التسويات مع الموردين والمقاولين" بشكل افتراضي)؛
في عمود الحساب المسبق - حساب محاسبي يجب أن يؤخذ فيه المبلغ المدفوع للمورد في الاعتبار إذا كان مقدمًا (يتم إدخال الحساب 60.02 "السلف الصادرة" بشكل افتراضي).

إذا تم التخطيط لرحلة العمل مسبقًا وكانت جزءًا من خطة السفر، فيمكن للموظف كتابة طلب للحصول على سلفة على نفقات العمل. وتشمل هذه الإقامة والسفر من وإلى رحلة العمل والوجبات. وهذه هي النفقات التي يجب عليه الإبلاغ عنها عند عودته إلى مكان عمله.

القراء الأعزاء! تتحدث المقالة عن طرق نموذجية لحل المشكلات القانونية، ولكن كل حالة فردية. إذا كنت تريد أن تعرف كيف حل مشكلتك بالضبط- الاتصال بالاستشاري:

يتم قبول الطلبات والمكالمات على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع و7 أيام في الأسبوع.

إنه سريع و مجانا!

بعد تجميع تقرير رحلة العمل، يتم الإشارة إلى المبلغ النهائي للأموال التي تم إنفاقها. إذا كان المبلغ أكبر من الدفعة المقدمة يجب على قسم المحاسبة تحويل الفرق. لتقليل التكاليف، يجب على الموظف إيداع الأموال في السجل النقدي.

التقرير المسبق هو إحدى الوثائق التي ينظم القانون إعدادها بشكل واضح. يتم إعداده بواسطة الموظف المعين كتأكيد لجميع النفقات المتكبدة أثناء رحلة العمل.

ويجب تقديم المستندات الأصلية للنفقات إلى قسم المحاسبة معها. بشكل عام، تقرير المصروفات هو مستند يسرد نفقات السفر.

هل هو مطلوب؟

الغرض من المستند المسبق هو تأكيد إنفاق السلفة الصادرة قبل الرحلة أو استلام الأموال التي تم إنفاقها بعد الرحلة. ويترتب على ذلك أن إعداد التقرير إلزامي.

الأفعال القانونية:

• المادة 252، الفقرة 1 من المادة 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي: نفقات السفر هي نفقات الإنتاج والمبيعات المتعلقة بالنفقات الأخرى.
• المادة 313، المادة 314 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي: يجب تأكيد المعلومات بالوثائق الأولية. يتضمن هذا أيضًا تقرير رحلة العمل. وبدون ذلك، يكون من المستحيل تأكيد النفقات المتكبدة، بما في ذلك السلف المقدمة للموظف. يتم احتساب المصروفات حسب تاريخ إصدار التقرير.

التقرير المسبق هو أساس المحاسبة:

• تحويل الأموال لتغطية نفقات الأعمال؛
• تأكيد النفقات المالية عند إصدار الأموال مقدمًا قبل رحلة العمل.

كيفية ملء تقرير مسبق لرحلة عمل 2019؟

يعد تقرير رحلة العمل هو المرحلة النهائية من الإجراء بأكمله: من الإعداد إلى عودة الموظف.

يجب أن يؤكد التقرير الذي تم إعداده بشكل صحيح النفقات المالية، والتي بدورها تؤثر على الضرائب.

يجب أن يقوم الموظف الذي تم إرساله في رحلة عمل بإعداد تقرير مسبق. وبعد الانتهاء يتم إرساله إلى قسم المحاسبة للتحقق منه.

في المرحلة النهائية، يتم توقيع الوثيقة من قبل المدير. يتم إدراج الأموال المنفقة (في حالة عدم وجود سلفة) أو الفرق إذا كانت النفقات أكبر من السلفة.

متطلبات الوثيقة

كيف يتم إعداد تقرير مسبق بشكل صحيح بحيث يتم قبوله أثناء التدقيق الضريبي؟

التقرير هو وثيقة إبلاغ صارمة. يتم تعبئتها حسب النموذج رقم AO-1 وتستخدم لحساب الأموال التي تم صرفها للمسافر.

يتم تحرير الوثيقة في نسخة واحدة على الورق أو تعبئتها إلكترونيًا.

علماً أنه في الشكل الجديد للنموذج لم يظهر إلا سطور: إيصال من المحاسب بأنه استلم التقرير من الموظف. بقية الوثيقة لم تخضع لأية تغييرات.

النموذج والأقسام

كيفية ملئه بشكل صحيح:

• الجانب الامامي:يتم ملء البيانات الشخصية للموظف، ووثيقة تؤكد إصدار الأموال، ومعلومات عن السلفة السابقة.
• الجانب المعاكس:يشار إلى تواريخ النفقات ورقم المستند والاسم والمبالغ والمستندات التي تؤكد المعاملات (الأعمدة 1-6).

يجب توثيق جميع النفقات. قائمة الوثائق مبينة أدناه. ويجب تخزينها ولصقها على قطعة ورق منفصلة مقاس A4 عند وصولها.

يعتمد المبلغ المستحق بشكل مباشر على الإيصالات والشيكات المقدمة.

ملء العينة (مثال)

مثال على إعداد تقرير مسبق لرحلة عمل 2019:

ومن يوقع ويوافق؟

يجب أن يتم توقيع كل وثيقة من قبل الشخص الذي يكملها. فقط بعد ذلك يمكن نقل التقرير إلى قسم المحاسبة. إنها تتحقق من ملؤها بشكل صحيح.

يجب على رئيس المؤسسة وكبير المحاسبين وضع توقيعهم على الوثيقة. فقط بعد ذلك يمكن تحويل الأموال التي دفعها الموظف بشكل مستقل.

تواريخ الاستحقاق

بعد الوصول من رحلة عمل، يجب على الموظف إعداد تقرير مسبق وتقديمه في غضون 3 أيام.

الوثائق المرفقة

أنشأ القرار رقم 749 الصادر في 13 أكتوبر 2008 مجموعة معينة من وثائق السفر:

• شهادة السفر بالنموذج المقرر. تصدر لكل رحلة عمل في الاتحاد الروسي. النموذج مؤرخ ومختوم وموقع عند المغادرة من المنظمة. يقوم الطرف المستقبل بوضع الختم والتوقيع وتاريخ الدخول، وكذلك بالنسبة للمغادرة. عند عودة الموظف يقوم قسم المحاسبة بإدخال تاريخ الوصول.
• الشيكات والإيصالات والتأكيد.
• الإيصالات والتذاكر - جميع النفقات المرتبطة بالسفر من وإلى موقع رحلة العمل (تذاكر القطار، التأمين على الحياة أثناء السفر، إيصالات رسوم الطرق، وما إلى ذلك)
• ، تمت الموافقة عليها من قبل المدير.
• النفقات الأخرى المتعلقة بسفر العمل.

يجب إكمال جميع المستندات وفقًا لذلك. عند إرفاقها بتقرير النفقات، يتم لصق كل مستند على ورقة مقاس A4 باستخدام الغراء.

في حالة مخالفة المتطلبات أو فقدان المستندات الأصلية المحددة في التقرير، يحق لقسم المحاسبة عدم دفع النفقات التي تكبدها الموظف. في حالات الدخول، سوف يكشف التدقيق الضريبي عن المخالفة ويفرض غرامة.

يجب على قسم المحاسبة مراجعة المستندات التي يقدمها الموظف بعناية للتأكد من نفقاته.

الأكثر شيوعا هو إيصال نقدي.

إذا لم يوضح المنتج الذي تم شراؤه، فيجب تزويده بإيصال أو إيصال المبيعات.

أنواع المستندات التي تؤكد النفقات المتكبدة:

• إيصال الدفع— مطلوب أثناء التدقيق الضريبي، يؤكد حقيقة الدفع. عند تخزين الشيك، يجب عليك اتباع قواعد معينة. إذا تعرضت للبلل أو بقيت في الشمس لفترة طويلة، فقد تختفي المعلومات. ولا يمكن ربط هذا الشيك بسداد النفقات. تعمل بعض المنظمات بدون ماكينة تسجيل نقدي أو تقوم فقط بطباعة المبلغ الإجمالي على إيصال النقد. في هذه الحالات، يجب عليك طلب إيصال المبيعات.
• إيصال المبيعات– يشير إلى وصف تفصيلي للمعاملة التجارية والكمية والسعر والمبلغ الإجمالي واسم المنظمة والتاريخ والتوقيع وموقع الشخص الذي يقوم بتعبئتها. يتم إرفاق التقرير المسبق مع إيصال النقدية. وفي حالة عدم وجود الأخير، يجب أن يحمل رئيس الوزراء ختم المنظمة البائعة. يرجى ملاحظة أن المبلغ والتاريخ الموجود في إيصال المبيعات يجب أن يتطابق مع الإيصال النقدي.
• نماذج الإبلاغ الصارمة. يجب أن تشير الوثيقة إلى اسم وتفاصيل الكيان القانوني والمعاملة التجارية والسعر والمبلغ والتاريخ والمنصب وتوقيع الشخص الذي أكملها.

منشورات

• 71 - "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" (ينطبق على الحسابات النشطة والسلبية)؛
• 70 - "التسويات مع الموظفين مقابل الأجور"؛
• 51 - "الحساب الجاري"؛
• 50 - "مكتب النقد"؛
• 94- "نقص وخسائر المؤسسة".

عند الموافقة على التقرير، تبدو المعاملات كما يلي:

• عند إصدار السلفة:يقوم المحاسب بإعداد السجل النقدي وإصدار الأموال. عند الاستلام، يقوم الموظف بالتوقيع على المادة الاستهلاكية. Dt71-Kt50
• عند تحويل الأموال من الحساب الجاري إلى الحساب الجاري للموظف:يتم تجميع الأسلاك Dt71-Kt51. وفي هذه الحالة، يتم إصدار أمر الدفع للبنك. تأكيد استلام الأموال هو كشف حساب بنكي.
• تم إصدار الأموال ويجب إغلاق المبلغ.وهذا ممكن بعد وصول الموظف من رحلة عمل وتأكيد النفقات بالوثائق ذات الصلة. الترحيلات: Dt10-Kt71 – شراء المواد، Dt41-Kt71 – شراء البضائع، Dt20-Kt71، Dt26-Kt71، Dt44-Kt71 – الأنشطة التجارية أو الإنتاجية للمؤسسة.
• عندما يكون مبلغ الأموال المنفقة أكبر من المبلغ الصادر، يتم إجراء معاملة عكسية ويتم إرجاع الأموال إلى مكتب النقد. يتم إصدار PKO: Dt50-Kt71 أو Dt51-Kt71 (للحساب الجاري).
• إذا كانت الدفعة المقدمة لرحلة عمل غير كافية، يتم تحويل الأموال إلى الموظف من مكتب النقد.يتم إصدار RKO: Dt71-Kt50 أو Dt71-Kt51 (من الحساب الجاري).
• في حالة فقد الموظف الشيكات أو إنفاق الأموال على أغراض شخصية لا تتعلق برحلة عمل، يتم إعداد الإدخال التالي: Dt94-Kt71 - يتم شطب الأموال من الشخص المبلغ على أنها نقص في الشركة. Dt70-Kt94 – يجب خصم مبلغ النقص من راتب الموظف الذي لم يتمكن من الإبلاغ عن السلفة.

الفروق الدقيقة في الصياغة عند السفر إلى الخارج

يعد تسجيل الموظف في الإجراء أكثر تعقيدًا إلى حد ما مما هو عليه في روسيا.

النفقات الأساسية عند السفر إلى الخارج:

• . يتم تحديد الحجم من قبل المنظمة بشكل مستقل وثابت في القوانين المحلية. المبلغ الذي يصل إلى 2500 روبل / يوم لا يخضع لضريبة الدخل الشخصي. لذلك تتوقف المنظمات عادة عند هذا المبلغ. قبل عبور الحدود مع دولة أجنبية وعند العودة، يكون حجمها مساويًا للحد الأقصى الممكن على أراضي الاتحاد الروسي. التوصيات: عند تحديد النفقات، يجب التركيز على تكلفة المعيشة في البلد المضيف.
• مصاريف السفر- يتم دفع الدفع إلى الوجهة بشكل منفصل. يتم تضمين السفر في جميع أنحاء المدينة بسيارة الأجرة أو الحافلة في بعض الأحيان في نفقات السفر.
• نفقات المعيشة- فندق، فندق. يجب أن تكون أي نفقات مدعومة بالإيصالات والفواتير والشيكات.
• تسجيل جواز السفر والتأشيرة— نفقات واجب الدولة، يمكن شطب المشاورات مع المتخصصين كنفقات سفر.
• نفقات أخرى:الرسوم والضرائب، عبور المركبات.

تتم معالجة رحلة العمل الأجنبية بشكل مشابه لرحلة العمل في روسيا. يتم إصدار أمر بإرسال الموظف في رحلة عمل. يشير إلى رقم وتاريخ الطلب، والاسم الأخير، والاسم الأول، والاسم العائلي للموظف، والمنصب، والوجهة (مع البلد)، والغرض من الرحلة.

لا يتم إصدار شهادة السفر. يتم تسجيل تاريخ المغادرة والوصول في جواز السفر. عند الوصول، يقوم الموظف بإعداد تقرير مسبق وإرفاق المستندات التي تؤكد النفقات. يتم إرجاع الأموال الزائدة إلى الحساب الجاري للمنظمة. وفي حالة الإفراط في الإنفاق، يقوم قسم المحاسبة بإصدارها للموظف.

وهكذا، نظرنا في كيفية إعداد تقرير النفقات. يتم إصدارها بعد كل رحلة عمل مصحوبة بالنفقات.

يجب على الموظف إكماله خلال 3 أيام من العودة. يقوم قسم المحاسبة بالتحقق من صحة التسجيل ورفعه للمدير للاعتماد. بعد توقيع المدير، يتم تحويل الأموال إلى الموظف إذا تجاوزت النفقات الدفعة المقدمة.

إذا كانت السلفة أكبر من المصاريف، فيجب على الموظف إعادتها إلى مكتب النقد بالشركة. إذا كان لا يريد ذلك، فإن قسم المحاسبة يشطبه بالقوة من الراتب.

في الأنشطة التجارية للمؤسسة، يعد إعداد تقارير النفقات أحد الإجراءات الأكثر شيوعًا للمحاسب. تتم معالجة معظم المدفوعات النقدية تقارير مسبقة: هذا و مصاريف السفر، والمشتريات التجارية المختلفة.

عند الإبلاغ، يتم إعطاء موظف المنظمة نقدا من السجل النقدي (أو المستندات النقدية، على سبيل المثال، تذاكر الطيران). يتم إضفاء الطابع الرسمي على ذلك من خلال أمر نقدي للمصروفات أو مستند "إصدار المستندات النقدية".

بعد إجراء المصروفات، يقوم الموظف بتقديم تقرير، مع تزويد قسم المحاسبة بالمستندات التي تؤكد المصروفات المتكبدة، وملء تقرير مسبق لتسديد الدفعات النهائية.

دعونا نلقي نظرة على الإجراء الخاص بإدخال مستند " تقرير مسبق" على سبيل المثال 1C المحاسبة 8.2 الطبعة 3.0.

إذا كنت تعمل في البرنامج 1C المحاسبة المؤسسة الإصدار 2.0فلا بأس - وثيقة "التقرير المسبق" في هذه الإصدارات متطابقة تقريبًا. هناك بعض الاختلاف في، ولكن يمكنك العثور على المستند في قائمة البرنامج.

يمكنك فتح قائمة المستندات "التقارير المسبقة" في قسم المحاسبة "البنك ومكتب النقد"، القسم الفرعي "مكتب النقد" في لوحة التنقل، البند "التقارير المسبقة".

باستخدام الزر "إنشاء"، أدخل مستندًا جديدًا.
في رأس (أعلى) المستند يجب الإشارة إلى التفاصيل الرئيسية:

• المؤسسة (إذا تم تحديد المؤسسة الافتراضية في الإعدادات الشخصية للمستخدم، فسيتم تحديدها تلقائيًا عند إدخال مستندات جديدة)؛
• المستودع الذي يتم فيه استلام البضائع المشتراة شخص مسؤولالقيم المادية؛
• الفرد هو موظف في منظمة يقوم بالإبلاغ عن الأموال الصادرة له على الحساب (يجب ملء هذه التفاصيل).

يحتوي نموذج مستند "التقرير المسبق" على خمس علامات تبويب.

في علامة التبويب "التقدمات"، حدد المستند الذي تم من خلاله إصدار الأموال الخاضعة للمساءلة. هناك ثلاثة أنواع من المستندات للاختيار من بينها:

• إصدار الوثائق النقدية؛
• أمر نقدي للحساب ؛
• الخصم من الحساب الجاري.

إذا تم إصدار الأموال إلى الشخص المسؤول، فيجب عليك تحديد المستند الذي يعكس المشكلة.

في قائمة المستندات التي يتم فتحها، حدد مستندًا تم إنشاؤه بالفعل أو قم بإنشاء مستند جديد.

عند إدخال أمر نقدي للمصروفات من مستند "التقرير المسبق"، يتم إدراج نوع المعاملة "إصدار لشخص مسؤول" تلقائيًا في السجل النقدي، ويكون المستلم هو الشخص المسؤول المحدد في التقرير المسبق وحساب المحاسبة. كل ما يتعين علينا فعله هو تحديد عنصر التدفق النقدي والإشارة إلى المبلغ المقدم.

بعد ترحيل المستند، حدده، وسيتم إدخال مبلغ وعملة السلفة الصادرة تلقائيًا في القسم الجدولي "السلف" في مستند "التقرير المسبق".

تم شراء لوازم القرطاسية بالدفعة المقدمة. يجب أن تنعكس عملية الشراء في علامة التبويب "المنتجات". في علامة التبويب هذه، يتم إدخال معلومات حول عناصر المخزون المشتراة.

في علامة التبويب "الحاويات"، تتم تعبئة المعلومات الخاصة بالحاويات القابلة للإرجاع التي يتلقاها الشخص المسؤول من الموردين (على سبيل المثال، زجاجات مياه الشرب).

تحتوي علامة التبويب "الدفع" على معلومات حول المبالغ النقدية المدفوعة للموردين مقابل الأصول المشتراة أو الصادرة مقدمًا مقابل عمليات التسليم المستقبلية.

تهدف علامة التبويب "أخرى" إلى عرض معلومات حول نفقات السفر. يمكن أن يشمل ذلك البدلات اليومية أو التذاكر أو تكاليف البنزين. تقوم بإدخال الاسم والرقم وتاريخ المستند (أو النفقة) ومبلغ النفقة.

يتم اختيار السلع والخدمات والمصروفات الأخرى من الدليل "". في الأجزاء الجدولية المقابلة من المستند، يتم توفير تفاصيل "حساب المحاسبة" و"حساب محاسبة ضريبة القيمة المضافة"، والتي يتم ملؤها تلقائيًا إذا تم تكوين حسابات محاسبة العناصر في النظام (مقالة حول كيفية إعدادها -).

إذا تم إرفاق فاتورة بتقرير النفقات، فأنت بحاجة إلى تحديد خانة الاختيار "فاتورة مقدمة"، والإشارة إلى التاريخ ورقم الفاتورة في تفاصيل السطر المقابل، وعند إجراء تقرير مسبق، سيقوم النظام تلقائيًا بإنشاء "الفاتورة" الوثيقة المستلمة. يتم توفير نفس الآلية لإنشاء الفاتورة المستلمة في علامة التبويب "المنتجات".

بعد الترحيل، سيقوم المستند بإنشاء المعاملات:

من المستند يمكنك إنشاء وطباعة النموذج AO-1 "التقرير المسبق":

وهكذا في البرنامج 1C المحاسبة 8.2مقدم تقارير النفقات.

فيديو تعليمي:

في عملية ممارسة الأعمال التجارية، لكل مؤسسة الحق في إصدار أموال لموظفيها على الحساب. ويلتزم الموظف، الذي يسمى في هذه الحالة الشخص المسؤول، بتقديم تقرير عن استخدام الأموال المصدرة وإرفاق المستندات التي تؤكد النفقات به. سنقدم لك في هذه المقالة ميزات التسويات مع الأشخاص المسؤولين، بالإضافة إلى إجراءات عكس التقارير المسبقة في المعاملات.

وفقًا لقانون الضرائب، يمكن إصدار الأموال مقابل التقرير للموظف فقط لغرض تنفيذ الأنشطة الإنتاجية للمنظمة. يمكن للشخص المسؤول استخدام الأموال المستلمة خلال رحلة عمل أو مباشرة لتلبية احتياجات العمل. عند تكبد النفقات، يقدم الموظف تقريرًا مسبقًا في النموذج AO-1. ويجب أن تكون مصحوبة بالفواتير والإيصالات والمستندات الأخرى التي تثبت أن الموظف تكبد نفقات تتعلق باحتياجات الإنتاج.

تعتبر التسويات مع الأشخاص المسؤولين معاملات شائعة جدًا. من الصعب العثور على محاسب لم يواجه مرة واحدة على الأقل إصدار الأموال لموظف أو تقرير مسبق. الشيء الرئيسي الذي يجب تذكره في هذه الحالة هو توخي الحذر والدقة عند التحقق من المستندات التي تؤكد حقيقة ومقدار النفقات التي يتكبدها الموظف.